Opdateret handleplan til Revisionsberetning vedrørende årsregnskabet 2024
Børne- og Ungdomsudvalget har tilpasset handleplanen til revisionsbemærkning nr. 6 ’Godkendelse af indkøb BUF’ til Revisionsberetningen vedrørende årsregnskabet 2024, da den oprindelige handleplan ikke ville føre til, at kommunens regelsæt på området bliver overholdt.
Indstilling
Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,
- at Børne- og Ungdomsudvalgets tilpassede handleplan til revisionsbemærkning nr. 6 ’Godkendelse af indkøb BUF, jf. bilag 1, tages til efterretning,
- at Børne- og Ungdomsudvalgets tilpassede handleplan, oversendes til Revisionsudvalget.
Problemstilling
Økonomiudvalget behandlede på mødet den 26. august 2025 forvaltningernes handleplaner til Revisionsberetningen for årsregnskabet 2024.
Økonomiudvalget henstillede på mødet til Børne- og Ungdomsudvalget (BUU), at den udvalgsgodkendte handleplan til revisionsbemærkning nr. 6 ’Godkendelse af indkøb BUF’ skulle tilpasses, så kommunens regelsæt for godkendelser af indkøb bliver overholdt.
Løsning
Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) har tilpasset handleplanen til revisionsbemærkning nr. 6 ’Godkendelse af indkøb BUF’, jf. bilag 1. Den tilpassede handleplan er godkendt af Børne- og Ungdomsudvalget på mødet den 17. september 2025.
Med den tilpassede handleplan vil BUF implementere en arbejdsgang fra fjerde kvartal 2025, der sikrer, at der bliver varemodtaget decentralt forud for betaling. Løsningen indebærer, at de administrative fællesskaber løbende vil samle op på udestående fakturaer, hvorefter varemodtagelsen sker hos de decentrale ledere. Herefter vil fakturaerne blive betalt. Hermed vil BUF leve op til de gældende regler på området.
BUF vurderer, at den ændrede praksis for varemodtagelse, kræver en midlertidig opnormering, samt at der kan ske en forsinkelse af betalingen af fakturaerne.
BUF implementerede i 2023 administrative fællesskaber, der har til opgave at varemodtage og godkende fakturaer for de decentrale enheder. Fra 2023 til fjerde kvartal 2025 har der været risiko for, at der er foretaget betaling for varer og tjenesteydelser, som ikke er bestilt, eller at det modtagne ikke svarer til det aftalte.
Det er ikke muligt for BUF at genudføre kontrollen bagudrettet i overensstemmelse med de gældende regler. BUF har valgt ikke at foretage yderligere bagudrettede kontroller og dermed acceptere procesrisikoen, og det økonomiske tab som evt. har ramt Københavns Kommune.
Økonomiforvaltningen bemærker, at implementeringen af handleplanen skal tage hensyn til, at øvrige regler og retningslinjer mv. bliver overholdt, herunder rettidig betaling.
Økonomi
Sagen i sig selv har ingen økonomiske konsekvenser. De hidtidige arbejdsgange for varemodtagelse og godkendelse af fakturaer via de administrative fællesskaber i BUF kan have medført økonomiske tab for BUF, som nævnt i løsningsafsnittet.
Videre proces
Efter behandlingen i Økonomiudvalget oversendes den tilpassede handleplan til Revisionsudvalget, der herefter udarbejder revisionsbetænkningen på baggrund af udvalgenes handleplaner.
Revisionsbetænkningen er Revisionsudvalgets betænkning over årsregnskabet og revisionen heraf og danner grundlag for Borgerrepræsentationens behandling og godkendelse af årsregnskabet i november 2025.
Søren Hartmann Hede / Nicolai Kragh Petersen