Digital formidling af dagsordener og beslutningsprotokoller til møderne i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen samt referater fra møderne i Borgerrepræsentationen fra 1. januar 2004

Økonomiudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde tirsdag den 9. december 2003

 

 

J.nr. ØU 406/2003

 

2. Digital formidling af dagsordener og beslutningsprotokoller til møderne i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen samt referater fra møderne i Borgerrepræsentationen fra 1. januar 2004

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget overfor Borgerrepræsentationen anbefaler

at dagsordener (med indstillinger og bilag) og beslutningsprotokoller til møderne i Borgerrepræsentationen og Økonomiudvalget ikke udsendes i papirudgave fra 1. januar 2004,

 

at borgerrepræsentanter, ansatte og abonnenter med virkning fra 1. januar 2004 kan få en e-mail med besked om, at mødematerialet er publiceret på nettet,  

 

at medlemmerne af Borgerrepræsentationen og Økonomiudvalget fortsat kan vælge at få tilsendt mødematerialet i en papirudgave; det trykte dagsordenmateriale til møderne i Borgerrepræsentationen og Økonomiudvalget leveres i givet fald i almindelig fotokopi (A-4 format),

 

at de skrevne referater fra Borgerrepræsentationens møder bliver erstattet af "video-streaming", der offentliggøres på intra- og internettet,

 

at borgerrepræsentanterne fortsat kan bestille skriftlige referater af forhandlinger i Borgerrepræsentationen

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 9. december 2003

Udsat.

 

 

Behandling: Økonomiudvalget.

 

 

RESUME

I Økonomiudvalgets budget for 2004 er der indarbejdet en besparelse på ca. 2,5 mio kr. som følge af øget "digital formidling". Det indebærer, at dagsordener og beslutningsprotokoller til møderne i Borgerrepræsentationen og Økonomiudvalget kun kan udsendes i papirudgave til medlemmerne af Borgerrepræsentationen.

 

Besparelsen skal ses i lyset af, at mødedagsordener med indstillinger og bilag samt beslutningsprotokoller fra møder i Borgerrepræsentationen og Økonomiudvalget er tilgængelige for politikere, ansatte og borgere på intra- og internettet. 

 

I forslaget til den fremtidige digitale løsning lægges der op til, at Borgerrepræsentanter, ansatte og abonnenter fremover kan bestille en e-mail med besked om, at mødematerialet er publiceret på intra- og internettet, hvorefter man selv henter materialet på nettet.

 

Økonomiforvaltningen foreslår endvidere, at de skrevne referater af forhandlingerne i Borgerrepræsentationen afløses af videooptagelser (video-streaming) fra møderne. Optagelserne vil pr. 1. januar 2004 være tilgængelige på intra- og internettet umiddelbart efter møder i Borgerrepræsentationen.

 

Det vil fortsat være muligt for borgerrepræsentanterne at bestille skriftlige referater af konkrete forhandlinger i Borgerrepræsentationen.