Mødedato: 10.11.2020, kl. 15:30
Mødested: Rådhuset, Udvalgsværelse D på 1. sal

Godkendelse af årsregnskabet 2019

Se alle bilag

Med denne indstilling forelægges Københavns Kommunes regnskab for 2019 til endelig godkendelse på baggrund af revisionsudvalgets behandling af regnskabet i revisionsbetænkningen.

Kommunens Revisionsudvalg har afgivet sin betænkning over årsregnskabet, revisionsberetningen og handleplanerne hertil, som danner grundlag for Borgerrepræsentationens endelige behandling af regnskabet. I betænkningen fremdrages forhold, som revisionsudvalget vurderer, kan være af betydning for Borgerrepræsentationen ved bedømmelsen af regnskabet. Denne indstilling svarer på de forhold, revisionsudvalget har valgt at fremhæve i forhold til regnskabet for 2019, så regnskabet kan endeligt godkendes, og efterfølgende oversendes til de relevante myndigheder.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

  1. at revisionsbetænkningen om revisionen af Københavns Kommunes regnskab for 2019, jf. bilag 1, tages til efterretning,
  2. at Københavns Kommunes regnskab for 2019, jf. bilag 3 og 4, godkendes.

Problemstilling

Regnskabsresultat for 2019 viste, at Københavns Kommune overholdt de samlede udgiftsrammer på service og anlæg. Der var i regnskabet for 2019 et mindreforbrug på service på 561 mio. kr., et merforbrug på bruttoanlæg på 85 mio. kr. og et mindreforbrug på overførsler mv. på 100 mio. kr.

Københavns Kommune modtog den 15. juni 2020 revisionsberetningen til regnskabet for 2019. Med beretningen godkendte kommunens eksterne revisor Deloitte årsregnskabet for 2019 uden forbehold. Revisionen anførte desuden, at det generelt er vurderingen, at forretningsgange mv. i Københavns Kommune er designet i overensstemmelse med de gældende regler, og at efterlevelse heraf understøtter kommunens regnskabsaflæggelse og økonomistyring på betryggende vis.

På baggrund af forvaltningernes handleplaner, som blev forelagt Økonomiudvalget på mødet den 25. august 2020, har revisionsudvalget udarbejdet deres betænkning over revisionen af årsregnskabet 2019, som danner grundlag for Borgerrepræsentationens endelige behandling af regnskabet. 

Løsning

Revisionsudvalget har behandlet Deloittes revisionsberetning, og behandlingen har omfattet de handleplaner Økonomiudvalget og de stående udvalg har knyttet til revisionsberetningen.

Revisionsudvalget skriver i sin betænkning følgende: ”Det er Revisionsudvalgets samlede vurdering, at Økonomiudvalgets og de stående udvalgs besvarelser og besluttede handleplaner, såfremt disse gennemføres, vil kunne imødegå de fejl og mangler, der har givet anledning til revisionsbemærkningerne.”

Revisionsudvalget har nedenstående bemærkninger som følge af de væsentligste forhold i revisionsberetningen.

Tabel 1 - Revisionsudvalgets bemærkninger og Økonomiforvaltningens kommentarer

Revisionsudvalgets bemærkninger og anbefalinger

Økonomiforvaltningens kommentarer

Risiko for besvigelser

Revisionsudvalget noterer sig, at revisors gennemgang i 2019 - ud over den manglende afstemning af kommunens tilgodehavender - har vist mangler i de interne kontroller, manglende afstemning af balancens poster samt mangler vedrørende drift og vedligeholdelse af roller og rettigheder i Kvantum (der henvises særligt til revisionsbemærkningerne 1, 2, 6 og 14). Dette kan medføre en forøget risiko for besvigelser.

Revisionsudvalget anbefaler derfor, at Økonomiudvalget indskærper, at direktionen i Økonomiforvaltningen sikrer, at de revisionsbemærkninger, der i kombination med hinanden medfører en forøget risiko for besvigelser, lukkes hurtigst muligt.

