Intern Revisions rapport vedrørende Teknik- og Miljøforvaltningens åbningsbalance i Kvantum

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at orienteringen om Intern Revisions rapport vedrørende Teknik- og Miljøforvaltningens åbningsbalance i Kvantum tages til efterretning.

Problemstilling

Alle revisionsrapporter, fra både den interne og eksterne revision, præsenteres for Økonomiudvalget, af hensyn til udvalgets mulighed for indseende med økonomiske og administrative forhold i hele kommunen.

Revisionsrapporter med prioritet 1 (rød) og 2 (gul) bemærkninger vedr. hele kommunen eller Økonomiudvalgets eget ressortområde optages på Økonomiudvalgets dagsorden som A-sager. Rapporter der udelukkende indeholder prioritet 3 (grønne) bemærkninger præsenteres for udvalget som B-sager. Nedenstående revisionsrapport har prioritet 1 (rød) bemærkninger, hvorfor den optages som en A-sag på Økonomiudvalgets dagsorden.

Intern Revision (IR) foretager i overensstemmelse med revisionsplanen for 2017 en gennemgang og revision af åbningsbalancen for alle forvaltningerne forud for dennes indlæsning i Kvantum.

IR har nu foretaget en gennemgang og revision af saldoen på konti i Teknik- og Miljøforvaltningens (TMF) balance forud for disses indlæsning som åbningsbalance i Kvantum. Rapporten omfatter saldiene i TMF’s balance i IT-systemet, KØR, pr. ultimo oktober 2017.

Af de 425 konti, der danner TMF’s balance i KØR, er 401 konti klar til indlæsning i Kvantum uden yderligere korrektioner.

Balancekonti, hvor der udestår sagsbehandling til sikring af overbevisning for validiteten af den bogførte saldo og bevilling vedrørende tabslån (rød)

Angående de resterende 24 konti udestår der sagsbehandling til sikring af overbevisning for validiteten af den bogførte saldo. Arbejdet med de udestående konti er i gang og skal være afsluttet inden lukning af regnskab 2017.

De 24 konti kan henføres til:

• 14 konti vedrørende parkeringsområdet og integration med ”Pilen”
• 7 konti vedrørende integration med Kirkegårdssystemet
• 1 konto vedrørende ”Frivilligt forlig”
• 1 konto vedrørende ”Råde over ejendomme”
• 1 konto vedrørende tilgodehavende

Københavns Kommune har indtil 2001 inden for rammen af tidligere byfornyelseslovgivning kunnet give tilsagn om støtte til byfornyelsesprojekter som tabslån. Kommunen dækker sammen med staten afdrag og renteudgifter på disse lån, som senest udløber i 2031. Kommunens udgifter til lånene er aftagene i takt med, at lånene udløber, og der vil således opstå et stigende strukturelt mindreforbrug over årene frem mod 2031. Mindreforbruget er på nuværende tidspunkt ikke opgjort, men det er IRs vurdering, at det gennemsnitligt vil være i størrelsesordenen 14 og 18 mio. kr. årligt. Disse mindreforbrug har i de tidligere år tilgået den samlede driftsramme under Teknik- og Miljøområdet.

Løsning

TMF har anført følgende handleplaner for de anførte bemærkninger:

Parkeringsområdet

På baggrund af udfordringer med opsætninger i parkeringsafgiftssystemet Pilen valgte TMF ikke at etablere en integration til det nye økonomisystem Kvantum i forbindelse med ibrugtagningen af systemet den 1. februar 2017. For at rette Pilens fejlopsætning og sikre integrationen til Kvantum nedsatte forvaltningen en tværgående arbejdsgruppe bestående af nøgle-medarbejdere fra TMF, Koncernservice og Betaling og Kontrol. Arbejdsgruppen klarlagde fejl-opsætningerne i Pilen og har i første halvår i samarbejde med systemleverandøren COWI A/S de nødvendige systemændringer.

Forvaltningen har i andet halvår 2017 arbejdet på, at afdække den fremadrettede integration til Kvantum. Forvaltningen har udarbejdet en løsningsbeskrivelse, der endnu ikke er blevet implementeret som følge af manglende ekstern leverandørs kapacitet. Leverandøren har den 20. november meddelt, at der allokeres en specialistressource til at vurdere omfanget af de nødvendige tilpasninger med henblik på, at sikre Pilens integration til Kvantum inden års udgang.

På parkeringsområdet er der derfor 14 konti, der ikke er klargjort til indlæsning i Kvantum. Dette kan henføres til konti, der knytter sig til fagsystemet Pilen, der er TMF sagsbehandlings-system i forhold til parkeringsafgiftsområdet. Kontiene er ikke klarmeldt til indlæsning i Kvantum, da fagsystemets integration til Kvantum ikke er etableret.

