Valg af model til behandling af puljeansøgninger og evt. udpegning af puljeudvalg

Indstilling

Det indstilles,

1. at Østerbro Lokaludvalg drøfter hvordan udvalget fremadrettet ønsker at behandle puljeansøgninger og vælger en model

2. såfremt lokaludvalget vælger at arbejde med et puljeudvalg, udpeges minimum 6 lokaludvalgsmedlemmer til deltagelse i et puljeudvalg, som står for at komme med indstillinger til lokaludvalget til de indkomne ansøgninger til Østerbropuljen.

Problemstilling

Østerbro Lokaludvalg har af Borgerrepræsentationen fået udlagt puljemidler til selvstændig varetagelse. Disse puljemidler skal komme Østerbros borgere til gode, og kan i følge regulativet gå til:

"aktiviteter, udstyr og materiel, der gavner lokalområdet og bidrager til realisering af lokaludvalgets bydelsplaner."

Midlerne kan overordnet set bruges til igangsættelse af lokaludvalgets egne aktiviteter (fx borgermøder eller events) som lokaludvalget selv arrangerer, og derudover kan eksterne ansøgere (foreninger, organisationer, privatpersoner mv.) søge om støtte til deres aktivitet gennem Østerbropuljen. Der er fastsat 5 årlige ansøgningsfrister for Østerbropuljen, hvor der behandles ca. 200 ansøgninger pr. år.

Det vedtagne budget for lokaludvalgets puljemidler med den budgetterede fordeling mellem egne aktiviteter og ansøgte projekter kan ses i punktet "Status på puljemidler".

Løsning

Håndtering af ansøgte projekter til Østerbropuljen

Det er lokaludvalget der beslutter, hvilke ansøgninger der skal imødekommes. Ansøgningerne behandles ud fra kommunalfuldmagtsreglerne og de retningslinjer, som lokaludvalget selv har opsat for Østerbropuljen.

Af hensyn til arbejdsmængden med puljeansøgninger, anbefaler sekretariatet, at lokaludvalget beslutter sig for en struktur/model, hvor de indkomne puljeansøgninger forbehandles i et underudvalg, som kan gå i dybden med behandling af ansøgningerne. Underudvalget laver indstillinger til lokaludvalget, der foreslår hvilke ansøgninger der skal imødekommes og udarbejder en begrundelse, som man på lokaludvalgsmøderne kan tale ud fra. Det er sekretariatets vurdering, at dette vil spare tid på lokaludvalgsmøderne og sikre en ensartet behandling af ansøgninger.

Der kan foreslås flere modeller af underudvalg til behandling af puljeansøgninger, men historisk er der to modeller, som benyttes på tværs af lokaludvalgene. Model B er dog den mest udbredte:

A: Forbehandling af ansøgninger sker i de eksisterende fagudvalg fordelt ud fra fagområder

B: Forbehandling i et specifikt nedsat puljeudvalg, som kun tager sig af ansøgninger

Der er fordele og ulemper ved begge modeller.

Ved behandling i de eksisterende fagudvalg kan det hjælpe med at give mere viden til fagudvalgene om, hvad der rører sig i bydelen, og give en faglig forståelse for projekterne . På den anden side kan det være et meget administrativt tungt arbejde, der tager tid fra øvrige opgaver. Ved forbehandling i puljeudvalg kan man bedre sikre en lige linje på tværs af temaer og derved mere lige behandling, men man risikerer at miste noget særviden.

Sekretariatet understøtter lokaludvalget i behandling af puljeansøgninger ift. den juridiske ramme og i forhånd til håndtering af administrationen af puljemidlerne. For at kunne give den bedst mulige understøttelse, anbefaler sekretariatet, at forbehandlingen af ansøgninger sker i færrest mulige underudvalg af hensyn til arbejdstid.

Udpegning af puljeudvalg

Såfremt lokaludvalget vælger, at forbehandling af puljeansøgninger skal ske i et puljeudvalg, skal lokaludvalget udpege minimum 6 lokaludvalgsmedlemmer og gerne flere til et puljeudvalg.

I følge regulativet er det kun lokaludvalgsmedlemmer og suppleanter, som kan deltage i behandling af puljeansøgninger (herunder også forbehandling i et puljeudvalg).

Puljeudvalgets møder understøttes af sekretariatet. Der afholdes som udgangspunkt 5 årlige møder af hver 2-3 timers varighed. 

Videre proces