Økonomiforvaltningen arbejder løbende med kommunens kontrolmiljø, og arbejder fokuseret på at imødekomme de observerede forhold og lukke revisionsbemærkningerne, jf. de udarbejdede handleplaner.

 

Debitorområdet

Revisionsudvalget bemærker, at revisor i lighed med 2018 har en kritisk bemærkning vedrørende debitorområdet, som revisor tillige, og højest usædvanligt, særligt omtaler i påtegningen til regnskabet.

Revisionsudvalget finder det utilfredsstillende, at der er usikkerhed omkring kommunens tilgodehavender og dermed en risiko for, at kommunens indtægter ikke er korrekt indregnet i regnskabet, samt at potentielle tab/afskrivninger ikke er identificeret i regnskabet.

Revisionsudvalget noterer med tilfredshed, at flere delopgaver i arbejdet med tilgodehavenderne er eller vil blive afsluttet i efteråret 2020. Revisionsudvalget anbefaler, at Økonomiudvalget indskærper, at direktionen i Økonomiforvaltningen sikrer, at arbejdet med alle de delopgaver, der indgår i at sikre at kommunens tilgodehavender er retvisende, afsluttes inden aflæggelse af regnskabet for 2020, herunder at det er afklaret, hvilke konsekvenser forholdet har for kommunens borgere og for kommunekassen.

Økonomiforvaltningen har afstemt hovedparten af de udestående debitorkonti. Der udestår ift. igangværende projekt en afstemning af tre specifikke konti vedrørende parkeringsområdet, biblioteksområdet samt ejendomsskattesystemet.

Økonomiudvalget vil blive orienteret om resultatet af oprydningen på debitorområdet ifm. sagen om opfølgning på revisionsbemærkninger, som også forelægges Økonomiudvalget på mødet 8. december 2020.

 

I forlængelse en gennemgang af kommunens tilgodehavender vil Økonomiforvaltningen arbejde videre med at optimere og ensarte processerne på debitorområdet, herunder kommunens interne ansvarsfordeling og dokumentationskrav, samt i forbindelse med den trinvise ibrugtagning af det nye fællesoffentlige inddrivelsessystem afstemme beholdningen af fordringer mellem kommunen og Gældsstyrelsen.

Indkøb

Revisionsudvalget bemærker, at revisor i lighed med tidligere år anfører, at kommunens indkøb af varer og tjenesteydelser ikke foretages således, at gældende regler for konkurrenceudsættelse overholdes. Endvidere påpeges at kommunen ikke får realiseret de økonomiske gevinster (sparsommelighed) gennem konkurrenceudsættelse og indkøb via de indgåede aftaler gennem indkøbsløsningen i Kvantum.

Revisionsudvalget anbefaler derfor, at fagudvalgene indskærper, at direktionen i de enkelte forvaltninger sikrer, at lovgivningen og kommunens regler for indkøb overholdes. Det er kritisabelt, at der løbende kommer revisionsrapporter m.v., der peger på, at indkøbsreglerne ikke er overholdt, som i 2019 vedrørende køb af eksterne advokat- og konsulentydelser.

I indkøbspolitikken er anført en målsætning om, at ”95% af de indkøbte varer er købt hos den rigtige leverandør ved udgangen af 2021”. P.t. er anvendelsen af indkøbsløsningen i Kvantum det bedste værktøj til måling af indkøbscompliance. Anvendelsen af indkøbsløsningen er steget gennem 2019, men lader til at stagnere mellem 35 og 40%. Dette parameter giver dog ikke en valid måling i forhold til, hvorvidt køb af varer og tjenesteydelser er sket til den rigtige pris hos den rigtige leverandør.

Derfor anbefaler Revisionsudvalget, at revisors anbefaling om to nye målbilleder for indkøbscompliance følges.

1. Aftale-compliance, der viser kommunens evne til at købe konkurrenceudsatte varer/tjenesteydelser hos den rigtige leverandør.

2. Proces-compliance, der viser kommunens evne til at anvende de rigtige løsninger i forbindelse med indkøb og fakturahåndtering.

