Proces og principper for udmøntning af investeringspuljerne

Med sagen fremlægges Proces og principper for udmøntning fra investeringspuljerne for 2026. Der lægges op til mindre tilpasninger ift. gældende proces og principper. Derudover lægges op til en afskaffelse af den tværgående effektiviseringspipeline, da andre igangsatte initiativer løser samme behov. Sagen er godkendt i Budget- og regnskabskredsen, Økonomikredsen og Kredsen af administrerende direktører.

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Proces og principper for investeringspuljerne for 2026, jf. bilag 1, godkendes,
2. at det godkendes, at pipeline for tværgående investeringsforslag ikke indgår i Indkaldelsescirkulære for budget 2027.

Investerings- og innovationsforslag fremlægges af fagudvalgene til politisk prioritering i forbindelse med overførselssagen og budgetforhandlingerne med henblik på udmøntning af investeringspuljerne. Proces og principper for udmøntning af investeringspuljerne sætter rammerne for hvilke investeringsforslag, der kan indgå i udmøntningssagerne. Sagen er godkendt i Budget- og Regnskabskredsen (BRK) den 23. oktober, Økonomikredsen (ØK) den 31. oktober og Kredsen af administrerende direktører (7-dir) den 6. november.

Sagen behandles i Økonomiudvalget nu af hensyn til udarbejdelse af investeringsforslag i forvaltningerne samt tværgående investeringsforslag til udmøntning ifm. overførselssag 2025-2026 samt budget 2027. Der er i alt afsat 375 mio. kr. til udmøntningerne.

Med indkaldelsescirkulæret for budget 2024-budget 2026 er Økonomiudvalget forelagt en tværgående oversigt over de områder, hvor forvaltningerne arbejder på at igangsætte tværgående initiativer, der på sigt kan realisere effektiviseringspotentialer. Der lægges op til med denne sag at afskaffe denne, da der er igangsat øvrige initiativer, der overflødiggør arbejdet med den tværgående pipeline. 

I Københavns Kommune har der i mange år været en effektiviserings- og investeringsstrategi, hvor der årligt er afsat investeringspuljer. Investeringspuljerne finansierer og understøtter, at effektiviseringerne i videst mulige omfang sker som følge af investeringer og sikrer midler til at implementere forandringer og udvikling, som effektiviserer den kommunale drift. Effektiviseringsstrategien skaber såvel finansielt råderum som ledigt servicemåltal, så der hvert år kan prioriteres midler til de demografiregulerede områder og til udviklingen af den kommunale velfærd.

Fagudvalgene kan søge investeringspuljerne til at investere i for eksempel ny teknologi, nyt udstyr mv., der kan effektivisere arbejdsgange, organisatoriske eller fysiske sammenlægninger, kompetenceudvikling og andet for at opnå varige effektiviseringer inden for nogle år.

Økonomiudvalget har en målsætning (IC2023) om, at effektiviseringsmåltallet i videst muligt omfang skal indfries med investeringsforslag. I budget 2026 blev 75 pct. af effektiviseringsmåltallet på 250 mio. kr. indfriet med effektiviseringer fra investeringsforslag

Status på investeringspuljerne for 2025 og 2026

Der blev udmøntet i alt 171,2 mio. kr. til 47 forsalg fra investeringspuljerne afsat til udmøntning ifm. OFS 2024-2025 og budget 2026, heraf 162,2 mio. kr. til investeringsforslag og 9,0 mio. kr. til innovationsforslag, se tabel 1.

Tabel 1. Samlet økonomi i investerings- og innovationspuljen til budget 2026

 

I perioden 2017-2025 er der i gennemsnit udmøntet 362 mio. kr. i investeringspuljerne, se figur 1.

Figur 1. Udmøntning fra investeringspuljerne, 2017-2025

Med budget 2026 er der afsat 375 mio. kr. til investeringspuljerne for 2026, heraf 275 mio. kr. på anlæg og 85 mio. kr. på service, se tabel 2. Investeringspuljen for 2026 skal understøtte fagudvalgenes indfrielse af effektiviseringsmåltal for budget 2027.

