Handleplaner til den løbende revision 2025

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget (BUU),

1. at forvaltningens handleplaner vedr. regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller samt revision af løn- og personaleområdet, godkendes.

Problemstilling

Som led i den løbende revision af Københavns Kommunes regnskab for 2024 har kommunens eksterne revisor EY foretaget revision af kommunens regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller generelt for 2025. Revisionens formål er at undersøge, om området administreres forsvarligt og i overensstemmelse med Borgerrepræsentationens beslutninger, gældende love og andre forskrifter.

EY har afgivet bemærkninger til områder, hvor de anbefaler, at kommunen forbedrer sine indsatser. Røde bemærkninger angiver en kritisk risiko. Der er krav om, at røde bemærkninger forelægges det stående udvalg og medtages i delberetninger og beretninger til Økonomiudvalget (ØU) og Borgerrepræsentationen (BR).

Gule bemærkninger angiver væsentlige risici. Det anbefales, at gule bemærkninger forelægges for det stående udvalg, men de medtages ikke i delberetninger og beretninger.

På baggrund af revisionsrapporten udarbejdes handleplaner, som beskriver, hvordan forvaltningen følger op på revisionens bemærkninger og gennemfører konkrete forbedringer af forretningsgange og interne kontroller.

Revisionsrapporterne fremgår af bilag 1, 2 og 3. 

Løsning

Forvaltningen har udarbejdet en handleplan til bemærkningerne som fremgår af bilag 4.

EY har afgivet røde bemærkninger til BUF ifm. godkendelse af indkøb (bilag 1). EY har derudover givet gule bemærkninger til BUF’s bilagskontrol, mens alle kommunens forvaltninger har fået en gul bemærkning ved betaling til kreditor samt afregning til Feriefonden (bilag 2).

Godkendelse af indkøb (rød) (Bilag 1)

Den udførte kontrol viser, at der i forhold til ”Forretningscirkulære Indkøb” er manglende kontrol med indkøb og varemodtagelse, idet varens faktura ledelsesgodkendes og betales uden det krævede kendskab til indkøbet. I BUF anvendes den såkaldte ”stedfortræderrolle” til den formelle godkendelse af indkøbet, mens der i forretningscirkulæret kræves, at indkøber foretager varemodtagelseskontrol før fakturagodkendelse og betaling.

Handleplan til bemærkning vedr. godkendelse (rød) (Bilag 4)

På baggrund af revisionsbemærkningen er der udarbejdet en handleplan med en række indsatsområder, der har til hensigt at sikre mere kontrol med godkendelsesprocessen. Disse indsatsområder indebærer en ændring af forvaltningens EAN-struktur, at flere indkøb skal foregå gennem indkøbsløsningen Kvantum, samt at roller og rettigheder i Kvantum gennemgås for at optimere stedfortræderordningerne.

I forlængelse af ovenstående indsatser har forvaltningen undersøgt, om der kan foretages ændringer i kommunens regler, så de kan understøtte, at der kan etableres ressourceeffektive og betryggende processer i det Administrative Fællesskab (AF) i relation til varemodtagelse og fakturagodkendelse (jf. BUU 17/9-2025 Revisionsbemærkning nr. 6 – godkendelse af indkøb i BUF – Administrative Fællesskaber). ØKF arbejder på 4 typer af løsningsforslag. Hvis de gennemføres, forventes det, at BUF’s revisionsbemærkninger kan håndteres fuldt ud, uden at der skal tilføjes yderligere ressourcer.

Bilagskontrol (gul) (Bilag 1)

Revisionen konstaterer, at BUF fortsat har problemer med manglende bilagskontrol ifm. registreringer og udbetalinger med Dankort og udlæg. I 2024 etablerede BUF og SOF en central stikprøvekontrol, der har til hensigt at sikre tilstrækkelig dokumentation for udlæg. Dette har medført en væsentlig styrkelse af kontrollen med udlæg.  

Handleplan til bemærkning vedr. bilagskontrol (gul) (Bilag 4)

BUF vil videreudvikle den etablerede model for bilagskontrol og den månedlige controlling af køb på betalingskort. I slutningen af 2025 lukkede forvaltningen samtlige dankort. I januar 2026 vil forvaltningen følge op på, om der skulle være nye aktive Dankort, samt om overgangen til Eurocard medfører en reducering i antallet af betalingskort hos skoler og institutioner mv. Overgang til Eurocard forventes dertil at forenkle processen med dokumentation i Kvantum.

Kreditor (gul) (Bilag 1)

Omfanget af leverandørfakturaer, der ikke betales til tiden, er steget og var højest omkring sommerferien. Dette er til trods for, at BR har besluttet, at fakturaafregning skal ske ved straksbetaling.

Handleplan til bemærkning vedr. kreditor (gul) (Bilag 4)

Forvaltningerne vil arbejde på, at fakturaafregning sker rettidigt, uden der afsættes yderligere ressourcer. Samtidig vil forvaltningerne have et øget fokus på fakturakontrol, så der skabes mulighed for mere effektiv betaling. I de Administrative Fællesskaber (AF) vil man i 2026, når det er muligt, allokere ekstra personale til fakturaafregning for at forebygge ubehandlede fakturaer.

Derudover vil AF afholde flere indsatsdage på de tidspunkter, hvor der typisk modtages mange fakturaer, og hvor der er behov for ekstra fokus på afregning.

Afregning til Feriefonden (gul) (Bilag 2)

En gennemgang af Feriefonden viser, at der er væsentlige fejl i håndtering af medarbejdernes ferie, hvilket fører til fejlagtig afregning til Feriefonden. I 2025 har KS implementeret en række tiltag, der skal sikre korrekt håndtering af ferie i forvaltningerne

Handleplan til afregning til Feriefonden (gul) (Bilag 4)

Forvaltningen vil primært læne sig op ad de tiltag, KS har implementeret i den fælles forretningsplan. I første halvdel af 2026 vil BUF dertil analysere forkerte indberetninger og på baggrund af analysens udfald udarbejde eventuelle specifikke tiltag.

Politisk handlerum

Politisk handlerum: Der er mulighed for at bede om ændringer af handleplanerne.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Handleplanerne forelægges Økonomiudvalget til orientering.

Tobias Børner Stax                                Sti Andreas Garde