Oplæg til principbeslutning om puljeansøgninger fra kommunale institutioner

Lokaludvalget skal træffe en principbeslutning om hvordan ansøgninger om puljestøtte fra kommunale institutioner skal behandles fremadrettet.

Østerbro Lokaludvalg besluttede på mødet den 13. december 2012, i forbindelse med behandling af puljeansøgninger til Østerbropuljen, at
lokaludvalget i næste møde tager en principiel beslutning om lokaludvalgets holdning til ansøgninger fra kommunale institutioner, herunder Kultur Østerbro.

Formandskabet indstiller til Østerbro lokaludvalg,

1. at Lokaludvalget beslutter fortsat at behandle puljeansøgninger fra kommunale institutioner på baggrund af en konkret vurdering af den enkelte ansøgning.

2. at Lokaludvalget beslutter de i løsningsafsnittet beskrevne principper for behandling af puljeansøgninger fra kommunale institutioner, som tilføjelser og præciseringer til retningslinjer for anvendelse af Østerbro Lokaludvalgs puljemidler.

3. at Lokaludvalget beslutter de i løsningsafsnittet beskrevne principper for samarbejde mellem lokaludvalget og andre kommunale institutioner

Østerbro Lokaludvalg besluttede på ordinært møde den 13. december 2012, at lokaludvalget i dets januar møde tager en principiel beslutning om lokaludvalgets holdning til ansøgninger fra kommunale institutioner.

Østerbro Lokaludvalg har tidligere ydet støtte til aktiviteter arrangeret af kommunale institutioner. Det har primært været institutioner under Kultur- og Fritidsforvaltningen, biblioteker mv. der har søgt støtte, men også andre forvaltningers institutioner, herunder Områdefornyelsen (Teknik- og Miljøforvaltningen), skoler (Børne- og Ungeforvaltningen) og plejehjem (Sundhed og Omsorgsforvaltningen) har søgt. En tendens de seneste par år har været, at ansøgninger fra lokale, kommunale institutioner, primært under Kultur- og Fritidsforvaltninger er steget betragteligt.

 

 

Ansøgte projekter fra kommunale institutioner 2010-12 Østerbro Lokaludvalg
	2012	2011	2010
Antal ansøgninger i alt	87	134	98
Bevilget beløb i alt	1.787.119	1.879.843	1.823.116
Ansøgt beløb i alt	3.380.303	6.802.621	5.555.389
Antal ansøgninger kk.-inst.	13	11	6
Antal ansøgninger kk.-inst. bevilget	12	10	5
Ansøgt beløb (kk. inst.)	337.604	421.800	202.900
Bevilget beløb (kk.inst.)	265.104	216.389	125.000
Procentvis andel af ansøgninger	15%	8%	6%
Procentvis andel af bevilling	15%	11,5%	7%

 

 

 

 

På lokaludvalgsmødet den 13. december blev det diskuteret, om lokaludvalgets puljemidler fremadrettet fortsat skal bevilges til ansøgte projekter fra andre lokale, kommunale institutioner, eller om støtten i stedet skal prioriteres bevilget til ansøgninger fra foreninger, frivillige mv. Der blev ligeledes stillet spørgsmål om, hvorvidt det kan forventes, at kommunale institutioners aktiviteter dækkes af institutionens egne midler frem for at søge støtte fra Østerbropuljen.

Opdraget og ideen med lokaludvalgene og de udlagte puljemidler til selvstændig varetagelse har været, at puljemidlerne skulle uddeles til eksterne ansøgere til aktiviteter i bydelen for bydelens borgere og brugere. Der er dog intet juridisk til hinder for, at kommunale institutioner arrangerer aktiviteter i bydelen og søger støtte hertil.

Der har i lokaludvalgets retningslinjer for tildeling af puljemidler været strammere regler, hvis ansøger har været en anden kommunal institution, end hvis der var tale om en ekstern ansøger. Det er anført i retningslinjerne: ”Der ydes ikke støtte til dækning af lønudgifter eller administrative udgifter hos kommunale institutioner og institutioner, som kan sidestilles hermed.”  Dette betyder, at kommunale institutioner ikke kan få bevilget støtte til løn/honorar til bibliotekets egne medarbejdere og at administration herunder kontorhold, telefoni mv. heller ikke støttes af lokaludvalgets puljemidler. Ofte vedrører ansøgninger fra kommunale institutioner støtte til udgifter til dækning af eksterne honorarer fx en foredragsholder, hvilket lokaludvalget godt har kunnet støtte i forhold til retningslinjerne.Typisk vil det være udgifter til honorarer til eksterne, som kommunale institutioner søger støtte til, fx i forbindelse med en børneteaterforestilling eller en foredragsholder.

Lokaludvalgets kultur og fritidsfagudvalg har i øvrigt afholdt 2 møder med Kultur Østerbro i efteråret 2012 med henblik på gensidig orientering om kommende projekter og eventuelt mulige samarbejder. Ved et af møderne, hvor formandskabet også deltog, fortalte Kultur Østerbros leder, Mogens Holm, at deres midler stort set kun dækker lønudgifter og husleje. Midler til aktiviteter skal søges eksternt hos fx puljer og fonde.

 

Det er formandskabets anbefaling, at lokale, kommunale institutioner, som ansøger Østerbropuljen om støtte også fremadrettet skal have mulighed for at opnå støtte. Ansøgningerne må ligesom alle andre ansøgninger vurderes i forhold til det konkrete indhold, og om de ansøgte aktiviteter lever op til de kriterier, som lokaludvalget lægger vægt på. Det er formandskabets opfattelse, at de hidtil bevilgede projekter fra kommunale institutioner er velbesøgte og rammer en relativ bred målgruppe. En eventuel udelukkelse af kommunale ansøgere vil derimod umiddelbart betyde, færre ansøgninger til Østerbropuljen og færre aktiviteter for bydelens borgere og brugere. 

