Mødedato: 15.06.2021, kl. 15:30
Mødested: Rådhuset, Udvalgsværelse D på 1. sal

Udmøntning af midler til foranalyser vedrørende tværgående effektiviseringer inden for automatisering og administrative funktioner

Se alle bilag

Indstillingen følger op på beslutningen i overførselssagen om at igangsætte et arbejde med at identificere nye forvaltningsspecifikke og tværgående initiativer med fokus på automatisering og administrative funktioner. Der redegøres for ti områder med potentiale for nye tværgående effektiviseringer, og foreslås udmøntning af midler til seks foranalyser og fordeling af midler til forvaltningsspecifikke initiativer inden for automatisering og administrative funktioner.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

  1. at de ti temaer for nye tværgående effektiviseringer tages til efterretning,

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget anbefaler over for Borgerrepræsentationen,

 2. at det godkendes, at der udmøntes midler til seks foranalyser fra puljen til forberedelse af tværgående effektiviseringer inden for automatisering og administrative funktioner for i alt 5 mio. kr.

 3. at det godkendes, at der udmøntes midler til forberedelse af forvaltningsspecifikke initiativer inden for automatisering og administration for samlet 2 mio. kr. og at midlerne fordeles ligeligt mellem de syv forvaltninger.

Problemstilling

I 2022 har tværgående effektiviseringer bidraget med 123 mio. kr. ud af de i alt 198 mio. kr. i stigende profiler fra tidligere års besluttede effektiviseringstiltag og dermed ydet et væsentligt bidrag til at indfri udvalgenes effektiviseringsmåltal. For at sikre en fortsat stabil pipeline af tværgående effektiviseringer, der kan bistå udvalgene med at indfri de kommende års effektiviseringskrav, blev det besluttet i Overførselssagen 2020-2021 (OFS), at pålægge Økonomiforvaltningen i samarbejde med de øvrige forvaltninger, at igangsætte et arbejde med at identificere nye forvaltningsspecifikke og tværgående initiativer med fokus på automatisering og administrative funktioner.

Da tværgående effektiviseringstiltag kræver modningstid og grundig forberedelse blev der med OFS 2020-2021 reserveret 7 mio. kr. til foranalyser til forberedelse af tværgående effektiviseringer inden for automatisering og administrative funktioner, heraf 2 mio. kr. til forvaltningsspecifikke effektiviseringer.

Det blev derudover besluttet, at fagforvaltningerne skal udarbejde handlingsplaner for hvilke områder, der vil blive arbejdet med automatisering i de kommende år.

Løsning

Økonomiforvaltningen har sammen med forvaltningerne afdækket ti områder med potentiale for nye tværgående effektiviseringer. Der er udarbejdet beslutningsoplæg på syv af områderne, jf. bilag 1. De øvrige tre områder inden for Vagtplanlægning, Professionalisering og samling af administrative funktioner indenfor løn og personale og Fælles viceværtsservice (Pilot Amager), afventer resultater af allerede igangsatte initiativer, før der igangsættes yderligere tiltag.

Der søges om midler til seks foranalyser. Foranalyserne skal bl.a. afdække potentiale og realisering af potentiale på tværs af forvaltningerne.

De ti områder og behov for midler til foranalyse er udvalgt af kredsen Økonomidirektører ud fra en samlet vurdering af, at der netop på disse områder forventes at kunne identificeres væsentlige tværgående effektiviseringsgevinster vedrørende automatisering og administration. Foranalyserne skal bidrage til at belyse potentialet inden for de udvalgte områder, så der til OFS 2021-2022, Budget 2023 og frem, kan fremsættes konkrete investeringsforslag med afsæt i foranalyserne. Områderne, og behov for midler til foranalyse er også godkendt af kredsen af administrerende direktører.

Det indstilles over for Økonomiudvalget at udmønte midler til seks foranalyser, jf. nedenstående tabel, for samlet 5 mio. kr., hvilket svarer til de midler, der blev reserveret med OFS 2020-2021. Midlerne foreslås anvendt til interne ressourcer og til køb af ekstern konsulentbistand.

Tabel 1. Områder med potentiale for tværgående effektiviseringer

Forslag

Foranalyse

Forventet fremlæggelse af investerings- forslag

1. Lagerstyring af inventar (KEID)

Analyse af en løsning, der kan understøtte øget genanvendelse

og mindre bortskaffelse af inventar, herunder etablering af KK-lager, som potentielt kan reducere indkøb af inventar. KK indkøber i gennemsnit inventar for 70 mio. kr. årligt.