Tabel 2. Status på investeringspuljen for 2026

 

Justering af kriterier for investeringspuljerne for 2026

Der har i første halvår af 2025 været drøftelser mellem Økonomiforvaltningen og de øvrige forvaltninger om indretning af kriterierne for investeringspuljen, så indretningen bedst muligt understøtter udvalgenes udfordringer og de omstillinger, der går på tværs af forvaltninger. Opdateringen af sagen afspejler denne drøftelse.

Nedenfor redegøres for de mindre justeringer, som indstilles. Forslag til konkrete tilpasninger til kriterier er vedlagt denne indstilling og fremgår med ændringsmarkering, jf. bilag 1.

Investeringspuljen

Sammenlægning af administrative kredse

De to administrative kredse hhv. Effektiviseringskredsen (EK) og BRK er lagt sammen. Det betyder konkret, at de sager, der tidligere blev godkendt i regi af EK, nu behandles i BRK, herunder godkendelse af tværgående investeringsforslag. Proces og principper for investeringspuljen er opdateret i overensstemmelse hermed.

Øget koordinering af løsninger med tværgående potentiale

For at understøtte koordinering på tværs af forvaltninger foreslås det at tilføje til kriterierne, at forvaltningsspecifikke forslag, der har potentiale for andre forvaltninger, skal koordineres administrativt. Ud over synergi ved at samarbejde om løsninger på opgaver, der går på tværs, så giver det også mulighed for at udarbejde gode løsninger på områder, hvor potentialet ift. investeringsbehovet er forholdsvis begrænset for den enkelte forvaltning, men større på tværs af Københavns Kommune.

Dette er tilføjet i særskilt afsnit 2 i kriterierne og i afsnit 3 med Tværgående vurderinger.

Præcisering af formålet med investeringspuljen

Der lægges op til en mindre præcisering af formålet med investeringspuljen. Præciseringen skal tydeliggøre, at effektiviseringer kan understøtte opretholdelsen og videreudviklingen af serviceniveauet i Københavns Kommune.

Finansiering af varig drift af grundinvesteringer

Det er muligt at søge investeringspuljen om finansiering til ”grundinvesteringer” i teknologi som en del af et investeringsforslag. Grundinvesteringen er friholdt kravet om tilbagebetalingstid. Det er til gengæld et krav, at grundinvesteringen er en forudsætning for et eller flere kommende investeringsforslag. Det er forventningen med grundinvesteringen, at kommende investeringsforslag, som bygger videre på grundinvesteringen, vil blive relativt billigere, da fundamentet for forslaget er finansieret i et tidligere forslag.

Når grundinvesteringen indgår i et forvaltningsspecifikt forslag, hvor en pilotforvaltning afprøver en teknologi mhp. senere udbredelse til andre forvaltninger, så finansierer pilotforvaltningen udgiften til den varige drift af grundinvesteringen som en del af effektiviseringen, indtil de øvrige forvaltninger er koblet på løsningen. Det giver en forhøjet risiko for pilotforvaltningen og en fuld udgift til varig drift af den fælles løsning i pilotperioden. En måde at minimere denne risiko for firstmover-forvaltningen er at tilpasse kriterierne, så investeringspuljen midlertidigt kan finansiere varig drift af grundinvesteringer i op til tre år, indtil omstillingen er foretaget i de øvrige forvaltninger. Dette er indarbejdet i kriterierne.

Tværgående høringer

Der lægges op til at lade IT-kredsens pipeline udgå, da igangsættelse af arbejdet med årshjul for den digitale udviklings- og omstillingsplan og de forvaltningsspecifikke investeringsplaner, samt administrativ høring om tværgående investeringsforsalg overflødiggør IT-kredsens pipeline. Formålet om at øge koordinering af løsninger med tværgående potentiale løses forventeligt bedre i det nyt setup.

