Brug af klimapulje

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at det godkendes, at Økonomiforvaltningen anvender klimapuljen ved følgende udbud: Udflytterkørsel (fra 2025), Indsamling af erhvervsaffald på kommunens ejendomme (fra 2024), EAT-emballage og arbejdsbeklædning,
2. at det godkendes, at Klimapuljen administrativt håndteres via efterbetaling af meromkostningen til leverandøren.

Problemstilling

Københavns Kommune (KK) købte i 2022 ind for 15,7 mia. kr. KK’s nye klimastyringsmodel for indkøb viser, at det svarer til over 700.000 tons CO2-ækvivalenter (CO2e) årligt. CO2-ævivalenter er en omregning af alle udledte drivhusgasser til en samlet mængde CO2. Omregningen skyldes, at nogle drivhusgasser har en større klimaeffekt, end CO2. Det gør kommunen til en væsentlig aktør ift. at reducere klimaaftrykket fra offentlige indkøb i Danmark. Borgerrepræsentationen besluttede den 4. marts 2021, at reduktion af klimaaftrykket fra indkøb skal være ét ud af tre spor i den kommende Klimaplan 2035 med et pejlemærke på 50 procents reduktion fra indkøb. Hvis det skal indfries, skal der iværksættes en række initiativer inden for de nærmeste år, som kan nedbringe klimaaftrykket væsentligt. Samtidig skal det sikres, at ressourcer og aktiviteter rettes mod de mest effektive initiativer.

Ved Budget 2023 blev der vedtaget en pulje til reduktion af klimaaftryk fra indkøb, som er øremærket meromkostninger ved indkøb af klimavenlige produkter og services (bilag 1). Det blev besluttet, at den administrative løsning for de udvalgte udbud, samt prioriteringsmekanismer for brug af puljen forelægges Økonomiudvalget (ØU) primo 2023, samt at ØU årligt vil blive orienteret om status på puljen. Der blev afsat 3 mio. kr. i 2023, samt 6 mio. kr. årligt i årene 2024 – 2026.

Løsning

Klimapuljen er et virkemiddel til at reducere klimaaftrykket fra indkøb. En pulje målrettet reduktion af klimaaftrykket fra indkøb findes indtil videre kun i KK. Midlerne fra Klimapuljen er øremærket til at dække meromkostninger, dér hvor det klimavenlige valg koster mere, på udvalgte aftaler. Puljen skal sikre, at forvaltningerne, institutionerne og borgerne i KK ikke får en stor ekstraregning ved at træffe det klimavenlige valg. Samtidig opnås mulighed for systematisk prioritering af de mest omkostningseffektive reduktionspotentialer.

Udvælgelse af udbud til Klimapuljen
Udvælgelsen af udbud til Klimapuljen forestås af Økonomiforvaltningen (ØKF), og det sker på baggrund af kommunens udbudsplan, hvorfra der udarbejdes en liste over udbud med kontraktstart i det kommende år, samt disses klimapotentialer og data ift. meromkostninger. Data indsamles sammen med de kontrakt- og udbudsansvarlige samt markedet. Herefter udvælges udbuddene ud fra følgende udvælgelseskriterier:

1. Størst klimaeffekt (omkostningseffektivitet): Der lægges vægt på at mindske klimaaftrykket mest muligt for pengene.
2. Innovationspotentiale: Der lægges vægt på, at udbuddet giver mulighed for at modne et specifikt marked, hvor kommunen på sigt kan opnå en klimaeffekt ved at indkøbe klimavenlige varer.
3. Diversificeringsprincip: Der lægges vægt på muligheden for at afprøve klimapuljen på forskelligartede udbud på tværs af kommunens forvaltninger og indkøbskategorier, for at opnå erfaringer med flere typer af udbud.

ØKF vil fremover mindst en gang om året fremlægge en nettoliste for ØU med udvalgte udbud, samt disses meromkostning og klimaeffekt, til finansiering ved Klimapuljen.

Anbefaling til administrativ håndtering
Det anbefales, at Klimapuljen foreløbigt håndteres via en model med en kunstigt nedsat pris i Kvantum og efterbetaling af meromkostningen til leverandørerne direkte fra klimapuljen. Med denne model nedsættes indkøbsprisen manuelt overfor indkøberen, så prisen for det klimavenlige alternativ svarer til prisen på et konventionelt produkt, så det klimavenlige alternativ ikke fravælges på grund af en højere pris. Der vil ligeledes blive arbejdet på, at det kan blive synligt for slutbrugeren i indkøbsløsningen, at der er tale om et klimavenligt produkt, som støttes af Klimapuljen. Leverandøren får derfor kun delvis betaling for varen i indkøbsøjeblikket, og ØKF vil løbende manuelt afregne differencen med leverandørerne på baggrund af fakturadata.

Med modellen får indkøberne incitament til at købe den klimavenlige løsning, idet prisen i Kvantum afspejler, at den klimarelaterede meromkostning dækkes af Klimapuljen. På områder, hvor der ikke indkøbes via Kvantum, håndteres meromkostningen via budgetomplacering til den enhed, der har udgiften.