Som et supplement til kommunale institutioners mulighed for at søge støtte til projekter, foreslår formandskabet at lokaludvalget fremadrettet også skal kunne indgå i samarbejder med kommunale institutioner. Formandskabet finder, at visse projekter kan have en karakter, hvor lokaludvalget med fordel kan deltage i en fælleskommunal, bydelsrettet indsats af særlig interesse eller aktualitet. Ved sådanne samarbejder mellem lokaludvalget og andre kommunale institutioner, skal der, på linje med andre puljemiddelbevillinger, tages stilling fra projekt til projekt, og ud fra de samme retningslinjer som er gældende for de øvrige projekter.

Grundlæggende må der skelnes mellem samarbejde om ansøgte projekter og samarbejde om lokaludvalgets egne projekter.

For samarbejde i forbindelse med ansøgte projekter gælder, at der ikke kan gives forhåndstilsagn om støtte fra puljemidlerne. Puljestøtte kan ikke øremærkes til lokale, kommunale ansøgere, men må derimod bevilges ud fra en konkret vurdering af projektet, som det også hidtil har været praksis. I denne vurdering kan der fremover indgå en vurdering af potentialet i et eventuelt samarbejde med lokaludvalget.

For lokaludvalgets egne projekter gælder som udgangspunkt, at projektstyringen ligger hos lokaludvalget. Samarbejde med kommunale institutioner må defineres nærmere i projektbeskrivelserne, og der må i denne sammenhæng redegøres for organisering af samarbejdet og eventuel deltagelse i projektstyringen.

Herunder beskrives fremadrettede principper for ansøgninger fra og samarbejder med andre kommunale institutioner:

Principper for ansøgte projekter fra kommunale institutioner

For at sikre bredde i de kommunale ansøgte projekter og forankring og ejerskab lokalt foreslår formandskabet, at der fremadrettet i behandlingen af ansøgninger fra kommunale institutioner skal lægges vægt på tværgående samarbejder og en større gennemskuelighed i forhold til de kommunale institutioners med- eller egenfinansiering. Herudover gælder følgende principper:

-          Ingen støtte til løn- og administrative udgifter jf. retningslinjerne opretholdes. Endvidere præciseres, at udgifter til fx lokaleleje hos andre kommunale institutioner heller ikke støttes.

 

 

  -          Der lægges vægt på samarbejde med en eller flere eksterne parter – foreninger, frivillige eller lign. med henblik på at kunne sikre bredde i projektet og en forankring uden for kommunalt regi.

-          Der lægges vægt på medfinansiering og eller frivillighed i projektet, jf retningslinjerne, for at sikre bredde i projektet og forankring uden for kommunalt regi.

-          Budgettet skal være gennemskueligt i forhold til den kommunale institutions egenfinansiering, således at det fremgår af budgettet, hvor mange timer der er lægges i projektet, estimeret løn, administration fra institutionens side.

Principper for samarbejder mellem lokaludvalget og andre kommunale institutioner

Stillingtagen til indgåelse af samarbejde mellem lokaludvalget og en kommunal institution vil normalt ske som en beslutning om igangsættelse af et lokaludvalgsprojekt på grundlag af en indstilling til lokaludvalget, hvor der indgår en projektbeskrivelse og en bevilling. Der gælder følgende principper:

-          Den overordnede økonomistyring ligger hos lokaludvalget, hvad angår midler bevilget af lokaludvalget, fx hvis der er tale om samarbejder, hvor samarbejdsparterne primært indskyder midler i form af medarbejdertimer. Hvis samarbejdsparterne selv indskyder midler fra egen bevilling eller midler indhentet fra fonde eller lign., administreres disse midler af samarbejdsparten selv, dog skal det endelige regnskab også tilgå lokaludvalget.

-          Der skal i projektbeskrivelsen redegøres nærmere for projektledelsen, som kan varetages i fællesskab eller hvor hovedansvaret kan ligge enten hos lokaludvalget eller hos samarbejdspartneren.

-          Der tilknyttes en tovholder fra lokaludvalget, der holdes orienteret om projektet, og som kan agere inden for et fælles beslutningsgrundlag godkendt af lokaludvalget. På denne måde sikres en smidighed fx til at afklare mindre ændringer i projektet og lign. undervejs. Det kan i nogle tilfælde være hensigtsmæssigt, at der både tilknyttes en tovholder i lokaludvalget og i sekretariatet, såfremt det er besluttet i lokaludvalget, at lokaludvalgets deltagelse i projektet omfatter detailplanlægning og deltagelse i afviklingen.

 

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser for Østerbro Lokaludvalg.

Lokaludvalget besluttede under godkendelse af dagsorden, at behandle punkt 4 og punkt 5 i sammenhæng.

1. Lokaludvalget stemte om indstilling til fortsat at behandle puljeansøgninger fra kommunale institutioner på bagrund af en konkret vurdering af den enkelte ansøgning.
For: 16 stemmer                   Imod: 1 stemme                 Undlod: 3 stemmer

Indstillingen blev godkendt. 

2. Lokaludvalget stemte om medlemsforslag (dagsordenens punkt 5) vedrørende samarbejdsprojekter
For: 1 stemme                       Imod: 8 stemmer                  Undlod: 11 stemmer

Indstillingen blev forkastet efter afstemning.

3. Lokaludvalget stemte om godkendelse af de i løsningsafsnittets beskrevne principper under hhv. 2. og 3. at-punkt samlet
For: 15 stemmer                    Imod: 0 stemmer               Undlod: 5 stemmer

Indstillingen blev godkendt.