Det skønnes, at potentialet for, hvad der mest hensigtsmæssigt kan indkøbes på aftale, er 5,2 mia.kr. årligt.

Økonomiforvaltningen stiller ledelsesinformation på indkøb til rådighed for alle forvaltninger. Compliance har vist en stigende tendens gennem 2020 og handleplanerne vurderes at understøtte en fortsat positiv udvikling. Det kræver dog et konstant fokus at øge compliance. For 2019 var måltallet 70 pct. og den opnåede compliance 36,1 pct.

Økonomiforvaltningen påbegyndte implementeringen af både aftale- og procescompliance primo 2020, og arbejdet fortsætter året ud. Det forventes, at den tekniske løsning til opgørelse af aftalecompliance er på plads i 4. kvartal 2020.

Parallelt med denne ændringsanmodning implementerer Økonomiforvaltningen de nødvendige indholdsmæssige ændringer i Kvantum Indkøb. Dette drejer sig bl.a. om katalogopdateringer på 8-900 kontrakter i Kvantum Indkøb, og klargøring af ledelsesrapporteringen på compliancerapporterne.

Der arbejdes med at udvikle et rapporterings- og opfølgningsregime på anvendelsen af de korrekte processer i forbindelse med indkøb. Det forventes, at opgørelse og opfølgning på procescompliance implementeres i marts 2021.

Revisionsudvalgets bemærkninger og anbefalinger

Teknik- og Miljøforvaltningens kommentarer

Takster Teknik- og Miljøforvaltningen

Revisionsudvalget noterer sig forvaltningens arbejde med genopretningen af takstområdet. Arbejdet forventes afsluttet således, at beregning af forvaltningens eksterne og interne takster for 2022, er i overensstemmelse med gældende regler, transparente, korrekt beregnede og på det rigtige grundlag. Revisionsudvalget anmoder Intern Revision om medio 2021 at gennemgå og vurdere kvalitet i forvaltningens takster for 2022.

Endelig tager Revisionsudvalget til efterretning, at forvaltningen på fem områder igennem en årrække har opkrævet for høje gebyrer i medfør af Vejloven. Forvaltningen har som følge heraf en pligt til tilbagebetaling, og de samlede tilbagebetalingsomkostninger på de fem sagsområder inkl. sagsbehandling er senest anslået til samlet 99,7 mio. kr.

Forvaltningens genberegnede takster er godkendt og indarbejdet i takstkataloget til budget 2021. Forvaltningen forventer til takstberegningen for 2022 at anvende aktivitetsdata baseret på tidsregistreringer. Udviklingen af takstområdet er en kontinuerlig proces, hvor der fortsat arbejdes med at forbedre datagrundlaget og arbejdsprocesser, så taksterne fortsat sikres lovlige, transparente, korrekt beregnede og på det rigtige grundlag.

Forvaltningen deltager i en arbejdsgruppe nedsat af Økonomiforvaltningen med repræsentanter på tværs af kommunen. Arbejdsgruppen skal levere input til fælles retningslinjer for takstberegningen. Som en del af dette arbejde forventes udarbejdet fælles retningslinjer for beregningen af interne priser.

Økonomiforvaltningen følger løbende op på revisionsbemærkningerne og forvaltningernes handleplaner. Den næste status forelægges Økonomiudvalget den 8. december 2020.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Den endelige godkendelse af regnskabet for 2019 inkl. revisionens bemærkninger sker på Borgerrepræsentationens møde den 19. november 2020, herefter oversendes regnskabet til tilsynsmyndighederne.

 

Søren Hartmann Hede / Mads Grønvall

Beslutning

Dagsordenspunkt 2: Godkendelse af årsregnskabet 2019 (2020-0811805)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 10. november 2020

Revisor Lars Kronow fra Deloitte og chef for Intern Revision, Jesper Andersen, var til stede under behandlingen af dagsordenspunktet af hensyn til sagens oplysning.

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

 

Til top