Håndtering af medlemsforslag om sanering i politikker og strategier m.m. i Økonomiforvaltningen

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Økonomiudvalget drøfter og tager stilling til de enkelte punkter i medlemsforslaget, herunder Økonomiforvaltningens forslag til håndtering af de enkelte punkter,
2. at det godkendes, at medlemsforslaget stillet af SF på Borgerrepræsentationens møde den 10. oktober 2024 hermed er håndteret inden for Økonomiudvalgets ressort.

Problemstilling

Socialistisk Folkeparti (SF) stillede på Borgerrepræsentationens (BR) møde den 10. oktober 2024 et medlemsforslag om sanering i politikker og strategier, som indeholder fem konkrete forslag, jf. bilag 1. Af medlemsforsaget fremgår det, at formålet bl.a. er at afbureaukratisere og undgå at øge bureaukratiet ved vedtagelsen af nye politikker, strategier og administrationsgrundlag.

BR vedtog på mødet den 10. oktober 2024, at medlemsforslaget skulle udvalgshenvises til Økonomiudvalget (ØU) for at sikre, at der tages højde for, at de initiativer, der eventuelt vedtages på baggrund af forslaget, passer ind i det arbejde med at afbureaukratisere, der allerede pågår i forvaltningerne.

ØU besluttede på møde den 8. april 2025 at henvise medlemsforslaget til behandling i hvert enkelt udvalg. Økonomiforvaltningen (ØKF) har efterfølgende orienteret fagforvaltningerne om ØU’s beslutning og, at en evt. forelæggelse om håndtering af medlemsforslaget for fagudvalgene forventes at ske inden udgangen af 2025.  Denne indstilling vedrører derfor alene håndtering af medlemsforslaget fsva. ØU’s ressort.

Løsning

ØKF har undersøgt mulighederne for at imødekomme ønskerne i forslaget inden for ØU’s ressort, og nedenfor fremgår ØKF’s forslag til håndtering af medlemsforslaget. ØKF’s forslag til håndtering af punkt 1, 4 og 5 flugter med de løsningsforslag, som ØU blev præsenteret for ifm. behandling af medlemsforslaget på ØU-mødet den 8. april 2024.

Medlemsforslagets 1. at-punkt:

• "at alle fremtidige politikker, strategier og administrationsgrundlag mm. vedtaget af Borgerrepræsentationen eller udvalg, forsynes med en udløbsdato. Udvalget eller Borgerrepræsentationen skal senest et halvt år før udløbsdatoen tage stilling til om den givne politik, strategi, administrationsgrundlag mv. skal fortsætte

Svar:

ØKF bemærker, at forslaget kan imødekommes således, at politikker, strategier og administrationsgrundlag vedtaget af ØU fremover som udgangspunkt tilføjes en udløbsdato, og at det begrundes i de tilfælde, hvor det ikke vurderes relevant eller hensigtsmæssigt at tilføje en udløbsdato. Såfremt forvaltningen vurderer det relevant, vil ØU blive forelagt politikken, strategien eller administrationsgrundlaget i rimelig tid inden udløb mhp. at vurdere, om den bør fortsætte.

Eksempler på administrationsgrundlag, hvor det ikke er hensigtsmæssigt at tilføje en udløbsdato, er fx Kasse- og regnskabsregulativet inkl. cirkulærer udstedt på baggrund heraf, Cirkulære for Indkøb, Cirkulære for informationssikkerhed mv., idet disse er reguleret af lovgivning og løbende vil skulle opdateres ifm. ændringer i lovgivning, nationale regler og fx nye sikkerhedstrusler.

Medlemsforslagets 2. og 3. at-punkt:

• ”at alle forvaltninger gennemgår de eksisterende politikker, strategier og administrationsgrundlag mm. som er politisk vedtagne og ikke følger af lovgivningen for at identificere om de overlapper hinanden, eller er blevet uaktuelle, og på den baggrund udarbejder en indstilling til de relevante udvalg og/eller Borgerrepræsentationen om, hvorvidt bestemte politiker eller strategier kan undværes.”

   

• ”at alle forvaltninger herefter udarbejder en indstilling til de relevante udvalg og/eller Borgerrepræsentationen med forslag om, at eksisterende politikker, strategier og administrationsgrundlag mm., som er politisk vedtagne og ikke følger af lovgivningen tilføres en udløbsdato. Udvalget eller Borgerrepræsentationen skal senest et halvt år før udløbsdatoen tage stilling til om den givne politik, strategi, administrationsgrundlag mv. skal fortsætte.”

Svar:

ØKF bemærker, at det i nogle tilfælde kan være hensigtsmæssigt, at politikker, strategier, cirkulærer mv. har snitflader og griber ind i hinanden, og som derfor vil kunne opleves som overlappende. Politikkerne kan fx have forskellige formål, berøre forskellige målgrupper og imødekomme forskellige behov inden for samme område. ØKF bemærker derudover, at det kan have politisk værdi at kunne sætte fokus på en given problemstilling også i tilfælde, hvor problemstillingen i et eller andet omfang er berørt af øvrige politikker.

For at imødekomme hensigten med medlemsforslaget om at tilvejebringe ØU et overblik og rydde op i uaktuelle politikker og strategier mv. inden for ØU’s ressort, foreslår ØKF at lave et overblik over Københavns Kommunes (KK) fællesregler for økonomisk styring og styring på HR-området, idet disse to områder dækker omfattende og helt centrale dele af ØKF’s ressort.  Afdækningen af den økonomiske styring vil indebære en beskrivelse af, hvordan de gældende politisk vedtagne regelsæt og elementer inden for forvaltningen indgår i styringshierarkiet. For HR kortlægges eksisterende styringsdokumenter på HR-området i ØKF.

