Revisionsdirektoratets beretning om revision af Københavns Kommunes Regnskab for 2006

Børne- og Ungdomsudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde onsdag den 3. oktober 2007

 

 

12.      Revisionsdirektoratets beretning om revision af Københavns Kommunes Regnskab for 2006   J.nr. 2007-80868

 

 

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Udvalgets skal tage stilling til Revisionsdirektoratets beretning om revision af Københavns Kommunes regnskab for 2006, og har mulighed for at tilføje beretningen supplerende oplysninger i forhold til BUUs besvarelse af årsprotokollatet nr. 6/2006.

 

INDSTILLING OG Beslutning

Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget (BUU), 1.                  at udvalget tager Revisionsdirektoratets beretning til efterretning  Børne- og Ungdomsudvalgets beslutning i mødet den 3. oktober 2007 Indstillingen blev godkendt. V og D ønskede følgende tilført til beslutningsprotokollen: "Vi har tidligere været kritiske, og er stadig, over for de manglende tiltag, der har været for at få en fuldstændig opretning af økonomien i BUF. Der har været stor slendrian, men hvis Revisionens bemærkninger bliver effektueret, ser det ud som om, at der endelig vil blive styr og orden på økonomien i BUF. Vi vil i de følgende år følge forløbet nøje."

 

Problemstilling

Revisionsdirektoratet har i årsprotokollatet vedr. regnskab 2006 nr. 6/2006 afgivet fem bemærkninger og fem anbefalinger til forvaltningen, jf. nedenfor, som Børne- og Ungdomsudvalget har besvaret i møde 15. august 2007. Revisionsdirektoratet er enig i de tiltag der iværksættes for at imødekomme direktoratets bemærkninger.

I forbindelse med Revisionsdirektoratets beretning om regnskab 2006 har Børne- og Ungdomsudvalget mulighed for at komme med supplerende oplysninger til besvarelsen. Børne- og Ungdomsforvaltningen har ikke supplerende oplysninger til beretningen.

 

Løsning

I revisions beretningens del 1 kan indstilling vedr. årsrevisionsprotokollat om regnskab 2006 ses fra side 181. Børne- og Ungdomsforvaltningens besvarelse fremgår fra side 185-190, og det samlede årsrevisionsprotokollat nr. 6/2006 til BUU vedr. BUF fremgår fra side 191-225.

Revisionsbemærkninger

1.      Revisionsdirektoratet finder det kritisk, at ledelsen har udarbejdet en begrænset regnskabserklæring om regnskabets fuldstændighed på væsentlige områder. Børne- og Ungdomsforvaltningen tager bemærkningen til efterretning, og vil for regnskabsåret 2007 udarbejde en fuldstændig regnskabserklæring. 

2.      Revisionsdirektoratet formulerer en alvorlig kritik af, at Børne- og Ungdomsforvaltningen ikke har forelagt afstemte/specificerede statusposter. Der er usikkerhed om, hvorvidt regnskabet for 2007 vil blive påvirket af poster fra tidligere år og dermed om overholdelsen af bevillingerne. Børne- og Ungdomsforvaltningen tager bemærkningen til efterretning, og vil i 2007 tilse at alle statusposter bliver gennemgået. Indsatsen er endvidere højt prioriteret i forandringsprogrammet.

3.      Revisionsdirektoratet skal kraftigt påtale, at Børne- og Ungdomsudvalget ikke har formået at sikre en tilfredsstillende økonomistyring. Den mangelfulde styring har medført et stigende merforbrug i de seneste 3 år på i alt 464,2 mio. kr., heraf alene 285,1 mio. kr. i 2006. Børne- og Ungdomsforvaltningen tager bemærkningen til efterretning. Et af Forandringsprogrammets primære formål i økonomisporet er at styrke forvaltningens økonomistyring, og arbejdet med genopretningen har været i gang siden efteråret 2006. Der er gennemført væsentlige besparelser i 2007 med henblik på at opnå økonomisk balance i Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi, og der rapporteres månedlig til Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget om fremdriften i genopretningen af udvalgets økonomi. Arbejdet følges og bistås i visse delprojekter af revisionsfirmaet Deloitte.

4.      Revisionsdirektoratet finder det beklageligt, at Børne- og Ungdomsudvalget ikke har søgt Borgerrepræsentationen om en tillægsbevilling til at foretage tilbagebetaling af fritidshjemstakster samt til at afholde forskellige typer af udgifter til løn og IT. Børne- og Ungdomsforvaltningen tager bemærkningen til efterretning, og anerkender, at der burde der have været rejst indstillinger om ansøgning af bevilling af tillægsbevillinger.