Der kan være uhensigtsmæssigheder ved modellen, som skal evalueres. Dels skal der foretages en række manuelle procedurer, som i første omgang kræver, at der opbygges en systematik i udtræk og betaling. Dels vil det være ressourcekrævende, hvis der opstår uoverensstemmelser med leverandørerne om afregningen, og det er vigtigt, at betalingen sker inden for betalingsfristen på 30 dage eller anden gældende betalingsfrist.

Det bemærkes, at såfremt der indkøbes mere end forventet på de produkter, der får kompensation fra klimapuljen, således at der ikke er flere midler i puljen til at dække merprisen, vil prisen kunne reguleres op i Kvantum, så der ikke udestår finansiering. Det vil betyde, at slutbrugerne, vil opleve en prisstigning.

Bruttoliste med potentielle udbud til Klimapuljen
ØKF har kortlagt mulige udbud til finansiering af Klimapuljen med de afsatte midler 2023-2026, samt udbud med relevans for Klimapuljen med kontraktstart i 2024 ud fra de tidligere nævnte principper. Disse kan findes i bilag 2. Det forventes, at Klimapuljen kan afprøves på en eller flere af følgende udbud i perioden 2023-2026.

1. EAT-emballage (kontraktstart 01.08.2023)
2. Arbejdsbeklædning (kontraktstart 01.08.2023)
3. Indsamling af erhvervsaffald på kommunens ejendomme (kontraktstart 01.09.2024, finansieres til og med 2026)
4. Udflytterkørsel (kontraktstart 01.01.2023, meromkostningen finansieres fra 1. januar 2025 og to år frem)

EAT skolemad serverer hver dag 7000 måltider på 50 forskellige skoler i København. Udbuddet af beholdere til EAT skolemad er kommunens andet største udbud af engangsemballage. I dag benyttes kompostérbare løsninger af både pap og sukkerrørsfibre, men der vil være en klimaeffekt og en meromkostning ved fremover kun at indkøbe sidstnævnte. Udbuddet af arbejdsbeklædning er valgt på baggrund af tekstilers store klimaaftryk. For at understøtte udviklingen af flere miljø- og klimavenlige produkter på markedet, kommer udbudsmaterialet til at indeholde en innovationsklausul. Denne pålægger tilbudsgiver at fremlægge et forslag til et innovationstiltag og en dertilhørende projektplan, som kommunen kan vælge at igangsætte. Innovationstiltaget finansieres af en tilhørende innovationspulje på 2% af kontraktsummen, som klimapuljen vil kunne finansiere. 

Københavns Ejendomme og Indkøb skal i foråret 2023 gennemføre et udbud af indsamling af erhvervsaffald på kommunens egne ejendomme. Udbuddet er udvalgt, fordi der er mulighed for at stille krav til eldrevne køretøjer over 3500 kg, som vil skabe en meromkostning på 3 mio. om året 

Udbuddet af rutekørsel til udflytterbørnehaver er valgt, fordi der er mulighed for at øge andelen af ruter, der bliver kørt med grønne køretøjer. På nuværende tidspunkt er der 10 ud af 80 ruter eldrevne, og det vil være muligt at omlægge flere fra 2025, hvis der træffes beslutning herom i 2023. 

Evaluering af Klimapuljen
Frem mod Budget 2025 vil ØKF løbende evaluere processen med at identificere relevante udbud og disses klimaeffekt samt meromkostning. Frem mod Budget 2025 foretages en samlet evaluering af puljen, således at et bud på en varig model for puljen kan indgå i sagen om en samlet reduktionsstrategi for klimaaftrykket fra Indkøb.

ØKF gør opmærksom på, at der for en del af udbuddene er behov for finansieringssikkerhed for den klimarelaterede meromkostning op til to år inden kontraktstart. Et eksempel herpå er udbuddet af udflytterkørsel, hvor muligheden for at øge andelen af grønne køretøjer i 2025 afhænger af, at der i 2023 træffes beslutning om at afsætte midler hertil i 2025 og to år frem. Det skyldes, at leverandøren skal investere i grønne køretøjer, før den forventede klimaeffekt kan opnås. 

Der kan således gå op til to år fra der afsættes midler til Klimapuljen, til effekten indtræder. Bruttolisten for relevante udbud for Klimapuljen (bilag 2) indeholder derfor også udbud med kontraktstart i 2024.

Økonomi

Da de udvalgte udbud har kontraktstart sidst i 2023 og mht. EAT-emballage og arbejdsbeklædning finansieres i fire år frem, vil der være en restfinansiering i 2027, som der aktuelt ikke er afsat midler til. Der skal derfor findes midler til dette inden 2027, hvis ikke prisen skal opreguleres i Kvantum (hvorved brugerne vil betale meromkostningen).

Videre proces

Såfremt indstillingen godkendes, arbejder ØKF videre med de angivne udbud. Klimapuljen evalueres løbende frem mod 2025 og i forbindelse med udviklingen af en klimaplan for indkøb, som vil indgå i kommunens klimaplan 2035. ØKF vil fremover mindst en gang om året fremlægge en nettoliste for ØU med udvalgte udbud, samt disses meromkostning og klimaeffekt, til finansiering ved Klimapuljen.