Økonomisk styring

Overordnet bemærker ØKF, at ØKF i løbet af de sidste 10-15 år har gennemgået hele styringsgrundlaget og løbende opdateret hierarkiet således, at det er opdateret. ØU vil blive orienteret om de fællesregler, der er vedtaget for kommunens interne økonomiske styring og i den forbindelse vil fællesreglerne blive beskrevet og illustreret ved et regelhierarki, som danner grundlag for ØKF’s økonomiske hierarki.

Fremstillingen vil fokusere på de gældende politisk godkendte og eventuelt andre rammesættende dokumenter indenfor den økonomiske styring (f.eks. økonomimodellen, bevillingsregler og gældende cirkulære for budget og regnskab), og således ikke omfatte tekniske dokumenter såsom forretningsgange og arbejdsgangsbeskrivelser.

HR-området

I regi af Arbejdsprogram for Administrative Forenklinger og Effektiviseringer (AFE) er HR-politiklandskabet udvalgt som et område, hvor der pågår et forenklingsarbejde. AFE har til formål at identificere administrative områder, der kan afbureaukratiseres, forenkles og effektiviseres. I AFE er områderne stress og løn udvalgt som fokusområder på tværs af forvaltningerne.

På baggrund af bl.a. det arbejde vil ØKF vil tilvejebringe et overblik til ØU over eksisterende styringsdokumenter, dvs. politikker, strategier og cirkulærer på HR-området. Der medtages politisk vedtagne styringsdokumenter på KK-niveau (vedtaget i ØU og/eller BR) samt andre, fx HR-politikker på forvaltningsniveau, som kan indgå i det omfang, at de fx går igen i flere forvaltninger og dermed kan indgå i et forenklingspotentiale. 

Ovenstående overblik over styringsdokumenter på økonomi og HR inden for ØKF’s ressort, forventes præsenteret i en samlet sag for ØU primo 2026. Fsva. HR vil forvaltningerne blive involveret i at kvalificere overblikket. I forbindelse hermed kan der også tages stilling til den del af medlemsforslagets punkt 3, der vedrører præsentation for ØU af politikker og strategier mv. med udløbsdato.

Medlemsforslagets 4. at-punkt:

• ”at Økonomiforvaltningen med inddragelse af alle øvrige forvaltninger udarbejder et fælles system, hvor alle gældende politiker, strategier og administrationsgrundlag mm., som er politisk vedtagne fremgår samt deres udløbsdato.”

Svar:

Det bemærkes, at der i dag findes en oversigt over eksisterende politikker og strategier på kommunens hjemmeside (kk.dk) under emnet politik og under emnet politikker og indsatser. Oversigten er dog ikke udtømmende, og ØKF foreslår derfor, at ØKF opdaterer hjemmesiden således, at alle aktuelle, gældende politisk vedtagne politikker inden for ØU’s ressort fremgår, samt opdaterer siden løbende. Hermed vil hjemmesiden fungere som et overblik over politikker og strategier inden for ØU’s ressort.

ØKF anbefaler ikke, at øvrige administrationsgrundlag såsom retningslinjer, regulativer, vejledninger, forretningsgangsbeskrivelser og regler, der ikke er vedtaget politisk eller følger af national eller international lovgivning medtages, idet kk.dk primært har til formål at kommunikere relevante informationer til byens borgere.

Medlemsforslagets 5. at-punkt:

• ”at Økonomiforvaltningen med inddragelse af alle øvrige forvaltninger udarbejder et udkast til et regelhierarki med en fælles terminologi, der skal sikre en bedre fælles forståelse for, hvilke styringsdokumenter, der ligger hvor i styringshierarkiet”

Svar:
ØKF bemærker, at der på enkelte områder findes regelhierarkier, fx kommunens kasse- og regnskabsregulativ, hvor det er angivet, at love og bekendtgørelser er mere afgørende end Københavns Kommunes (KK) styrelsesvedtægt, og at fælles administrative forretningscirkulærer vægter tungere end forvaltningsspecifikke forretningsgange mv. ØU vil blive præsenteret for disse ifm. overblikket over fællesregler for den økonomiske styring, jf. punkt 2 og 3. Herudover er der nogle regler, der følger af national eller international lovgivning, og derfor naturligt står over kommunale beslutninger.

ØKF vurderer, at det kan være vanskeligt og i nogle tilfælde uhensigtsmæssigt at opstille et generelt hierarki i forhold til øvrige politisk besluttede politikker, strategier mv., da deres indhold og den kontekst, de er vedtaget i, ofte vil være styrende for deres indbyrdes afhængighed.

Interessenter og opmærksomhedspunkter

ØKF har orienteret fagforvaltningerne om ØU’s beslutning om at udvalgshenvise medlemsforslaget og såfremt de vælger at forelægge en indstilling om håndtering af medlemsforslaget for fagudvalgene, forventes denne behandlet inden udgangen af 2025. 

Økonomi

ØKF’s forslag til håndtering af medlemsforslaget afholdes inden for ØKF’s egen ramme.

Videre proces

Såfremt indstillingen godkendes, vil ØKF opdatere KK’s hjemmeside med oversigt over politikker og strategier i ultimo 2025. ØKF vil primo 2026 forelægge ØU en afdækning af fællesregler for den økonomiske styring samt cirkulærer, administrationsgrundlag og strategier på HR-området. Herudover vil ØKF ved alle fremtidige politikker, strategier og administrationsgrundlag vurdere, om en udløbsdato er relevant.  

Søren Hartmann Hede/     Nicolai Kragh Petersen