Afskaffelse af intern rente i beregning af tilbagebetalingstid

Historisk er der indgået en intern rente, når tilbagebetalingstiden beregnes i et investeringsforslag. Den interne rente er samme sats, som anvendes til beregning af afdrag på interne lån i KK. Den interne rentesats er i 2025 på 3,3 pct.

For at lette administrationen i arbejdet med investeringsforslag, lægges der op til at afskaffe den interne rente i beregning af tilbagebetalingstid ifm. investeringsforslag. Konsekvensen er begrænset, men betyder, at der principielt kan udmøntes lidt mere pr. investeringsforslag, inden tilbagebetalingstiden overstiger 6 år.

Innovationspuljen

Tværgående foranalyser gives ikke som lån

Det har i de seneste år været muligt at søge innovationspuljen om midler til foranalyser. Midlerne gives som lån, og lånene kan tilbagebetales ved hjælp af effektiviseringer fra kommende investeringsforslag. Tværgående foranalyser adskiller sig fra forvaltningsspecifikke foranalyser ved, at de forvaltninger, der udarbejder tværgående foranalyser, ofte enten får begrænset del af effektiviseringen fra kommende investeringsforslag til at tilbagebetale lånet eller slet ingen effekt.

For at øge modningen af tværgående omstillinger og begrænse risikoen for den enkelte forvaltning ved optagelse af lån til afdækning af tværgående potentiale, indstilles det at ændre kriterierne for foranalyser, så foranalyser til tværgående potentialer ikke gives som lån. Dette er indarbejdet i kriterierne.

Maksimalt 2 mio. kr. pr. innovationsforslag

En gennemgang af udmøntninger fra innovationspuljen i 2020-2024, har vist, at særligt små innovationsforslag bliver til investeringsforslag (80 pct.), mens innovationsforslag på 2-3 mio. kr. og over 4 mio. kr. ikke i samme grad bliver til investeringsforslag (under 20 pct.). Det indstilles at fokusere brugen af innovationspuljen til mindre forslag, hvor effekten er størst, og sætte et loft på 2 mio. kr. pr. forslag.

Gennemgangen af de tidligere udmøntninger fra innovationspuljen viste, at der er i perioden i alt, er udmøntet midler til 60 forslag, hvoraf 26 innovationsforslag havde en samlet økonomi på over 2 mio. kr.

Tværgående pipeline

Med juni- og augustindstillingen for budget 2023 godkendte Økonomiudvalget, at Økonomiforvaltningen sammen med de øvrige forvaltninger arbejder sammen om at sikre en løbende pipeline for tværgående effektiviseringsforslag. Økonomiudvalget er med indkaldelsescirkulærerne for budget 2024, budget 2025 og budget 2026 forelagt en oversigt over de områder, hvor forvaltningerne arbejder på at igangsætte tværgående initiativer, der på sigt kan realisere effektiviseringspotentialer.

Siden er der igangsat et tværgående arbejde med Administrative Forenklinger og Effektiviseringer (AFE) og derudover har ØU besluttet, at der skal udarbejdes en tværgående digital udviklings- og omstillingsplan, herunder forvaltningsspecifikke investeringsplaner. Endeligt lægges der op til med nærværende sag, at alle øvrige forvaltningsspecifikke initiativer med udbredelsespotentiale skal drøftes administrativt. Det er Økonomiforvaltningens vurdering, at de igangsatte initiativer gør den tværgående pipeline mindre relevant end tidligere, hvorfor det indstilles med denne sag at afskaffe pipelinen.

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser i sig selv.

Økonomiudvalget orienteres næste gang om status på investeringspuljerne op til overførselssagen 2025-2026, hvor Økonomiforvaltningen samler de udvalgsgodkendte investeringsforslag og præsenterer den samlede pakke af forslag for Økonomiudvalget.

Søren Hartmann Hede              /Nicolai Kragh Petersen

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 25. november 2025

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.