Håndtering af medlemsforslag om anonymisering af ansøgninger som krav i kommende udbud

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at det godkendes, at krav om anonymisering af ansøgninger indgår som krav i kravspecifikationen i anskaffelsen af et nyt rekrutteringssystem,
2. at det godkendes, at medlemsforslag af den 13. november 2025 fra Alternativet og Helle Jønch (løsgænger) hermed er håndteret.

Problemstilling

Alternativet og Helle Jønch (løsgænger) stillede i Borgerrepræsentationen (BR) den 13. november 2025 et medlemsforslag om anonymisering af ansøgninger som krav i kommende udbud:

"at Borgerrepræsentationen pålægger Økonomiforvaltningen at udarbejde en sag til politisk behandling, der omhandler muligheden for at indføre anonymisering af ansøgninger som en kravspecifikation i det næste udbud af rekrutteringssystemer.”

BR besluttede at udvalgshenvise forslaget til Økonomiudvalget (ØU).

Anonymisering af jobansøgninger i Københavns Kommune (KK) har været politisk behandlet ad flere omgange siden 2021:

• 14. september 2021: ØU besluttede, at Økonomiudvalget (ØKF) skulle afdække markedet for tekniske løsninger til anonymisering samt arbejde videre med alternative tiltag til at fremme ligebehandling.
• 29. marts 2022: ØKF præsenterede markedsanalyse og status på igangsatte ligebehandlingstiltag for ØU.
• 25. januar 2023: ØKF orienterede om markedsafdækning.
• 12. december 2023: ØKF præsenterede en opdateret markedsafdækning for ØU.
• 25. februar 2025: ØKF orienterede om, at markedet fortsat vurderes umodent, og at ØKF havde igangsat afprøvning af to anonymiseringsløsninger.
• 17. marts 2026: ØKF orienterede om igangsættelse af anskaffelsesproces for nyt rekrutteringssystem samt gennemførelse af markedsdialog i 1. kvartal 2026.

Det bemærkes, at i Budgetaftale 2026 har parterne aftalt at igangsætte et forsøg med anonymisering af jobansøgninger omfattende tre til fem rekrutteringer i alle syv forvaltninger i 2026 og 2027.

Rekrutteringssystemet i Københavns Kommune

I 2025 havde KK's rekrutteringssystem, Talent Recruiter, ca. 1,6 mio. visninger af jobopslag og næsten 400.000 påbegyndte ansøgninger. I samme periode blev systemet anvendt til 6.960 jobopslag med 240.851 ansøgere. I hvert af de 6.960 jobopslag i 2025 har der været en rekrutterende leder, medarbejderrepræsentation og administrative medarbejdere tilknyttet, og antallet af aktive brugere i 2025 overstiger derfor antallet af jobopslag betydeligt.

Rekrutteringssystemet har således en betydelig udbredelse, og ændringer i kravspecifikationen vil berøre en stor del af kommunens rekrutteringsaktivitet. Som følge af systemets udbredelse er det underlagt omfattende krav til it-sikkerhed, driftssikkerhed og datasikkerhed, og det vurderes som et kritisk system for kommunens samlede drift.

Løsning

I forbindelse med anskaffelsen af en ny rekrutteringsløsning er der i første kvartal 2026 gennemført en markedsdialog med relevante leverandører. Markedsdialogen har bl.a. haft til formål at afdække, hvordan anonymisering kan systemunderstøttes i en kommende rekrutteringsløsning.

På baggrund heraf vurderer ØKF, at det er muligt at indarbejde et krav om anonymisering i kravspecifikationen. Såfremt ØU ønsker, at anonymisering skal indgå som krav i udbuddet, kan kravet formuleres således:

Kravspecifikation – Anonym rekruttering

Københavns Kommune ønsker mulighed for at anvende anonym rekruttering i rekrutteringsprocesser. I forlængelse heraf skal leverandøren i tilbuddet beskrive, hvordan deres løsning understøtter nedenstående krav.

• Løsningen skal give mulighed for at aktivere anonym rekruttering i den enkelte rekrutteringsproces.
• Løsningen skal kunne skjule kandidatens stamdata, fx navn, adresse, alder og kontaktoplysninger, for den ansættende part i de indledende faser af processen.
• Løsningen skal understøtte, at kandidater kan vurderes på et anonymt grundlag.
• Løsningen skal understøtte fleksibilitet i fastsættelsen af, hvornår i rekrutteringsprocessen kandidatens identitet gøres synlig.

Kravene er foreløbigt formuleret og kan blive justeret frem mod offentliggørelsen af udbudsmaterialet.

Kravspecifikationen er formuleret på et niveau, hvor det på baggrund af markedsdialogen vurderes, at relevante leverandører vil kunne levere løsninger, der understøtter kravene. En yderligere specificering eller stramning af kravene vurderes at indebære en risiko for, at leverandører ikke vil kunne leve op til dem.

Kravet er formuleret på et niveau, hvor det vurderes, at relevante leverandører kan levere løsninger, der understøtter kravet. Stilles der krav om fuld og garanteret anonymisering gennem hele rekrutteringsprocessen, vurderes det, at ingen leverandører vil kunne afgive tilbud, da markedet på nuværende tidspunkt ikke kan understøtte dette.

Afprøvninger og dialog med leverandører viser, at de tilgængelige løsninger fortsat har begrænsninger i forhold til at sikre fuld anonymisering af ansøgningsmateriale. Det omfatter bl.a., at kandidatoplysninger i visse tilfælde kan fremgå af systemgenererede funktioner og rapporter, selv om anonymisering er aktiveret, ligesom kandidater selv kan angive oplysninger i fritekstfelter, der kan bidrage til at identificere dem.

Begrænsningerne gælder også for løsninger, der anvender kunstig intelligens til anonymisering. Her er det ikke muligt at redegøre for, hvordan oplysninger er behandlet eller anonymiseret, hvilket er problematisk i forhold til gældende krav om ligebehandling og gennemsigtighed i rekrutteringsprocessen. Derudover skal anvendelsen af tekniske løsninger tilrettelægges, så systemets behandling af oplysninger ikke i praksis kommer til at afskære eller begrænse den konkrete individuelle vurdering, som skal foretages ved rekruttering.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Såfremt, det besluttes at indarbejde anonymisering som krav, vil kravet indgå i det samlede udbudsmateriale i forbindelse med anskaffelsen af en ny rekrutteringsløsning. Det nye system forventes implementeret primo 2028.