Besvarelse af revisionsprotokollater nr. 9/1999, 14/1999 og 15/1999. (Årsregnskab 1999 for Løn- og Pensionsanvisningen, Økonomiforvaltningen og Skatte- og Registerforvaltningen)

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 15. august 2000

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget godkender de nedenfor anførte bemærkninger til Revisionsdirektoratets 3 protokollater.

Revisionsdirektoratet har afgivet nedenstående revisionsprotokollater vedrørende Økonomiudvalget:

Protokollat

Nr. 9/1999 Løn- og Pensionsanvisningen vedrørende årsregnskabet for 1999.

Nr. 14/1999 Økonomiforvaltningen vedrørende årsregnskabet for 1999.

Nr. 15/1999 Skatte- og Registerforvaltningen vedrørende årsregnskabet for 1999.

I henhold til revisionsvedtægtens § 12, stk. 4 skal revisionsprotokollater besvares af udvalget snarest muligt og senest 4 uger efter modtagelsen.

Under hensyntagen til sommerferieperioden betyder dette, at besvarelserne forelægges Økonomiudvalget på udvalgets første møde efter sommerferien.

Nedenfor under sagsbeskrivelsen er gengivet Revisionsdirektoratets bemærkninger

(anført med kursiv) samt Økonomiforvaltningens besvarelse.

Revisionsdirektoratet afgav den 8.juni 2000 et revisionsprotokollat nr. 9/1999 om Løn- og Pensionsanvisningen, den 19.juni 2000 et revisionsprotokollat nr. 14/1999 om Økonomiforvaltningen samt den 20.juni 2000 et revisionsprotokollat nr. 15/1999 om Skatte- og Registerforvaltningen med en anmodning om en udtalelse til de synspunkter og bemærkninger, der er fremdraget i protokollaterne. Der henvises til protokollaterne.

Revisionen ønsker en redegørelse vedr. Løn- og Pensionsanvisningen på 3 områder:

1. En orientering om status på arbejdet med at gennemgå og tilrette medarbejdernes autorisationer efter sammenlægningen til en fælles lønanvisning.

Arbejdet forventes færdiggjort inden 1.10.2000.

2. En bekræftelse på, at Løn- og Pensionsanvisningen – når de igangværende drøftelser med Revisionen om nye generelle retningslinier for anvendelsen af kommunens personaleadministrative system er afsluttet - vil udarbejde en ny forretningsgangsbeskrivelse for lønforvaltningen efter sammenlægningen.

Dette bekræftes over for Revisionen.

3. Et problem om manglende etablering af posteringskæder i KØR.

Løn- og Pensionsanvisningen har identificeret problemets årsag og vil snarest tage initiativ til at den til grund liggende systemfejl bliver rettet.

"I Økonomiudvalgets besvarelse af 12.august 1999 af protokollatet for revisionen af årsregnskabet for 1998 (29/1998 af 7.juli 1999) oplyste Løn- og Pensionsanvisningen, at Revisionsdirektoratet ville blive orienteret, når gennemgangen og tilretningen af medarbejdernes autorisationer uden for lønsystemet var tilendebragt"; (side 3 pkt. 2.2 afsnit 3 & 4).

Løn- og Pensionsanvisningens gennemgang og tilretning af medarbejdernes autorisationer er påbegyndt og forventes afsluttet inden 1.10.2000. Når dette er sket vil Revisionsdirektoratet blive orienteret.

"Løn- og Pensionsanvisningen har endnu ikke udarbejdet en ny forretningsgangsbeskrivelse for lønanvisningen efter sammenlægning til et nyt stort løncenter. Vi forventer, at dette vil ske efter færdiggørelsen af førnævnte ajourførte generelle retningslinier. I den forbindelse fastlægges endvidere ansvars- og opgavefordelingen mellem Løn- og Pensionsanvisningen og de forvaltninger, institutioner mv., der anvises løn for", (side 5 pkt. 2.3 afsnit 1 & 2).

En ny forretningsgangsbeskrivelse for lønforvaltningen i Løn- og Pensionsanvisningen vil – som forventet af Revisionen – blive udarbejdet efter færdiggørelsen af de generelle retningslinier.

Vi skal bede oplyst, hvad der siden er sket i sagen, herunder om posteringskæderne nu er oprettet i KØR", (side 5/6 pkt. 2.5 afsnit 1 & 2).

Som anført i Revisionsdirektoratets protokollat har Løn- og Pensionsanvisningen foretaget de nævnte posteringskæder manuelt ved regnskabsårets udgang, men det har ikke givet den ønskede effekt.

