Intern Revisions rapport vedrørende Kultur- og Fritidsforvaltningens åbningsbalance i Kvantum

Økonomiudvalget forelægges til efterretning Intern Revisions rapport om Kultur- og Fritidsforvaltningens åbningsbalance i Kvantum.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Intern Revisions rapport vedr. Kultur- Fritidsforvaltningens åbningsbalance i Kvantum tages til efterretning jf. bilag 1.

Baggrund

Borgerrepræsentationen har besluttet en Fast Track proces for behandling af revisionsrapportering. Fast Track processen indebærer, at rapporter fra Københavns Kommunes revisor Deloitte, som omhandler den lovpligtige revision og økonomisk kritisk revisionsrapporter fra Intern Revision, som har prioritet 1 markering, sendes til forvaltningernes direktioner, samt Økonomiforvaltningens direktion og tilgår fagudvalgene som led i Fast Track processen.

Alle rapporter tilgår forvaltningernes direktioner, og det er op til de enkelte direktioner, om de vil forelægge rapporter fra Deloitte og Intern Revision med prioritet 2 og 3 markeringer for udvalgene.

Revisionsrapporter kan fremsendes til kommunen hele året og Intern Revision orienterer løbende Revisionsudvalget om igangværende og afsluttede undersøgelser.

Vurdering af risiko og væsentlighed

Prioritet 1 – markeres med rødt

• Prioritet 1 markeringer anvendes for risici, der anses for kritiske. I forbindelse med beretninger kan det observerede forhold efter nærmere vurdering eventuelt give anledning til en revisionsbemærkning.

• En risiko anses for kritisk, såfremt der er en høj grad af sandsynlighed for, at forholdet indtræffer og/eller har en betydelig effekt og/eller har en betydelig udbredelse.

• Observationen medtages i delberetninger og beretninger til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.

Prioritet 2 – markeres med gult

• Prioritet 2 markeringer anvendes for risici, der anses for væsentlige. Observationerne må ikke have en karakter, der kan medføre revisionsbemærkninger i årsberetningen.

• En risiko anses for væsentlig, såfremt der er en middel grad af sandsynlighed for, at forholdet indtræffer og/eller har en vis effekt og/eller har en vis udbredelse.

• Observationen medtages ikke i delberetninger og beretninger.

Prioritet 3 – markeres med grønt

• Anvendes for risici, der anses for mindre væsentlige og som derfor kun rapporteres til ledelse som opmærksomhedspunkter.

• En risiko anses for mindre væsentlig, såfremt der er en lille grad af sandsynlighed for, at forholdet indtræffer og/eller har en lille effekt og/eller har en lille udbredelse.

Problemstilling

Intern Revision (IR) har foretaget en gennemgang og revision af saldoen på konti i Kultur- og Fritidsforvaltningens (KFF) balance forud for disses indlæsning som åbningsbalance i Kvantum (økonomistyringssystem).

Rapporten omfatter saldiene i KFF’s balance i KØR pr. den 17 december 2017. Af de 870 konti, der danner KFF’s balance i KØR er 816 konti klar til indlæsning i Kvantum uden yderligere korrektioner. Yderligere er der 10 konti, som skal berigtiges i KØR inden regnskabsluk 2017. KFF har aftalt med IR, at de 10 konti vil blive berettigede inden regnskabsluk 2017.

Vedrørende de resterende 44 konti udestår der sagsbehandling til sikring af overbevisning for validiteten af den bogførte saldo. De 44 konti kan henføres til:

• 43 konti vedrørende afstemning af Halbooking.

• 1 konto vedrørende afstemning af Bibliotekssystemet.

For begge systemer gælder, at der er udfordringer med at afstemme de samlede mellemværender efter overgang til Kvantum. Intern Revision har markeret dette revisionsemne med væsentlighedsniveau 1 (rød).

Løsning

IR henstiller til, at forvaltningen hurtigst muligt får sikret, at posteringerne i Kvantum er specificeret således, at de samlede mellemværender ultimo regnskab 2017 kan dokumenteres.

KFF vil i forbindelse med regnskabsafslutningen for 2017 gennemføre en supplerende gennemgang og oprydning på de omtalte konti. 

Halbooking konti

For så vidt angår Halbooking omfatter indsatsen en fornyet gennemgang med henblik på at sikre at konti er afstemt med korrekt dokumentation herunder eventuel tilpasning af saldoen såfremt det er nødvendigt.

Af de i alt 43 konti fordeler oprydningsopgaven sig således:

• 24 konti er afstemt med korrekt dokumentation og saldo kan overføres til Kvantum.
• 15 konti kræver justering af saldoen, som skal håndteres enten ved bogføring eller ved afskrivning. 4 konti vedrører mobilepay og tellerkonti, og saldoen skal på tilsvarende vis gennemgås og valideres.

Bibliotekskonto

Saldoen skal opgøres og afstemmes til nyt udtræk af saldo i gammel bibliotekssystem pr. ultimo oktober, hvor nyt bibliotekssystem blev taget i brug.

KFF forventer, at den sidste oprydning er afsluttet inden udgangen af januar 2018.                   

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

KFF vil arbejde med at sikre, at forvaltningen kommer i mål med hele åbningsbalancen og Intern Revision vil følge processen tæt.

 

Peter Stensgaard Mørch                               /Mads Grønvall

Dagsordenspunkt 4. Intern Revisions rapport vedrørende Kultur- og Fritidsforvaltningens åbningsbalance i Kvantum (2018-0005882)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 20. februar 2018

Indstillingen blev taget til efterretning uden afstemning.