Indstilling vedrørende ny annonceaftale mellem Østerbro Lokaludvalg og JFM

Indstilling

Forpersonen indstiller til Østerbro Lokaludvalg,

1. at lokaludvalget vælger en af de fire foreslåede løsningsmodeller vedrørende en eventuel ny annonceaftale med Jysk Fynske Medier (JFM).

Problemstilling

Østerbro Lokaludvalg har i perioden maj 2025 - april 2026 haft en annonceaftale med Jysk Fynske Medier (JFM), der indeholdt 8 halvsidesannoncer, der bliver trykt i den fysiske avis ØsterbroLiv, 1 digitalt profileringsspor og digitale kampagner, der vises på sociale medier og eksterne hjemmesider. De digitale annoncer linker til Østerbro Lokaludvalgs egen hjemmeside, hvor besøgende kan læse om lokaludvalgets arbejde og aktiviteter. Gennem annonceaftalen sparer Østerbro Lokaludvalg penge på det samlede antal annoncer, dette gælder både analoge og digitale. Hvis lokaludvalget vælger ikke at indgå en annonceaftale, så kan det ende med at blive en højere økonomisk udgift, da lokaludvalget i så fald skal købe annoncer enkeltvis, hvilket vil resultere i en højere økonomisk udgift, hvis annonceanatallet ender med at være det samme som det, der er indbefattet i annonceaftalen.

De digitale kampagner har medført over 1,4 millioner visninger. Langt størstedelen af disse visninger er hos borgere i København, da den digitale kampagne primært målrettes personer med et tilhørsforhold til Østerbro og Nordhavn. Den digitale indsats er opdelt i et profileringsspor og et kampagnespor. Profileringen er en kontinuerlig mulighed for at fremvise nogle af Østerbro Lokaludvalgs aktiviteter, hvor kampagnerne er kampagner på 3 uger stykket, der fokuserer på en enkelt aktivitet. 1 modul i profileringssporet svarer til et garanteret gennemsnit på 43000 visninger pr. md, hvor 1 modul i kampagnesporet svarer til et garanteret gennemsnit på 99000 visninger pr. md.

De trykte annoncers effekt er sværere at præcisere, men benyttes til at reklamere for lokaludvalgets arbejde gennem en analog platform, og er stærkt målrettet Østerbros borgere, da annoncerne trykkes i en lokalavis. Det anses fra sekretariatets side som en vigtig del af Østerbro Lokaludvalgs kommunikationsindsats at benytte trykte annoncer, for at sikre, at der bliver kommunikeret til borgere både digitalt og analogt. Annoncerne er bl.a. blevet brugt til at annoncere for Østerbro Lokaludvalgs årlige nytårskur, for borgermøder og Østerbroweekend. Derved styrker det indsatsen for at informere lokale borgere fra bydelen om Østerbro Lokaludvalgs aktiviteter og giver mulighed for at højne den politiske inddragelse af borgerne, at have trykte annoncer for lokaludvalgets aktiviteter.  

I annonceaftalen tages der udgangspunkt i halvsidesannoncer, men disse kan veksles så det passer Østerbro Lokaludvalgs behov, f.eks kan en halvsidesannonce deles op i to kvartsidesannoncer, og to halvsidesannoncer kan slås sammen til en helsidesannonce, bare det samlede antal til slut går op i det aftalte antal. Om nødvendigt kan der tilkøbes annoncer efter behov, det vil dog være til en mere ufordelagtig pris end, his købet sker gennem en annonceaftale.

Ved udløb af den nuværende annonceaftale, der har været aktiv i perioden maj 2025 - april 2026 var der stadig annoncer inkluderet i aftalen, der ikke var blevet brugt. Der er derfor indgået en aftale med JFM, at de ubrugte annoncer fra den seneste annonceaftale vil dække annoncering gennem JFM i maj. Dette vil være annoncering af Østerbroweekend 2026. Dette vil sige, at annonceaftalen næsten er blevet fuldt opbrugt gennem det seneste år, og havde maj været indbefattet i aftalen, så ville det have passet med, at annoncering angående Østerbroweekend ville være det sidste i annonceaftalens dækning. Derfor vurderes det fra sekretariatets side, at annonceaftalen for perioden maj 2025 – april 2026 har været passende.