5.      Revisionsdirektoratet finder det utilfredsstillende, at regnskabsforklaringerne er uklare som følge af mange budget- og bogføringsfejl og ikke har hvilet på en fyldestgørende dokumentation for det korrigerede budget i form af vedtaget budget, ombrydninger og tillægsbevillinger. Børne- og Ungdomsforvaltningen er enig med Revisionsdirektoratet. Forvaltningen prioriterede i foråret 2007at der i perioden frem til og med sommerferien blev "ryddet op" i forhold til fejl på lønfejlkontoen og generelt blev sikret, at fejlbogføringer minimeres.

 

Anbefalinger

1.      Revisionsdirektoratet anbefaler, at forvaltningen, af hensyn til forretningsgangenes betydning for understøttelsen af Børne- og Ungdomsforvaltningens samlede nye økonomistyringsmodel, udarbejder en konkret aktivitets- og tidsplan for ajourføring af forretningsgangskonceptet. Forvaltningen tilslutter sig revisionsdirektoratets anbefaling. Det er en særskilt del af forandringsprogrammet, at der planlægges en ajourføring af forretningsgangskonceptet for Børne- og Ungdomsforvaltningens område.

2.      Revisionsdirektoratet anbefaler, at der udarbejdes en beskrivelse af forretningsgangen for tilsyn med de decentrale enheder. Endvidere anbefales det, at der sker en fremrykning af rapporteringen af resultatet af distrikternes udførte eftersyn til Regnskabsafdelingen, så der kan ske en koordinering af erfaringer og iværksættes eventuelle nødvendige initiativer. Vi skal samtidig bede om en underretning, når eftersynene for 2006 er behandlet i Regnskabsafdelingen, herunder hvilke resultater og tiltag eftersynsvirksomheden har givet anledning til. Forvaltningen tilslutter sig direktoratets anbefaling. For 2006 er tilsynene blevet udført af distriktskontorerne, men der er ikke blevet foretaget en opsamling af resultater og tiltag vedr. kasseeftersyn i den centrale regnskabsafdeling. Dette vil blive bragt i orden for 2007. For så vidt angår tilsyn med de decentrale enheder i forbindelse med den øgede grad af økonomisk decentralisering, arbejdes der i en projektgruppe under forandringsprogrammet på, at udarbejde forretningsgange og et analysekoncept til vurdering af økonomien i de decentrale enheders økonomi.

3.      Revisionsdirektoratet anbefaler, at Børne- og Ungdomsforvaltningen sikrer, at der fremover foretages rapportering af de foreskrevne økonomioplysninger til brug for de obligatori­ske oversigter til kommunens samlede regnskab. Forvaltningen anerkender, at det i højere grad bør sikres, at alle relevante oplysninger bliver indarbejdet i de obligatoriske oversigter, og at forvaltningen i det omfang der til den enkelte oversigt ikke er noget at rapportere, at dette bliver noteret.

4.      Revisionsdirektoratet anbefaler, at der i forbindelse med omdannelsen af fonden (DKO) i en bevillingsmæssig forankring tages stilling til afvikling af kommunens betydelige mellemværende med DKO.  Forvaltningen tilslutter sig revisionsdirektoratets anbefaling. Der har været afholdt møde med Børne- og Ungdomsforvaltningens advokat med henblik på, at de afholdte merudgifter indgår i DKO's åbningsbalance, når denne oprettes som fond. Når denne afklaring foreligger, vil der blive taget endeligt stilling til afvikling af kommunens mellemværende med DKO.

5.      Revisionsdirektoratet anbefaler, at reglerne for anvisning og attestation følges, og at det overvejes at udarbejde regler i overensstemmelse med integreret anvisning.   Forvaltningen anerkender, at reglerne for anvisning og attestation følges. Forvaltningen har afventet implementeringen af Workflow i KØR, hvor af anvisning og attestation af elektroniske regninger defineret via den enkelte medarbejders autorisation i KØR. Implementeringen af Workflow i KØR har været forsinket, men forventes implementeret i løbet af efteråret 2007.

 

Økonomi

-

 

Videre proces

Revisionsdirektoratet sender beretningen til Økonomiudvalget til videre foranstaltning. Når revisionsudvalget har behandlet beretningen, vil revisionsbetænkningen vedr. regnskab 2006 blive sendt til Børne- og Ungdomsforvaltningen i foråret 2008 til midtvejsopfølgning. Midtvejsopfølgningen forelægges Børne- og Ungdomsudvalget.

 

Bilag

1.      Beretning om revisionen af Københavns Kommunes regnskab 2006 er omdelt til alle medlemmer af BR, som kan ses på dette link  http://www.netpublikationer.dk/kk/8377/pdf/276315_Revisionsberetning_2006.pdf

 

                                    

 

 

 

                                            Else Sommer                                           Georg Bartholdy