Bydelsplan - Organisering, proces og inddragelse

Indstilling

Forpersonen indstiller til Østerbro Lokaludvalg,

1. at lokaludvalget beslutter at nedsætte en bydelsplanskoordinationsgruppe på tværs af fagudvalg og udpeger en koordinator for gruppen jf. løsningsafsnittet.

2. at lokaludvalget drøfter og beslutter rammer for bydelsplanprocessen, jf. løsningsafsnittet.

Problemstilling

Lokaludvalget skal i løbet af det kommende år udarbejde en bydelsplan. Bydelsplanerne skal fungere som lokaludvalgets egen plan for arbejdet med og for bydelen. Arbejdet med bydelsplaner påbegyndes i starten af lokaludvalgenes funktionsperiode. Bydelsplanerne skal udarbejdes af, og være gældende for, de eksisterende lokaludvalg.

Der er således følgende hovedformål med bydelsplanerne:

- At belyse bredden af behov og interesser for indsatser i bydelen, på baggrund af fakta 
om bydelen, københavnerdialog og samarbejde med forvaltninger.
- At belyse lokaludvalgenes prioriterede visioner og indsatsområder i bydelen.
- At fungere som lokaludvalgenes arbejdsplan for og med bydelen om realisering af 
indsatsområder. 
- At fungere som dialogredskab om bydelens udvikling med københavnere, 
forvaltninger, udvalgene og Borgerrepræsentationen.

Løsning

På ordinært møde 16. juni, fik lokaludvalget præsenteret koncept for bydelsplan samt den overordnede tidsplan (vedtaget af Borgerrepræsentationen). På mødet blev der fremsat ønske om, at der nedsættes en koordineringsgruppe, som kan stå for arbejdet med bydelsplanen. På baggrund af dette ønske, foreslår sekretariatet, at der med nedsættelsen af en koordinationsgruppe besluttes en procesplan og ramme for opstarten af bydelsplansarbejdet, som koordinationsgruppen agerer indenfor. 

Koordineringsgruppe på tværs af fagudvalg

Lokaludvalget nedsætter en koordineringsgruppe for bydelsplanarbejdet, som i samarbejde med sekretariatet står for at formulere bydelsplan for Østerbro Lokaludvalg. Koordineringsgruppen skal bestå af 1-3 medlemmer fra hvert fagudvalg. Medlemmerne skal være medlem af lokaludvalget og aktive i et af de 3 fagudvalg. Sekretariatet foreslår, at der vælges en koordinator for gruppen, som kan stå for koordinering med sekretariatet på vegne af gruppen.

Såfremt indstillingens 2. punkt vedtages, skal koordineringsgruppen arbejde inden for den af lokaludvalget vedtagne procesplan og ramme (se herunder).

Koordinationsgruppen orienterer jævnligt lokaludvalget om bydelsplansarbejdet, fx under det faste dagsordenspunkt "Nyt fra fagudvalg".

Koordineringsgruppens møder sekretariatsbetjenes med henblik på understøttelse af inddragelsesarbejdet, koordinering og kvalificering.

Medlemmer af lokaludvalget samt øvrige interessenter kan engagere sig i bydelsplansarbejdet via fagudvalgene, da fagudvalgene er åbne for alle interesserede borgere.

Sekretariatets udkast til procesplan og ramme for opstart af bydelsplanarbejdet 

Kvalificering af emner i lokaludvalg 

Efter nedsættelse af koordineringsgruppen foreslår sekretariatet, at man i fagudvalgenes møder i september drøfter, hvilke temaer på et overordnet plan og konkrete projekter, der bør indgå i Østerbro Lokaludvalgs bydelsplan. Koordineringsgruppen samler disse input og præsenterer for lokaludvalget. Derefter kan lokaludvalget på lokaludvalgsmødet i september finde frem til de højest prioriterede emner. 

Borgerpanelsundersøgelse 

Efter at have fundet frem til de vigtigste emner/projekter for Østerbro Lokaludvalg, formulerer koordineringsgruppen en borgerpanelsundersøgelse, der kan sendes ud til bydelens borgerpanel for at få input fra borgerne på Østerbro til de udvalgte emner/projekter. 

Koordineringsgruppen ser nærmere på borgerpanelets svar 

Koordineringsgruppen ser nærmere på besvarelserne fra borgerpanelsundersøgelsen, og vælger næste skridt. Det kunne eventuelt være fokusgruppeundersøgelser/workshops med relevante interessenter/eksperter på emnerne baseret på borgerpanelets besvarelser. 

Anden borgerinddragelse 

Koordineringsgruppen kan også vælge at benytte andre typer af inddragelse med understøttelse fra sekretariatet. Dette kunne for eksempel være gennem: 

Eventuel yderligere inddragelse herunder borgerinddragelse ved allerede planlagte arrangementer 

Koordineringsgruppen kan også vælge at inkorporere borgerinddragelsesaktiviteter i nogle af de faste arrangementer Østerbro Lokaludvalg plejer at holde. Dette kunne fx være ved nytårskuren eller fastelavn, hvis koordineringsgruppen finder dette relevant.  

Skrivefase 

Skrivefasen af bydelsplanen foregår som udgangspunkt fra april-juni i 2027. Den baseres på de indsamlede oplysninger og holdninger, som Østerbro Lokaludvalg har indhentet og analyseret gennem borgerinddragelse. 

Inden skrivefasen kan koordineringsgruppen overveje, om de vil implementere nogen af de nedenstående tiltag for at gøre bydelsplansarbejdet yderligere kvalificeret: 

Repræsentantskab 

Repræsentantskabet skal som minimum inkluderes i godkendelsesfasen af bydelsplansarbejdet. Sekretariatet anbefaler at lokaludvalget derudover inddrager repræsentantskabet minimum en gang inden man begynder skrivefasen af bydelsplanen.

Repræsentantskabet vil kunne give et andet blik på bydelen end eksempelvis borgerpanelet, og kan være med til at nuancere, hvad Østerbro Lokaludvalg skal arbejde henimod.  

Møde med forvaltninger 

Koordineringsgruppen kan vælge at opsøge dialogmøder med forvaltninger, for at finde ud af, hvad der bliver arbejdet henimod fra kommunens side. På denne måde kan man muligvis finde frem til fælles mål, der potentielt kan gøre det mere realistisk at lykkes med et projekt fra bydelsplanen. 

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser for Østerbro Lokaludvalg.

Sekretariatet anbefaler, at koordinationsgruppen kan fremlægge et budget for eventuelle udgifter til inddragelsesaktiviteter på et af de kommende lokaludvalgsmøder med henblik på bevilling af puljemidler.

Videre proces

Såfremt indstillingen imødekommes, indkalder sekretariatet koordinationsgruppen til det første møde i midten af september 2026.