Revisionsrapport om administrative fællesskaber i Børne- og Ungdomsforvaltningen

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Økonomiudvalget henstiller til Børne- og Ungdomsudvalget, at kommunens regelsæt overholdes og at fornødne kontroller sikres,
2. at Økonomiudvalget tager til efterretning, at Økonomiforvaltningen har dialog med bl.a. Børne- og Ungdomsforvaltningen om muligheder for tilpasning af kommunens regelsæt. 

Problemstilling

Intern Revision har gennemgået Børne- og Ungdomsforvaltningens administrative fællesskabers procedurer for at gennemgå decentrale enheders indkøb gennem Kvantum og øvrige vareindkøb og varemodtagelse via EAN-faktura, udlæg, løn- og arbejdstidsregistrering. Intern Revisions rapport fremgår af bilag 1.

Intern Revision vurderer i rapporten, at de administrative fællesskabers kontrolmiljø af ovenstående er i strid med forretningscirkulæret for indkøb, som er godkendt af Økonomiudvalget. Det vurderes, at kontrol af, om godkendte indkøb af varer og tjenesteydelser svarer til det aftalte, ikke i tilstrækkelig grad udføres af en person med tilstrækkelig viden om indkøbet. Dette skyldes, at kontrollen ofte foretages centralt i forvaltningen frem for decentralt, hvor indkøbet er udført.

Intern Revision har afgivet en rød revisionsbemærkning for dette.

Løsning

Intern Revision henstiller i rapporten til, at Børne- og Ungdomsforvaltningen sørger for at følge Københavns Kommunes (KK) regler om varemodtagelse samt anvende roller og rettigheder i Kvantum i overensstemmelse med linjeledelsesprincippet. Det fremgår af rapporten, at Børne- og Ungdomsforvaltningens direktion har tilsluttet sig Intern Revisions konklusioner og godkendt en handleplan. Børne- og Ungdomsforvaltningen har derfor iværksat en række tiltag for at imødekomme Intern Revisions bemærkninger.

Det fremgår dog yderligere, at Intern Revision ikke finder Børne- og Ungdomsforvaltningens tiltag tilstrækkelige for at Børne- og Ungdomsforvaltningen følger kommunens vedtagne regler om varemodtagelse.

Børne- og Ungdomsudvalget har fået forelagt rapporten inkl. handleplan på udvalgets møde den 18. juni 2025 (bilag 2). Det fremgår af bilag 2, at Børne- og Ungdomsforvaltningen fortsat ikke følger alle kommunens regler vedrørende kontrol af godkendte indkøb, da det forventeligt vil medføre en væsentlig meropgave for lederne og kræve flere administrative ressourcer.

Børne- og Ungdomsforvaltningen har et ønske om, at de decentrale ledere skal friholdes mest muligt for kontrolopgaven. Forvaltningen vurderer hertil, at der vil være øgede udgifter forbundet med dette.

Økonomiforvaltningen orienterer om, at der er igangsat et arbejde sammen med Koncernservice og Børne- og Ungdomsforvaltningen om at se på mulighederne for at løse Intern Revisions bemærkninger. Der afdækkes muligheder for at etablere automatiske løsninger samt tilpasning af kommunens regelsæt.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Økonomiforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen arbejder på at løse revisionsbemærkningerne, jf. ovenstående. Økonomiudvalget vil blive orienteret igen, hvis det bliver relevant.