Håndtering af medlemsforlag om borgmestrenes repræsentationskonti

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at overblik over borgmestrenes forbrug i indeværende periode fordelt på borgmestrenes ressortområder på repræsentationskontoen tages til efterretning,
2. at eksempler på repræsentationsudgifter tages til efterretning,
3. at muligheden for at indføre et forbrugsloft over repræsentationsudgifter drøftes,
4. at det godkendes, at medlemsforslag om borgmestrenes repræsentationskonti fra Borgerrepræsentationens møde den 26. juni 2025 hermed er håndteret.

Problemstilling

Borgerrepræsentationen udvalgshenviste på mødet den 26. juni 2025 medlemsforslag om borgmestrenes repræsentationskonti stillet af Finn Rudaizky (løsgænger), til Økonomiudvalget, bilag 1.

Af medlemsforsaget fremgår det, at Økonomiforvaltningen med inddragelse af andre relevante forvaltninger skal udarbejde en sag med følgende indhold:

1. en opdatering af reglerne for borgmestrenes decentrale repræsentationskonti, så der er mere tydelige rammer for, hvad de må bruges,
2. at der skal tages stilling til et forbrugsloft,
3. sagen skal derudover indeholde et overblik over borgmestrenes forbrug i indeværende periode fordelt på borgmestrenes ressortområder på repræsentationskontoen.

Løsning

De nuværende rammer for repræsentation er beskrevet i "Politik for repræsentation m.v.", bilag 2.  En repræsentationsudgift er i "Politik for repræsentation m.v.”, defineret som en udgift som afholdes med et repræsentativt formål for øje, hvor kommunen er henholdsvis vært eller giver og forudsætter at arrangementet, som repræsentationsudgiften vedrører, hovedsageligt sker med deltagelse af personer, der ikke er knyttet til kommunen, eller såfremt der er tale om gavegivning, at dette sker til personer, der ikke er knyttet til kommunen.

Formålet med repræsentation kan være at øge kendskabet til og velvilligheden over for kommunen, herunder indgå aftaler med eksterne parter, knytte forbindelser eller bevare forbindelser Der skal være en kommunal interesse og udgiften skal være økonomisk forsvarlig. 

Politikken beskriver de forhold, som i de konkrete situationer skal lægges til grund ved vurderingen af, om afholdelse af en repræsentationsudgift falder inden for de gældende regler og kommunens politik for repræsentation m.v.

Det er den enkelt forvaltning, som har ansvaret for administrationen af de respektive borgmestres udgifter til repræsentation.

Ad 1: Tydelige rammer for, hvad repræsentationskontoen må bruges til, jf. medlemsforslagets formulering.

Det er Økonomiforvaltningens vurdering, at beskrivelsen af rammerne for repræsentation i de nuværende rammer for "Politik for repræsentation m.v.", er fyldestgørende.

Der har været en drøftelse i sekretariatschefkredsen, som har resulteret i yderligere eksempler på repræsentation, som kan bidrage til at tydeliggøre af rammerne for afholdes af udgifter til repræsentation:

Værtskab

• Besøg af ambassadører
• Besøg af repræsentanter fra eks. Venskabsbyer

Møder

• Møder med civilsamfundsorganisationer
• Møder med borgmestre fra andre kommuner
• Møder med ministre eller regeringsrepræsentanter

Netværks-arrangementer

• Workshops med bl.a. andre myndigheder, eksterne leverandører, virksomheder, brancheorganisationer, civilsamfundet og uddannelsesinstitutioner om kommunale emner
• Rundbordsmøder/dialogmøder om et kommunalt emne med eksterne parter bl.a. andre myndigheder, eksterne leverandører, virksomheder, brancheorganisationer, civilsamfundet og uddannelsesinstitutioner

Delegationer

• Besøg af delegationer fra andre kommuner
• Besøg af udenlandske delegationer

Gaver til eksterne parter

• Gave (Vin, chokolade, bog eller lignende) til oplægsholdere ved netværks-arrangementer
• Gave (Vin, chokolade, bog eller lignende) til en ekstern samarbejdspartners runde fødselsdage eller jubilæum
• Gaver ved besøg hos eksterne samarbejdspartnere, eks. Venskabsbyer, forretningspartnere, mv.

Hvis Økonomiudvalget ønsker yderligere konkretisering og afgrænsning af rammerne for repræsentationsudgifter for en borgmester, vil Økonomiforvaltningen iværksætte en høring blandt forvaltningerne om den praksis for konteringen af disse udgifter med henblik på tydeliggørelse af rammerne. Økonomiforvaltningen vil i så fald herefter vende tilbage med en indstilling herom.

Ad 2: Forbrugsloft på repræsentationskonti

Borgerrepræsentationen besluttede med ”Politik for repræsentation m.v.” en politik, der sikrer fleksibilitet og smidighed i forbindelse med tilrettelæggelsen af administrationen af repræsentationsudgifterne. Omfang og indhold af budgetposterne til repræsentation i forhold til den enkelte situation eller begivenhed er derfor ikke fastlagt i de nuværende rammer for repræsentation.

Der er forvaltningerne imellem forskel på behovet for repræsentative aktiviteter, ligesom behovet kan være variabelt fra år til år afhængig af blandt andet større begivenheder i København, fx EU-topmøde, statsbesøg, større arrangementer som Tour de France mv.

Der er i sekretariatchefkredsen enighed om, at et loft over forbrugsudgifter ikke vil være hensigtsmæssigt og i modsætning til den fleksibilitet og smidighed, som der er behov for i den daglige drift.

Hvis der i Økonomiudvalget er et ønske om et forbrugsloft på repræsentationsudgifter, vil Økonomiforvaltningen efter inddragelse af de øvrige forvaltninger vende tilbage med en indstilling om et konkret forbrugsloft og samt forslag til administrationen heraf.

Ad 3: Forbrug i indeværende periode fordelt på borgmestrenes ressortområder

I tabel 1 fremgår forvaltningernes oplysninger om borgmestrenes forbrug på repræsentationskontoen for indeværende valgperiode 2022-2025.

Tabellen viser borgmestrenes udgifter til repræsentation. Tabellen indeholder dermed ikke udgifter til forbrug (dvs. udgifter til kontorhold, mobiltelefon, iPad, hjemmearbejdsplads, møder, mødeforplejning, taxa, borgmesterbil, kurser, konferencer, rejser, avis, IT samt øvrige forbrugsudgifter).

Tabel 1. Borgmestrenes forbrug på repræsentation, 2022-2025

*Opgørelse for 1.- 2. kvartal 2025. **Opgørelse for 1.- 3. kvartal 2025. *** Opgørelse for 1. kvartal 2025.

**** Af tabellen fremgår gaver givet i repræsentativt øjemed. Møder af repræsentativ karakter er indgået som delmængde i opgørelsen af møder offentliggjort på kk.dk. 

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Såfremt der er ønske om, at BR skal fastsætte nærmere regler om borgmestrenes repræsentationskonti, vil Økonomiforvaltningen efter høring af forvaltningerne vende tilbage til ØU med en sag. Det samme gælder, hvis der er ønske om et konkret forbrugsloft.