1.043 t. kr.

OFS 2021-2022/ Budget 2023

2. Arealoptimering på administrative m2 (KEID)

Analyse, der kan belyse potentialer i en bedre udnyttelse af alle adm. m2 gennem en fleksibel ejendomsportefølje, samlokalisering af flere administrative funktioner på samme lokationer og samspil med aktivitetsbaseret indretning.

1.374 t. kr.

Budget 2023

3. Vagt og Sikring (KEID)

Analyse af brug af eksterne vagter. Det forventes, at bl.a. konsolidering af brug af eksterne vagter baseret på behov og kompetencer, vil reducere de ressourcer, der anvendes på vagtområdet på tværs af kommunen.

474 t. kr.

OFS 2021-2022/ Budget 2023

4. Automatisering af mails (KIT)

Analyse, der kan afdække hvordan øget automatisering af mailsortering og journalisering på tværs af forvaltningerne kan effektivisere kommunens ressource anvendelse

758 t. kr.

Budget 2023

5. Automatisering af administrative funktioner (KIT)

Analyse af potentialerne for automatisering af adm. processer, der går på tværs af forvaltningerne samt på automatisering af opgaver i forbindelse med sagsbehandling i de enkelte forvaltninger på områder med stor volumen.

Søger ikke om midler til foranalyse

Budget 2023

6. Leverandør- og kontraktstyring (KIT)

Analyse af potentialer i et samlet ekspertteam på tværs af KK, der kan drive og bistå forvaltningerne ved nye it-kontraktindgåelser og genforhandling af eksisterende kontrakter for de forretningskritiske it-systemer.

450 t. kr.

Budget 2023/ OFS 2022-2023

7. Fremtidens kontaktcenter (KFF)

Analyse og udvikling af metode til løbende at foretage foranalyser og kortlægninger af potentialer til at optimere og sikre serviceforbedringer inden for KK’s nuværende 75 kontaktcentre. Analysen baserer sig på erfaringer fra TMF og SUF og skal i første omgang afdækkes potentialet i hhv. BUF og SOF

900 t. kr.

OFS 2021-2022/ Budget 2023

8. Vagtplanlægning (KS)

I 2021 er planlagt videreudvikling og udvidelse af brugen af vagtplanssystem (KAS) i KK. Det giver potentiale for yderligere automatisering mv. Der er stor forskel på organisering af og opgavevaretagelse af vagtplanlægning i KK. Der vurderes at være potentiale i at analysere området yderligere. ØKF forelægger forvaltningerne et oplæg til tværgående effektiviseringer på området i 2022

Søger pt. ikke om midler til foranalyse.

Beslutning om analysefasen udsat til 2022

 

9. Professionalisering og samling af administrative funktioner på løn- og personaleområdet (KS)

Der er på nuværende tidspunkt igangsat flere tværgående it-projekter, som er trædesten til øget automatisering og professionalisering. Det er vurderingen, at der er potentiale for yderligere forbedringer og effektiviseringer. ØKF vil primo 2023 gå i dialog med forvaltningerne og forelægge oplæg til tværgående effektiviseringer med fokus på styrket service af KKs ledere ifm. adm. opgaver

Søger pt. ikke om midler til foranalyse.

 

Beslutning om analysefasen udsat til primo 2023

 

10. Samdrift Amager (fælles viceværtsservice)

Pilotperiode for Samdrift Amager kører frem til 1. juni 2022, jf. Der skal på senere tidspunkt tages stilling til, om Samdrift Amager evt. skal udbredes til hele byen. Såfremt det skal udbredes, vil det være nødvendigt med særskilt finansiering til databaseret analyse med beregning af potentialet i en evt. bydækkende model. KFF forelægger de relevante forvaltninger evt. behov for foranalyse til afdækning af potentiale primo 2022

Søger pt. ikke om midler til foranalyse.

 

Beslutning om analysefasen udsat til primo 2022

 

Udmøntning til foranalyse, i alt

5.000 t. kr.

 

 

 

Midler reserveret til forvaltningsspecifikke effektiviseringer og handlingsplaner for automatisering

Der blev med OFS 2020-2021 reserveret 2 mio. kr. til at forberede forvaltningsspecifikke effektiviseringer inden for automatisering af administrative funktioner. Det indstilles, at midlerne til forvaltningsspecifikke initiativer fordeles ligeligt mellem forvaltninger. Midlerne kan bruges til bl.a. udarbejdelse af handlingsplaner for automatisering. Derudover blev det med OFS 2020-2021 besluttet, at alle forvaltninger skal udarbejde handlingsplaner for automatisering. Automatiseringsplanerne skal afdække mulige områder, hvor automatisering kan bidrage til yderligere effektiviseringer. De forvaltningsspecifikke handlingsplaner udarbejdes i 2. halvår 2021 og afrapporteres i OFS 2021-2022.

