Københavns Kommunes HR-redegørelse 2007/08

Økonomiudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde tirsdag den 29. april 2008

 

 

J.nr. ØU 162/2008

 

4. Københavns Kommunes HR-redegørelse 2007/08

HR-redegørelsen beskriver de væsentligste udfordringer for kommunen med henblik på at udvikle og brande sig som en attraktiv arbejdsplads. I relation til forelæggelsen af redegørelsen anvises i nærværende indstilling forslag til indsatser, som kan styrke Københavns Kommune som attraktiv arbejdsplads.

 

INDSTILLING OG Beslutning

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget godkender, 1.                  at HR-redegørelsen 2007/08 "Attraktive arbejdspladser – indsatser og udfordringer" tages til efterretning,   2.                  at forslag, i nærværende indstilling til tværgÃ¥ende aktiviteter, der umiddelbart kan iværksættes for at fremme attraktive arbejdspladser i Københavns Kommune godkendes,   3.                  at Økonomiforvaltningen i samarbejde med de øvrige forvaltninger udarbejder mÃ¥l i relation til udfordringerne i HR-redegørelsen (personaleomsætning, rekruttering, trivsel, MUS/udviklingsplan og kompetencegivende lederuddannelser for lederne). MÃ¥lene forelægges senere Økonomiudvalget,   4.                  at Økonomiforvaltningen i samarbejde med de øvrige forvaltninger arbejder videre med attraktiv arbejdsplads-initiativer i forbindelse med budgetpakke 2009,   5.                  at det pÃ¥lægges forvaltningerne at gennemgÃ¥ HR-redegørelsen og igangsætte nødvendige tiltag til imødekommelse af de udfordringer, der relaterer sig til deres respektive ansvarsomrÃ¥der.

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 29. april 2008 De administrerende direktører overværede sagens forelæggelse.   Ritt Bjerregaard(A) fremsatte følgende ændringsforslag: "Socialdemokraterne foreslÃ¥r, at 3. at-punkt fÃ¥r følgende ordlyd:   "Økonomivalget anmoder Økonomiforvaltningen i samarbejde med fagforvaltningerne om at udarbejde konkrete mÃ¥l pÃ¥ HR omrÃ¥det samt forslag til en løbende opfølgning pÃ¥ disse, som kan forelægges Økonomiudvalget."   Et enigt udvalg tilsluttede sig ændringsforslaget.   Økonomiudvalget tog herefter 1. at-punkt til efterretning, og 2.- 5. at-punkt blev godkendt med det af Ritt Bjerregaard (A) stillede ændringsforslag.

 

Problemstilling

Det er en fortsat udfordring for kommunen at sikre og udvikle servicen til borgerne i en situation med et vigende rekrutteringsgrundlag og med et forsat højt sygefravær og stor personaleomsætning indenfor flere områder.

 

Løsning

I forlængelse af de indsatsområder, som ØU har udpeget (God ledelse, Kompetenceudvikling, Personalegoder, Afbureaukratisering og Branding) har der i 2007 været gennemført en række undersøgelser af medarbejdernes vilkår og afholdt dialogmøder med kommunens tillidsrepræsentanter. Gennem disse er der frembragt dokumentation og udpeget udfordringer, som indgår i HR-redegørelsen. HR-redegørelsens fokus er afgrænset til faggrupper med særlige udfordringer i forhold til sygefravær, rekruttering og fastholdelse. Nedenfor præsenteres et mindre udpluk af udfordringerne fra redegørelsen og af de allerede besluttede aktiviteter fra budget 2007 og 08.

 

Hovedudfordringer og indsatser

Rekruttering og branding:

Fakta: Der er især vanskeligheder med at rekruttere medarbejdere indenfor disse faggrupper: SoSu-medarbejdere, sygeplejersker, pædagoger, økonomer og ingeniører samt daginstitutions- og skoleledere.

Udfordring: Der er behov for at forstærke kommunens generelle brand som arbejdsplads og for at udvikle rekrutteringsredskaberne.

Iværksatte tiltag og beslutninger: Kommunens stillingsannoncer har fået et mere indbydende design. Et nyt jobsite for kommunen er tæt på at blive launchet. Der er afsat 2 mio. kr. i hhv. 2009 og 2010 til at brande kommunens som arbejdsplads.

Nye tiltag: ØKF har ansvaret for i samarbejde med forvaltningerne at iværksætte følgende generelle brandingtiltag: Der indkøbes et e-rekrutteringssystem og jobdatabase (så KK's system kommer til at fungere ligesom f.eks. Stepstone og Jobzonen). ØKF iværksætter en systematisk intern og ekstern formidling af de gode cases om kommunens arbejdspladser (fra bl.a. HR-redegørelsen). Der afholdes jobdag den 10. juni 2008 på Rådhuset. Der udarbejdes en plan i forbindelse med de 2 mio. kr., der er afsat i hhv. 09 og 10 til branding af kommunens arbejdspladser.

Forvaltningerne har i tilslutning til ovenstående ansvaret for at forstærke indsatsen for at rekruttere til ovennævnte egne faggrupper.

 

Fastholdelse og personaleomsætning

Fakta: Årligt forlader hver 5. medarbejder forlader kommunen. Det er vanskeligt at fastholde især de yngre akademikere i aldersgruppen 30-39 årige. I den aldersgruppe, som er i risiko for snart at forlade arbejdsmarkedet (50-59 årige), er der en forholdsmæssig stor andel af sygeplejersker, administrativt personale, folkeskolelærere, køkken/rengøring og specialarbejdere.