Det har ved en undersøgelse vist sig, at posteringer fra lønsystemet danner kæde- og kontrolposteringer, som de skal, mens posteringer fra pensionsmodulet ikke tilsvarende bliver dannet.

Denne fejl vil snarest blive rettet, og de manglende posteringer i år 2000 vil blive foretaget manuelt.

Vi finder det rigtigst, at statuskontiene optages i Løn- og Pensionsanvisningens regnskab", (side 6/7 pkt. 2.6 afsnit 1 - 3).

Løn- og Pensionsanvisningen tager Revisionens anmodning og henstillinger til efterretning og vil snarest træffe foranstaltninger i overensstemmelse hermed.

Revisionsprotokollatet omhandler revisionen af Københavns kommunes samlede årsregnskab for 1999 samt revisionen af Rådhusdelen, herunder økonomiområdet i Intern Service og de centrale økonomiopgaver i Økonomiforvaltningens 3.kontor.

Københavns kommunes generelle økonomiske situation og den økonomiske udvikling for årene 1995 –1999 belyses ved opstilling af resultatopgørelse, pengestrømsopgørelse samt balance.

Revisionsdirektoratet har udarbejdet en pengestrømsopgørelse ud fra hovedoversigten i kommunens regnskab, der giver et billede af, hvorledes kommunen har anvendt sit overskud.

Københavns kommunes regnskab indeholder ikke kommunens fysiske aktiver som f.eks. faste ejendomme, inventar og varebeholdninger. Kommunens pensionsforpligtelser er ligeledes ikke medtaget i balancen.

"Revisionsdirektoratet anbefaler, at der fremover i regnskabet vises en specifikation af de reguleringer, der er foretaget direkte på egenkapitalen", (side 7 pkt. 3 afsnit 2).

Københavns Kommunes regnskab 1999 indeholdt som noget nyt for hvert udvalg og bydelsråd en forklaring på væsentlige forskydninger mellem primo- og ultimotal på hovedposterne på finansiel status, herunder direkte posteringer på status.

I forbindelse med regnskab 2000 vil der blive arbejdet på at forbedre forklaringsgraden vedrørende forskydninger på finansiel status. Økonomiforvaltningen vil i forlængelse heraf overveje, om en specifikation i regnskabet af de reguleringer, der er foretaget direkte på egenkapitalen, kan bidrage hertil.

"Revisionsdirektoratet henstiller, at forretningsgangsbeskrivelser sendes til direktoratet, inden disse iværksættes, jfr. Kasse- og Regnskabsregulativet", (side 10 pkt. 5.1 afsnit 2).

Økonomiforvaltningen har noteret sig direktoratets henstilling om, at forretningsgangsbeskrivelser sendes til Revisionsdirektoratet, inden disse iværksættes.

efterfølgende kontrol af registreringerne i KØR-Debitor og KØR-Finans. Hvorimod registreringerne i KØR-Kreditor er kontrolleret ved et begrænset antal stikprøver", (side 10 pkt. 5.1 afsnit 4).

Økonomiforvaltningen er bekendt med, at de efterfølgende kontroller af bogføringerne for 1999 ikke i fuldt omfang har været i overensstemmelse med retningslinierne i den fremsendte forretningsgangsbeskrivelse. Kontrolarbejdet vil i år 2000 efterleve forretningsgangsbeskrivelsen.

"Revisionsdirektoratet ønsker oplyst, hvad der er sket i sagen om revisorerklæring vedrørende opsætning og tilpasning af hele KØR-systemet samt i sagen om etablering af forretningsgange for de KØR-systemansvarliges opgaver", ( side 11 pkt. 5.2 afsnit 2).

Der er udarbejdet revisorerklæring pr. 22. maj 2000 vedrørende tilpasningerne til version 10.7 af Oracle Financials. Erklæringen skal ses i sammenhæng med revisor-erklæringen af 21. januar 1998 om Oracle Financials version 10.6, der som brugersystem er identisk med 10.7. I erklæringen af 22. maj 2000 tages forbehold for rapporten "Anmeldelse af Købsmoms" på grund af manglende transaktionsspor. Det nævnes i erklæringen at rapporten kan bringes til at opfylde de forudsatte krav, hvis der laves et nyt design af rapporten, hvor overordnede 'totaler' i registrerings- og rapporteringsbogen holdes op mod hinanden. Ved denne løsning skal der være mulighed for at gå direkte ind i KØRs registreringsbog og rapporteringsbog og verificere data. Udarbejdelse af løsning er påbegyndt og forventes færdig ultimo august 2000.

Forretningsgang for den systemansvarlige er under udarbejdelse og forventes endelig færdig medio august 2000.