Løsning

Da annonceaftalen med JFM udløber er der brug for at beslutte, om Østerbro Lokaludvalg ønsker at forny aftalen, og i så fald, om der ønskes flere, færre eller samme antal annoncer inkluderet i den eventuelle nye annonceaftale.  

Der er fire løsningsforslag til, hvordan en annonceaftale med JFM kan se ud. Løsningsforslag 2 svarer til den annonceaftale, der senest er indgået med JFM. Løsningsforslag 4 er ikke at indgå en ny annonceaftale med JFM.

Hvert løsningsforslag, der indbefatter at indgå en ny annonceaftale, har to månedlige priser, en pris for hvis det er en 1-årig aftale og en pris for hvis det er en 2-årig aftale. Ved at indgå en 1-årig aftale fra juni 2026-maj 2027 så bevilges der midler fra to forskellige år, ligesom der ved at indgå en 2- årig aftale fra juni 2026-maj 2028 bevilges midler fra tre forskellige år. Såfremt Østerbro Lokaludvalg vælger at indgå en annonceaftale, så forpligter lokaludvalget sig til at afsætte puljemidler for de pågældende år svarende til de økonomiske rammer for annonceaftalen.

Alle priser er eksklusiv moms.  

Løsningsforslag 1

8x1/2 halvlsidesannoncer + 1 modul profileringsspor + 1 modul digital kampagne

Pris pr. md. 1-årig aftale: 6200,52kr.

Pris pr. md. 2-årig aftale: 5734,08kr.

Løsningsforslag 2

8x1/2 halvlsidesannoncer + 2 modul profileringsspor + 1 modul digital kampagne

Pris pr. md. 1-årig aftale: 8155,98kr.

Pris pr. md. 2-årig aftale: 7510,14kr.

Løsningsforslag 3

16x1/2 halvlsidesannoncer + 2 modul profileringsspor + 1 modul digital kampagne

Pris pr. md. 1-årig aftale: 9353,03kr.

Pris pr. md. 2-årig aftale: 8599,55kr.

Løsningsforslag 4

Østerbro Lokaludvalg kan vælge ikke at indgå en ny annonceaftale med JFM.

Økonomi

Økonomien forbundet med Østerbro Lokaludvalgs beslutning ændrer sig alt efter hvilket løsningsforslag, der bliver besluttet. Der er for indeværende år reserveret et beløb i Østerbro Lokaludvalgs puljemidler til kommunikation, der kan dække udgifterne for både de 1- og 2-årige aftaler forbundet med løsningsforslag 1 og løsningsforslag 2. Det betyder, at vælges den 1-årige eller 2-årige aftale fra løsningsforslag 3, så skal der flyttes yderligere puljemidler hen til kommunikationsposten i budgettet. Disse midler vil blive taget fra andre poster og medføre, at der vil være færre penge til enten egne projekter eller ansøgte projekter.

Nedenfor fremgår den månedlige og årlige pris forbundet med løsningsforslag 1-3, for både den 1-årige og 2-årige udgave af løsningsforslagene.

Løsningsforslag 4 har ikke nogen umiddelbare udgifter forbundet med sig, men hvis der senere ønskes at købe annoncer gennem JFM, så vil det medføre en højere pris pr. annonce.

En halvsidesannonce købt uden om en annonceaftale vil koste 2680,26.

Videre proces

Sekretariatet vil melde Østerbro Lokaludvalgs beslutning til JFM, og opstarte en ny annonceaftale, hvis dette er Østerbro Lokaludvalgs beslutning.