Forslag til lokaludvalgets mødeplan 2016

Østerbro Lokaludvalg skal tage stilling til forslag om plan for lokaludvalgets ordinære møder i 2016.

Formandskabet indstiller til Østerbro Lokaludvalg,

1. at Lokaludvalget godkender det fremlagte forslag til mødeplan.

Østerbro Lokaludvalg skal tage stilling til og godkende en mødeplan for lokaludvalgets ordinære møder i 2016.

På baggrund af sidste års drøftelser og erfaringer vedrørende hyppighed, længde mv. af lokaludvalgsmøderne, fremlægger formandskabet et forslag til mødeplan for 2016 der ligger i forlængelse af mødeplanen for 2015.

Formandskabet har i samarbejde med sekretariatet udarbejdet et forslag til mødeplan for 2016, der så vidt muligt tager højde for alle de mange hensyn, ønsker og erfaringer der allerede er fremkommet og drøftet i løbet af 2015, herunder helligdage og skolernes ferier.

Principper:
Møderækken er således lagt ud fra de principper lokaludvalget besluttede i forbindelse med sidste års mødeplanlægning: 
- skiftende ugedage mellem tirsdag, onsdag og torsdag 
- en gang i måneden, bortset fra juli måned, der er sommerferiemåned, dvs. 11 møder i alt 
- som udgangspunkt i Østerbrohuset, men med ca. 3 møder ude et relevant sted i bydelen

Puljefrister:
Der er indføjet 5 puljefrister i alt, 3 i første halvår og 2 i andet halvår af 2016.
Puljefristerne ligger så de er afstemt med sagsbehandlingstiden for lokaludvalgets møde i måneden efter og ud fra hensyn til puljeansøgere der ønsker at søge om midler til deres projekter, samt sidste års erfaringer med 5 årlige frister frem for 4 årlige frister.

Deadline for nye dagsordenspunkter
I forslaget fremgår deadline for indmeldelse af medlemsforslag/nye punkter til dagsorden for det efterfølgende møde.
Deadline for indmeldelse af medlemsforslag eller indstillinger fra fagudvalgene til sekretariatet er som minimum 2 dage før den printede dagsorden udsendes til medlemmerne. 

Begrundelse:
Formandskabet har set på den gennemsnitlige mængde af sager i året, herunder møder med behandling af puljeansøgninger, og vurderer at det vanskeligt kan lade sig gøre, at skære yderligere i antallet af møder.

Formandskabet vurderer, at det ikke er ønskeligt med meget lange dagsordner, uden mulighed for at drøfte sagerne, og vil derfor gerne fokusere på ikke nødvendigvis færre, men bedre, møder.
Formandskabet ser gerne en drøftelse af hvordan vi kan få mere ud af møderne, og måske henlægge nogle af de fælles drøftelser til andre rammer, f.eks. et årligt weekend seminar i foråret og en arbejdslørdag i efteråret.
 
Formandskabet har derudover den mulighed at kigge på dagsordnerne til møderne, og løbende vurdere hvorvidt det vil være muligt at rykke rundt på sagerne, således at et møde kan aflyses grundet manglende sager til behandling, men indtil videre er der intet i sagsmængden, der tyder på at det bliver aktuelt.

Såfremt forslaget godkendes vil møderækken blive sendt ud således at også møder i koordinationsudvalget og dato for udsendelse af dagsorden til lokaludvalgets møder vil fremgå.

Derudover vil fagudvalg og projektgrupper blive bedt om at melde en mødeplan ind, således at alle så vidt muligt er orienteret om mødedatoer i god tid.

1. Lokaludvalget stemte om ændringsforslag til mødeplan med fast mødedag sidste tirsdag i måneden så vidt muligt i fht. ferie og helligdage, frem for skiftende mødedage:

For: 7 stemmer
Imod: 10 stemmer
Undlod: 0 stemmer

Lokaludvalget stemte om fleksibel mødedag:

For: 10 stemmer

Lokaludvalget godkendte at fleksible mødedage efter samme princip som i 2015

Lokaludvalget stemte om afholdelse af kun 10 møder p.a., således at der afholdes 5 møder i hvert halvår, ingen møde i marts:

For: 3 stemmer
Imod: 11 stemmer
Undlod: 3 stemmer

Lokaludvalget besluttede at fastholde 11 årlige møder.

Lokaludvalget godkendte således mødeplan som fremlagt.