Udfordring: Der er derfor behov for indsatser, der gør det mere attraktivt at forblive i job i kommunen.

Iværksatte tiltag og beslutninger: I budget 2008 er der afsat 8 mio. kr. årligt i årene 2008-10 til seniorordninger. Endvidere vil KK modtage yderligere 8 mio. årligt i samme periode i forbindelse med udmøntning af trepartsaftalen. Alle medarbejdere tilbydes et transportkort finansieret med træk i bruttolønnen.

Nye tiltag: Positivlisten over personalegoder (se bilag 2) skal inden den 1. oktober være drøftet i forvaltningernes ASU'er mhp. at afklare, hvorledes anvendelsen af disse kan styrkes og skal synliggøres på det kommende jobsite og på alle forvaltningernes intranet.

Forvaltningerne har ansvaret for at håndtere de udfordringer, der relaterer sig til egne personalegrupper.

 

Trivsel og sygefravær

Fakta: Kommunens gennemsnitlige fravær steg i 2007 med 0,5 dag til 20,8 kalenderdage. For de fleste faggrupper gælder, at det er det lange fravær, der er steget.

ReD Associates' undersøgelse påviste bl.a., at der hvor der er berøringsangst overfor sygefravær medfører det en negativ sygdomskultur og at pres på kerneydelsen nedbryder arbejdsglæden.

Udfordring: For at bryde dette, er det nødvendigt med klarhed og konsekvens i håndteringen af sygefraværet på den enkelte arbejdsplads.

Iværksatte tiltag og beslutninger: Forvaltningerne har fået fastsat måltal for nedbringelse af sygefraværet og har lavet handleplaner herfor. Desuden skal forvaltningerne give ØKF en tilbagemelding på hvilke initiativer de vil iværksætte p.b.a. ReD Associates konklusioner.

Nye tiltag: Jfr. tilbagemeldingerne fra forvaltningerne.

 

Kompetenceudvikling

Fakta: Jfr. PPR er det kun 35% af medarbejderne, der har en udviklingsplan, og 47% har haft en medarbejderudviklingssamtale.

Udfordring: Der er derfor behov for en indsats, der kan styrke ledernes varetagelse af denne opgave.

Iværksatte tiltag og beslutninger: Der er afsat  midler til klippekort til SoSu'er i SOF og SUF. Der kommer midler fra trepartsforhandlingerne – i alt 36 mio. i Ã¥rene 2008-11.

Nye tiltag: Forvaltningerne skal i forbindelse med trivselsundersøgelsen i efteråret 2008 identificere de arbejdspladser, hvor MUS-procenten er under 50, og tager initiativer til at få MUS-procenten løftet inden sommerferien 2009. Ved trivselsmålingen i 2010 skal mindst 70% af medarbejderne have haft MUS og have en udviklingsplan.

Økonomiforvaltningen iværksætter en MUS-kampagne målrettet medarbejderne.

 

Ledelsesudvikling

Fakta: Ifølge PPR har kun 36% af lederne en udviklingsplan og 45% har haft MUS indenfor det seneste år.

Udfordring: Der er derfor behov for indsatser, der kan styrke ledernes kompetenceudvikling.

Iværksatte tiltag og beslutninger: Der er afsat midler til kompetenceudvikling af institutionslederne i 2008-2010, samt til uddannelse af ledernes støttefunktioner. Der er afsat midler til Ledetalentudvikling (KLIKK-programmet).

Nye tiltag: Forvaltningerne har ansvar for at sikre, at mindst 70% af lederne har haft MUS og har en udviklingsplan ved trivselsmålingen i 2010.

 

Afbureaukratisering - mere plads til kerneydelserne og til kvalitetsudvikling

Fakta: Alle undersøgelser peger på, at medarbejderne oplever, at de har svært ved at udføre deres opgaver tilfredsst illende, fordi en stigende del af deres arbejdstid går til dokumentation og registrering.

Udfordring: Derfor er der behov for indsatser, der kan minimere bureaukrati, dårlige arbejdsgange, kontrol, indberetninger osv.

Iværksatte tiltag og beslutninger: ReD Associates undersøgelse af sygefraværet videreføres med en undersøgelse på 10 institutioner mhp. at finde konkrete tiltag til afbureaukratisering.

Nye tiltag: Der henvises til indstilling om afbureaukratisering som forventes forelagt ØU den 29. april.

 

Økonomi

Udgifter til ovennævnte tiltag kan afholdes indenfor de eksisterende rammer.

 

Videre proces

ØKF orienterer forvaltningerne om ØU's beslutninger vedr. HR-redegørelsen.

ØKF vil i samarbejde med forvaltningerne udarbejde mål i relation til udfordringerne i redegørelsen. Herunder: Mål for antal kvalificerede ansøgere for ældre- og børn- og ungeområdet; Niveau for nedbringelse af personaleomsætningen; score for PPR spørgsmål om trivsel; andel af medarbejdere der har haft MUS og har en udviklingsplan samt mål for ledere, der har fået en kompetencegivende lederuddannelse.

Opfølgning vil ske i forbindelse med næste års HR-redegørelse.

 

Bilag

1.                  "Attraktive arbejdspladser – indsatser og udfordringer - HR-redegørelsen 2007/08"

2.                  Liste over eksisterende personalegoder

 

 

         Claus Juhl                                        /                              Bjarne Winge