Revisionsdirektoratet anmoder om, at de manglende afstemninger og specifikationer snarest bliver fremsendt til den stedlige revision.", (side 11 pkt. 5.3 afsnit 2 & 3).

Økonomiforvaltningen har efter modtagelse af revisionsprotokollatet fremsendt materialet vedr. de manglende likvide poster samt hovedparten af de øvrige statusposter til Revisionsdirektoratet.

"Revisionsdirektoratet henstiller, at differencerne på de likvide beholdninger mellem regnskabet og kontoudtog fra banken snarest afklares, og at de fornødne berigtigelser foretages i regnskabet for år 2000", (side 11 pkt. 5.3 afsnit 4).

Den centrale regnskabsfunktion har en difference i forbindelse med afstemning af Unibank konto 490680 og 101500.

Opklaringen af differencen er afhængig af forvaltningernes gennemgang af udstedte checks i forhold til bogføringen i KØR for årene 1998 og 1999. Det forventes, at arbejdet er tilendebragt i år 2000.

Ligeledes forventes det, at de 2 differencer vedr. Intern Service bliver berigtiget i år 2000.

rencer i forhold til opgørelser over pantebrevsbeholdningen, der skyldes at pantebreve er indfriet til kurs under pari, uden at kurstabet er blevet reguleret i regnskabet", (side 12 pkt. 5.3 afsnit 1 & 2).

De ældre poster fra specifikationerne vil blive afviklet i år 2000 ligesom pantebrevsbeholdningen vil blive reguleret for kurstab i år 2000.

Økonomiforvaltningen vil tage initiativ til en nærmere drøftelse heraf med Revisionsdirektoratet.

"Revisionsdirektoratet anbefaler, at Økonomiudvalget med baggrund i kommunens værdigrundlag udarbejder nogle overordnede rammer for afholdelse af udgifter til henholdsvis ekstern og intern repræsentation" (side 17 pkt. II).

Økonomiforvaltningen vil overveje, om der kan udarbejdes overordnede rammer herfor. Økonomiforvaltningen har noteret sig, at Revisionsdirektoratet gerne deltager i dette arbejde.

"Revisionsdirektoratet har udbedt sig en kort statusredegørelse for en nedsat arbejdsgruppes hidtidige arbejde - i sagen om Københavns Kommunes deltagelse i selskaber", (side 20 pkt. 7.2).

Arbejdsgruppen har afsluttet sit arbejde og der er udarbejdet en rapport, som er godkendt af Økonomiudvalget den 20.juni 2000. Økonomiforvaltningen har efterfølgende den 22.juni 2000 fremsendt brev til Revisionsdirektoratet, hvori rapporten var vedlagt – der henvises til dette brev.

"Revisionsdirektoratet ønsker oplyst, hvornår forretningsgangsbeskrivelser for de systemer, som Økonomiforvaltningen er systemansvarlig for, vil foreligge", (side 21 afsnit 4 pkt. 7.3).

På de områder hvor der ikke i dag ligger tilfredsstillende forretningsgangsbeskrivelser og hvor Økonomiforvaltningen er systemansvarlig, vil Økonomiforvaltningen sørge for, at disse bliver udarbejdet i løbet af 2. halvår af 2000.

omtales mangelfulde forretningsgangsbeskrivelser, (side 2-6 pkt. 2.1-2.3).

Skatte- og Registerforvaltningen vil indenfor områderne løn, indkøb af varer og tjenesteydelser samt registrering af inventar og indkøb af edb-ydelser mm. udarbejde forretningsgangsbeskrivelser, således de lever op til, hvad der kræves i henhold til Kasse- og Regnskabsregulativet.

Forretningsgangsbeskrivelserne vil være udarbejdet senest ved udgangen af juli kvartal.

Der vil ligeledes blive udarbejdet en ajourført opgørelse over IT-udstyr og dets placering.

• revisionen har modtaget specifikation m.m. for 34 konti svarende til ca. 10% af mængden af statuskonti
• en del af det interne afstemningsmateriale er bortkommet
• afstemningsmateriale pr. ultimo april 2000 ønskes tilstillet den stedlige revision snarest muligt, (side 6 pkt. 2.4 afsnit 5).

Skatte- og Registerforvaltningen har tidligere overfor Revisionsdirektoratet beskrevet Forvaltningens afstemningsprocedurer med angivelse af afstemningsfrekvens, afstemningsansvar og afstemningsmaterialets lokation.

Forvaltningen har i 1999 foretaget alle afstemninger i henhold til de beskrevne procedurer, men desværre har man ved årsafstemningen pr. 31. december 1999 makuleret 1,2% af baggrundsmaterialet (KØR-rapporterne).

Det er derfor nu præciseret, at afstemningsmateriale og rapporter er en samlet enhed, og som følge heraf også skal arkiveres samlet.

