Børne- og Ungdomsudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde onsdag den 3. oktober 2007

 

 

14.      Opfølgning på Borgerrådgiverens beretning for 2005 og 2006  J.nr. 2007-80651

 

 

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Udvalget skal tage stilling til forvaltningens handleplan for opfølgning på forslagene og anbefalingerne i Borgerrådgiverens Beretning for henholdsvis 2005 og 2006.

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

 

PROBLEMSTILLING

Borgerrepræsentationen fik i mødet den 13. juni 2007 (BR 256/07) forelagt borgerrådgiverens beretning for 2006, som blev taget til efterretning, idet det samtidig blev pålagt de stående udvalg at drøfte beretningen i efteråret 2007. Herudover blev det pålagt de enkelte forvaltninger at tage initiativ til gennemførelse af de nødvendige forbedringer af de administrative forhold, herunder af forvaltningernes borgerbetjening.

 

I tilknytning til ovenstående har kredsen af administrerende direktører besluttet, at hver forvaltning skal udarbejde forslag til handlingsplan for opfølgning på forslagene og anbefalingerne i beretningerne for henholdsvis 2005 og 2006 vedrørende den pågældende forvaltning.

 

 

LØSNING

Beretningen indeholder bl.a. en redegørelse for Borgerrådgiverens vigtigste konstateringer på baggrund af arbejdet med borgernes henvendelser i beretningsperioden. Det fremgår, at Borgerrådgiveren i beretningsperioden fra den 1. april 2006 til den 31. marts 2007 har modtaget klager over 1304 forhold, heraf 31 klager på BUFs område. Klagerne over BUF udgjorde dermed godt 2 procent af det samlede antal klager. Både det absolutte og det relative antal klager over forvaltningen er mindre i 2006 end i 2005. 

 

Borgerrådgiveren har realitetsbehandlet 12 sager på BUU's område. Af disse sager resulterede 2 sager i kritik med henstilling, mens 10 sager endte uden kritik. Borgerrådgiveren oversendte yderligere 12 klager til behandling i forvaltningen med henblik på besvarelse direkte over for borgeren.

 

Det konkluderes i beretningen for 2006, at 8 ud af 10 klager til Borgerrådgiveren vedrører det sociale område. Borgerrådgiverens konklusioner tager derfor udgangspunkt i de sociale sager. Det er imidlertid Borgerrådgiverens opfattelse, at alle forvaltninger og medarbejdere med borgerkontakt kan lære af Borgerrådgiverens observationer.

 

Borgerrådgiveren har i 2006 således observeret problemer i forhold til bl.a. sagsbehandlingstid, manglende svar og orientering om sagens gang og status, for dårligt informationsniveau, manglende vejledning og klagevejledning og usikkerhed om samspillet mellem partshøring, inddragelse og aktindsigt.

 

Borgerrådgiverens anbefalinger

Beretningen indeholder på baggrund af de skitserede problemstillinger en række forslag og anbefalinger med henblik på forbedring af kommunens sagsbehandling og betjening af borgerne. I den forbindelse anføres det i beretningen for 2006, at de forslag og anbefalinger, som indgik i beretningen for 2005, fortsat er aktuelle.

 

Borgerrådgiveren giver følgende generelle anbefalinger til samtlige forvaltninger i beretningen for 2005:

 

·        at forvaltningerne tilstræber fælles retningslinjer for journalisering, notatføring mv.

·        at alle forvaltninger fastlægger uddannelsesplaner for at sikre medarbejderne tilstrækkeligt kendskab til borgernes grundlæggende retssikkerhedsgarantier

·        at alle forvaltninger overvejer, hvorledes sikker håndtering af e-mails kan styrkes og kommunikationen via e-mail forbedres.

 

BUF har løbende været i dialog med Borgerrådgiveren om de nævnte generelle problemstillinger og har været tilfreds med Borgerrådgiverens tilbagemeldinger og videndeling for til stadighed at kunne forbedre tilrettelæggelsen og behandlingen af sagerne. Fo rvaltningen er endvidere opmærksom på betydningen af kommunikationen i de enkelte sager, herunder at formidlingen af beslutninger og budskaber til borgere skal ske i overensstemmelse med kommunens kommunikationspolitik og værdigrundlag.

 

Som følge af at det påklagede antal sager på BUFs område blot udgør godt 2 procent af samtlige påklagede forhold og da 10 ud af 12 realitetsbehandlede sager er endt uden kritik, finder forvaltningen ikke, at der er behov for tiltag ud over initiativer, der fokuserer på:

 

·        at styrke forvaltningens håndtering af borgernes almene rettigheder via kursusvirksomhed om fx opfyldelse af notatpligten, kommunikation med borgerne samt håndtering af samspillet mellem partshøring, inddragelse og aktindsigt

·        at sikre videndeling og koordinering samt kompetenceudvikling på kommunikationsfaglige områder ved at etablere et kommunikationsnetværk

·        at implementere den digitale forvaltning ved at være særlig opmærksom på de udfordringer, som den digitale forvaltning indebærer med hensyn til administrationens indretning

·        at sikre sikkerhedsmæssig korrekt håndtering af e-mail ved at offentliggøre en række retningslinjer og vejledninger, der alle kan genfindes på forvaltningens intranet, KKnet, og som derved er tilgængelige for forvaltningens ansatte

 

BUF deltager desuden i et tværgående samarbejde i kommunen med henblik på at sikre en mere ensartet sagsbehandling og borgerbetjening samt koordinering af handlingsplaner for opfølgning på kritikpunkterne.  

 

ØKONOMI

-

 

VIDERE PROCES

Efter behandling i de respektive udvalg fremsendes de enkelte forvaltningers handleplaner til ØKF med henblik på en samlet forelæggelse af handlingsplanerne for ØU og BR.

 

BILAG

-

 

 

 

                                     Else Sommer                     Laila Kildesgaard