Tiltag:          

TMF gennemfører i november 2017 en konsolidering af forvaltningens balancekonti, således at de 14 balancekonti reduceres til tre konti. Forvaltningen vil derudover i forbindelse med regnskabsafslutningen gennemføre en totalafstemningen mellem tilgodehavender registreret i kommunens debitorsystem Opus Debitor og Pilen, og i samme forbindelse gennemføre eventuelle afskrivninger i denne forbindelse.

Forvaltningen er desuden i tæt dialog med systemudvikleren Cowi med henblik på at sikre Pilens integrationen til Kvantum inden udgangen af 2017.

Kirkegårdsområdet

På kirkegårdsområdet er der syv konti, der ikke er klargjort til indlæsning i Kvantum. Dette kan henføres til konti, der knytter sig til fagsystemet Kirkegårdssystemet, der er Teknik- og Miljøforvaltningens sagsbehandlingssystem i forhold til kirkegårdsområdet. Kontiene er ikke klarmeldt til indlæsning i Kvantum, da fagsystemets integration til Kvantum først er blevet etableret medio september 2017.

De syv konti kan henføres til tilgodehavender og områdets bankkonti.

Tiltag:

TMF gennemfører efter aftale med IR en oprydning i de syv konti i november 2017. Området forventes derfor klar til indlæsning i Kvantum i december måned.

Øvrige konti

Af de udestående 24 konti, fremgår tre konti, der kan henføres til områderne:

1. Statens andel af de frivillige forlig
2. Rådeoverejendomme
3. Løndebitorer

Tiltag:

1. I forhold til statens andel af de frivillige forlig vil TMF i december 2017 gennemgå den refusion Københavns Kommune historisk har modtaget fra Staten vedrørende de frivillige forlig. Forvaltningen vil i denne forbindelse gå i dialog med Staten om udbetaling af Statens andel.
2. Teknik- og Miljøudvalget indgik den 21. november 2016 en principaftale om, overdragelse af administration og ejerskab af Københavns Kommunes rådeoverejendomme til Økonomiforvaltningen, Københavns Ejendomme og Indkøb. TMF har i 2017 overdraget alle ejendomme med undtagelse af Colbjørnsensgade 17, da denne ejendom er blevet eksternt administreret. TMF er i dialog med Københavns Ejendomme og Indkøb, og foretager i december måned overdragelse af balanceposter og finansbudget til Økonomiforvaltningen. Eneste udestående er, at der skal ske en bevillingsmæssig ændring af forholdet, som indgår i 4. sag om bevillingsmæssige ændringer, som behandles på økonomiudvalgets møde den 12. december 2017. 
3. TMF´s løntilgodehavender bliver administreret af Koncernservice og beløber sig til 0,5 mio. kr. Forvaltningen har været i dialog med Koncernservice om kontoen. Kontoen udestår som følge af, at de relevante medarbejdere i Koncernservice ikke har afgang til at håndtere området i Kvantum.

Bevilling vedr. tabslån

Af revisionsrapporten fremgår det, at der gennemsnitligt har været et strukturelt mindreforbrug på bevillingen på mellem 14-18 mio. kr.

Det er dog forvaltningens vurdering, at dette ikke historisk set har været tilfældet, da gennemsnittet af de sidste fire års regnskabsresultat er en afvigelse på 5,7 mio. kr. I 2015 var afvigelsen således 1,7 mio. kr.

Af revisionsrapporten fremgår det ligeledes, at låneporteføljen skal gøres op og, at det konstaterede mindreforbrug skal overføres til kommunekassen. TMF er enige i, at der skal være transparent overblik over porteføljen og har i 2017 etableret dette. En udfordring har været, at staten, som administrerer lånene ikke har haft prognosemodeller, som har kunnet fastlægge niveauet for den faldende profil til brug for forvaltningens arbejde.

Forvaltningen har derfor selv arbejdet med at udarbejde prognosemodeller og har på den baggrund opgjort, at det nuværende mindreforbrug vil andrage 15,5 mio. kr. i 2017 og i 2018. Niveauet for 2018 er lagt ud fra et forsigtighedsprincip.

Forvaltningen har derfor siden januar 2017 været i gang med analysearbejdet. Forvaltningen vil frem til godkendelsen af Indkaldelsescirkulæret for 2019 være i dialog med Økonomiforvaltningen om den fremtidige håndtering af området herunder den fremtidig placering. Forvaltningen har indtil nu administreret området jf. den gældende delegation.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

TMF vil arbejde med at sikre, at forvaltningen kommer i mål med hele åbningsbalancen og IR vil følge processen tæt.

Peter Stensgaard Mørch                               /Mads Grønvall

Dagsordenspunkt 5: Intern Revisions rapport vedrørende Teknik- og Miljøforvaltningens åbningsbalance i Kvantum (2017-0389984)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 12. december 2017

Indstillingen blev taget til efterretning uden afstemning.