Økonomi

Der er afsat 5 mio. kr. på service til foranalyser. hvilket svarer til forslag til udmøntning. De bevillingsmæssige konsekvenser fremgår af tabel 2.

Tabel 2. Bevillingsmæssige konsekvenser af ansøgninger til foranalyser

At-punkt

Analyse

Udvalg

Bevilling

(nr. og navn)

Funktion

Indtægt (I) /
Udgift (U)

(2021 p/l)

1.000 kr.

Varig?
ja/nej

2021

2022

2

Lagerstyring af inventar

ØU

1170 KEID, service

6.45.51.1

U

1.043

0

Nej

2

Arealoptimering på administrative m2

ØU

1170 KEID, service

6.45.51.1

U

1.374

0

Nej

2

Vagt og Sikring

ØU

1170 KEID, service

6.45.51.1

U

474

0

Nej

2

Automatisering af mails

ØU

1191 KIT,

service

6.45.52.1

U

379

379

Nej

2

Leverandør- og kontraktstyring

ØU

1191 KIT,

service

6.45.52.1

U

360

90

Nej

2

Fremtidens kontaktcenter

KFU

1060 KFF,

service

 

 

6.45.51.1

U

900

0

Nej

 

Finansposter (Kassen)

ØU

Finansposter

 

8.22.05.5

U

469

-469

Nej

Udmøntning af pulje

ØU

Fælles ramme- puljer, service

6.45.51.1

U

-5.000

0 Nej

I alt

 

-

-

-

-

0

0

-

 

ØU = Økonomiudvalget
KFU = Kultur- og Fritidsudvalget
KEID = Københavns Ejendomme og Indkøb
KIT = Koncern IT
KFF = Kultur- og Fritidsforvaltningen

Der er reserveret 2 mio. kr. på service til at forberede forvaltningsspecifikke effektiviseringer inden for automatisering af administrative funktioner. De bevillingsmæssige konsekvenser fremgår af tabel 3.

 

Tabel 3. Bevillingsmæssige konsekvenser af ansøgninger til foranalyser

At-punkt

Udvalg

Bevilling

(nr. og navn)

Funktion

Indtægt (I) /
Udgift (U)

1.000 kr.

(2021 p/l)

Varig?
ja/nej

2021

3

BIU

Administration

6.45.51.1

U

285,7

Nej

3

BUU

Administration

6.45.51.1

U

285,7

Nej

3

KFU

Kultur og fritid

6.45.51.1

U

285,7

Nej

3

SOU

Administration

6.45.51.1

U

285,7

Nej

3

SUD

Tværgående administration og opgaver

6.45.51.1

U

285,7

Nej

3

TMU

Ordinær drift

6.45.51.1

U

285,7

Nej

3

ØU

Økonomisk forvaltning, service

6.45.51.1

U

285,7

Nej

 

ØU

Fælles ramme- puljer, service

6.45.51.1

U

-2.000

Nej

I alt

-

-

-

-

0

-

 

 

BIU = Beskæftigelses- og Integrationsudvalget
BUU = Børne- og Ungdomsudvalget
KFU = Kultur- og Fritidsudvalget
SOU = Sundheds- og Omsorgsudvalget
SUD = Socialudvalget
TMU = Teknik- og Miljøudvalget
ØU = Økonomiudvalget

Videre proces

Status på arbejdet med at identificere nye tværgående effektiviseringer sker ifm. augustindstillingen for 2022 og Indkaldelsescirkulæret for 2023.

Herudover vil der ifm. OFS 2021-2022, Budget 2023 og frem blive fremlagt konkrete investeringsforslag, herunder givet en status på de øvrige områder, hvor der arbejdes på at identificere effektiviseringspotentiale.

 

Søren Hartmann Hede    /Mads Grønvall

Beslutning

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 15. juni 2021

Indstillingens 1.at-punkt blev taget til efterretning uden afstemning.

Indstillingens 2.og 3.at-punkt blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

 

Enhedslisten afgav følgende protokolbemærkning:

”Enhedslisten har ikke med indstillingen stemt for de tværgående effektiviseringer, som er beskrevet. Med indstillingen stemmer vi alene for, at der laves foranalyser som på et senere tidspunkt kommer tilbage til politisk behandling.”

Til top