Organisering af arbejdsgrupper/fagudvalg

Indstilling

Det indstilles,

1. at Østerbro Lokaludvalg drøfter organiseringen af arbejdsgrupper/fagudvalg.

2. at Østerbro Lokaludvalg beslutter hvorvidt man midlertidigt vil videreføre de 4 fagudvalg indtil sommerferien 2026 og herunder udpeger en tovholder til hver af fagudvalgene.

3. at Østerbro Lokaludvalg beslutter hvorvidt der skal nedsættes en arbejdsgruppe, der frem mod ordinært møde i juni 2026 kan komme med et oplæg til en struktur for organisering af underudvalg i denne valgperiode.

Problemstilling

Som det fremgår af Regulativ for Lokaludvalg, har lokaludvalget mulighed for at nedsætte underudvalg (arbejdsgrupper, fagudvalg, ad-hocgrupper og lign.).

Formålet med underudvalg er, at de kan gå i dybden med lokale sager og forberede indstillinger til lokaludvalget inden for en række fagligheder. Det kan være en fordel med underudvalg, for at kvalificere de sager, som bliver lagt op til lokaludvalgets til beslutning og samtidigt spare tid til mere principielle drøftelser på lokaludvalgsmøder.

Arbejdsgangen har hidtil været, at lokale sager (fx høringer, inddragelsesaktiviteter eller borgerhenvendelser) starter med en behandling i et fagudvalg, som så står for at få belyst sagen og komme med en evt. indstilling til lokaludvalget fx med et bud på et høringssvar, en indstilling om bevilling af puljemidler til et borgermøde eller lign.

Et underudvalg har ikke en særskilt beslutningskompetence og kan ikke udtale sig på vegne af lokaludvalget. Underudvalget har derfor en mere rådgivende og sagsforberedende funktion overfor lokaludvalget, som er den besluttende myndighed.

Underudvalg kan være åbne for interesserede borgere, som kan bidrage som menige medlemmer af et eller flere fagudvalg.

Indtil nu har der været 4 fagudvalg i lokaludvalget med hver sin tovholder:

- Byplan, miljø og teknik

- Familie, børn og unge

- Kultur, fritid og idræt

- Social, sundhed, ældre og integration

Alle 4 fagudvalg har fået sekretariatsbetjening, der bl.a. har bestået af sparring på lokale sager, sagsoplysning og hjælp til udsendelse dagsordener og referater. Der har deltaget en medarbejder fra sekretariatet på alle fagudvalgs møder.

Løsning

Lokaludvalget drøfter hvordan organiseringen af lokaludvalgets underudvalg skal være, med henblik på at give input til det videre arbejde med at udvælge en permanent struktur for denne valgperiode.

Sekretariatet anbefaler, at lokaludvalget forsætter med de hidtil nedsatte fagudvalg indtil sommerferien, og at der i den mellemliggende periode arbejdes frem mod at finde en permanent struktur for underudvalg i denne valgperiode.

Såfremt lokaludvalget beslutter at arbejde videre med de 4 fagudvalg frem til sommerferien, udpeges en tovholder for hver af de 4 fagudvalg. Mødedatoer for fagudvalg koordineres mellem tovholder og sekretariat. Fagudvalgsmøder afholdes som udgangspunkt 2 uger inden lokaludvalgsmøder af hensyn til sagsbehandling og produktion af dagsordenspunkter.

Sekretariatet foreslår, at der nedsættes en arbejdsgruppe (gerne 4-5 lokaludvalgsmedlemmer), der i samarbejde med sekretariatet kan udarbejde et forslag til struktur, som kan lægges op til lokaludvalget på ordinært møde i juni 2026.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser for Østerbro Lokaludvalg.