Revisionsdirektoratets begrænsede gennemgang af afstemningsmateriale og specifikationer skyldes udelukkende, at Revisionsdirektoratet selv har aftalt med Forvaltningen, at man kun modtager materiale i takt med de ressourcer, som anvendes på området.

I rammebilaget "Regnskab i årets løb" er anført, at Skatte- og Registerforvaltningen har status som kommunens opkrævningsafdeling. Revisionsdirektoratet har konstateret, at Opkrævningsafdelingen alene opkræver restancer, som kan inddrives med hjemmel i Inddrivelsesloven, Skattelovgivningen samt Sociallovgivningen. Revisionsdirektoratet bemærker, at opkrævningen af kommunens civile krav ikke foretages af Skatte- og Registerforvaltningen, idet det er oplyst, at Skatte- og Registerforvaltningen ikke har fornøden ekspertise til denne form for opkrævning, og at der i øvrigt intet er at spare ved en samling af sagsbehandlingen i Skatte- og Registerforvaltningen på dette område. Revisionsdirektoratet bemærker, at problemstillingen vedrørende civile krav bør afklares internt i Økonomiforvaltningen, således at rammebilaget tydeliggør opgavefordelingen med hensyn til opkrævning af kommunale restancer, (side 7 pkt. 2.6 afsnit 3).

Skatte- og Registerforvaltningen udfører opkrævnings- og inkassoopgaver, som kan løses af medarbejdere med autorisation som kommunal pantefoged. Opgaverne om-

fatter primært skatterestancer og diverse kommunale krav, hvoraf hovedparten er restancer af sociale krav. Institutionen har derimod ikke etableret en juridisk enhed, som har kapacitet til at sagsbehandle en større mængde civile krav.

Revisionsdirektoratet bemærker, at Skatte- og registerforvaltningen har oplyst, at man ikke har ekspertise til sagsbehandling af civile krav, og at der ikke ses at være sparemuligheder ved en samling af dette sagsområde i Skatte- og Registerforvaltningen. Hertil kan oplyses, at såfremt der etableres en enhed til behandling af civile krav, vil hovedparten af sagerne kunne sagsbehandles. Men der vil blandt sådanne krav være en mindre del, hvor sagsbehandlingen er så kompleks og/eller medfører sagsanlæg ved domstol, at den under alle omstændigheder mest hensigtsmæssigt løses ved brug af advokatbistand. Vedrørende omkostningerne ved benyttelse af inkassoadvokat må det tages i betragtning, at advokaterne som udgangspunkt søger omkostningerne dækket af de pågældende skyldnere, således af sagsbehandlingen er uden omkostning for kommunen.

Skatte- og Registerforvaltningen vil drøfte sagsområdet med Økonomiforvaltningen med henblik på en justering af rammebilaget, således at teksten i rammebilaget svarer til de faktiske forhold på sagsområdet.

Endelig henviser Revisionsdirektoratet til en kassedifference på 168.000 kr. i Opkrævningsafdelingen som følge af et tyveri. Sagen er politianmeldt samt oplyst overfor Revisionsdirektoratet i en skrivelse af 16. november 1999. Revisionsdirektoratet ønsker orientering om det videre forløb i sagen samt oplysning om, hvilke kontrolforanstaltninger forholdet har givet anledning til, (side 8 afsnit 1 & 2 pkt. 2.8).

Den 2. november 1999 konstaterede Opkrævningsafdelingen en kassedifference på ca. 168.000 kr. Beløbet kan henføres til et tyveri, som blev politianmeldt. Revisionsdirektoratet ønsker orientering om det videre forløb i sagen.

Politiet har senest den 25. januar 2000 oplyst, at man ikke har kunnet klarlægge, hvem der er gerningsmand til tyveriet. Sagen har ført til en justering af kasseinstruksen for Opkrævningsafdelingen, hvor det blandt andet indskærpes, at optælling af større kontantbeløb skal foregå i et lokale, hvortil publikum ikke har adgang. Endvidere må der ikke forefindes større kontantbeløb i ekspeditionslokalet, d.v.s at kassemedarbejdere skal aflevere sådanne beløb til placering i boks. Endelig er der som sikkerhedsforanstaltning installeret videoovervågning i ekspeditionslokalet og i gangarealet bag dette.

-

-

-

Revisionsprotokollat nr. 9/1999 Løn- og Pensionsanvisningen.

Revisionsprotokollat nr. 14/1999 Økonomiforvaltningen.

Revisionsprotokollat nr. 15/1999 Skatte- og Registerforvaltningen.

Bjarne Winge

/ Ulrik Rosenberg