Procedure i forbindelse med opsigelse af kommunale lejemål.

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 5. december 2000

Økonomiforvaltningen foreslår, at Økonomiudvalget tiltræder,

På Økonomiudvalgets møde den 20.06.2000 (ØU 196/2000) stillede Morten Kabell og Per Bregengaard forslag om følgende procedure: at opsigelse af kommunale lejemål afventer den politiske behandling, hvor en sådan skal finde sted, og at forvaltningerne under sagsforberedelsen både i sådanne sager og i sager på forvaltningsniveau sender en "i sinde-skrivelse" til lejeren, inden opsigelsen fremsendes.

Udvalget besluttede, at Økonomiforvaltningen i samarbejde med de øvrige forvaltninger skulle udarbejde en indstilling i sagen med henblik på forelæggelse for udvalget.

Hensynet til politikernes ønske om at være frit stillet til at træffe en beslutning i de forelagte sager er også hidtil indgået i vurderingen af, hvornår en lejer bør opsiges.

Økonomiforvaltningen har således ingen bemærkninger til, at en opsigelse som udgangspunkt afventer den politiske behandling, hvor en sådan skal ske. I de tilfælde, hvor lejemålets frigørelse har umiddelbar sammenhæng med beslutningen, vil det endog ofte kunne være hensigtsmæssigt.

Økonomiforvaltningen finder endvidere, at det kan være en god service over for lejeren, hvis forvaltningerne ud fra samme hensyn, som fremgår af det af Borgerrepræsentationen vedtagne værdigrundlag for kommunen, som udgangspunkt sender en "i sinde-skrivelse" til lejeren, inden selve opsigelsen sendes.

En forudsætning vil være, at sagen, der nødvendiggør opsigelse, på det pågældende tidspunkt er så afklaret, at det må antages at være overvejende sandsynligt, at sagen gennemføres eller tiltrædes i det politiske system.

Dette skyldes, at det er vigtigt, at man undgår at sende unødige "i sinde-skrivelser" og dermed risikerer at skabe unødvendig uro og bekymring.

I visse situationer findes det ikke hensigtsmæssigt, at lejerne skal have en "i sinde-skrivelse" inden opsigelse. Det gælder fx ved lejerens misligholdelse, eller hvor der tidligere er truffet en politisk beslutning, fx en byfornyelsesbeslutning, som forudsætter opsigelse.

Morten Kabell og Per Bregengaard stillede på Økonomiudvalgets møde den 20.06. 2000 følgende forslag om proceduren i forbindelse med opsigelse af kommunale lejemål:

"Opsigelse af kommunalt ejede, udlejede grunde og bygninger afventer udvalgs eller Borgerrepræsentationens afgørelse i de sager, som vil komme til politisk behandling. Det kan eksempelvis ske i forbindelse med bygning og indretning af institutioner. Under sagsforberedelsen afgiver forvaltningen i rimelig tid inden sagens politiske behandling en "i sinde-skrivelse" til lejeren. Også i forbindelse med sager, der udelukkende befinder sig på forvaltningsniveau fremsendes en "i sinde-skrivelse" i rimelig tid, inden opsigelsen fremsendes. Formålet er, at lejeren kan gøre sine synspunkter gældende før en opsigelse."

Forslagets motivering: "Proceduren kan betragtes som en parallel til fremgangsmåden ved normale afskedigelser. I begge tilfælde har opsigelsen ofte en væsentlig betydning for den pågældendes økonomiske forhold og levevilkår, hvilket fordrer særlige hensyn. Det er rimeligt, at lejere er orienteret om, at deres lejemål opsiges ikke mindst som en konsekvens af en politisk beslutning, som de har en væsentlig interesse i. Det er også væsentligt for politikerne, at interessenter i videst mulig udstrækning er orienteret om en sag, når de i deres beslutninger afvejer forskellige interesser og mål. Det er ligeledes vigtigt, at politikerne i ringest muligt omfang føler sig bundet af forvaltningens beslutninger i forberedelsen af en sag.

Den konkrete anledning til at sagen rejses, er forløbet omkring opsigelsen af Tove Ditlevsens Mindepark (Enghavevej 6)."

Økonomiudvalget besluttede, at Økonomiforvaltningen i samarbejde med de øvrige forvaltninger udarbejder en indstilling i sagen med henblik på forelæggelse for Økonomiudvalget.

Økonomiforvaltningen har som følge heraf anmodet de øvrige forvaltninger om oplysning om, hvilke typer af lejemål, man administrerer, hvorvidt man har retningslinier eller en praksis for proceduren ved opsigelse af lejemål, og hvilke ønsker man har til, hvorledes proceduren skal være.

Der er modtaget følgende svar:

Forvaltningen administrerer såvel beboelses-, og erhvervslejemål som lejemål om ubebyggede arealer.

Lejemål om beboelse og erhverv er reguleret i henholdvis lejeloven og erhvervslejeloven, og det er her reguleret, i hvilke tilfælde et lejemål kan opsiges af udlejer. Lejemål om ubebyggede arealer er imidlertid ikke omfattet af disse regler og bringes sædvanligvis til opgør med det i lejeaftalen anførte varsel. Forvaltningen finder ikke at have behov for særlige retningslinier eller procedurer.

Såfremt der ønskes indført særlige procedurer i situationer, hvor opsigelse skal ske, fordi kommunen har behov for at disponere areal- eller bygningsanvendelsen anderledes, har forvaltningen som udgangspunkt ingen indvendinger, for så vidt de pågældende procedurer ikke ændrer retstilstanden i forhold til de indgåede aftaler.

Forvaltningen administrerer i alt 63 lejemål, hvoraf kun et enkelt er til udlejning til en privat lejer. De øvrige lejemål er alle udlejning til andre kommunale lejere/institutioner, hvor en evt. opsigelse normalt altid i forvejen forudsættes drøftet med den pågældende part.

For så vidt angår forslaget om en mere fast procedure for opsigelse af lejemål bemærker forvaltningen:

Det er generelt vanskeligt for de forvaltninger, der arbejder med udbygning og anlægsopgaver at skaffe tilstrækkeligt med egnede areal- og lokalemuligheder, samtidig med at mulighederne, som en konsekvens af placeringen i den centrale del af et storbysamfund, ofte er reguleret og begrænset af en lang række plan- og bygningsregulerende bestemmelser.

Det er defor vigtigt, at en ændret anvendelse (via opsigelser) af eksisterende lejemål ikke kompliceres unødigt samtidig med, at forvaltningerne naturligvis bør være opmærksomme på lejemål, hvor en opsigelse kan skabe vanskeligheder for enkeltborgere eller grupper af borgere og den reaktion, det kan indebære politisk.

Et krav om politisk forelæggelse for fagudvalg eller Borgerrepræsentation af alle opsigelser af lejemål vedr. kommunale grunde eller bygninger kombineret med "sindet"-skrivelser vil i den forbindelse virke unødigt komplicerende på processen, samtidig med, at det er vurderingen, at "sindet"-skrivelserne vil skabe samme røre som en egentig opsigelse - således også i den omtalte sag vedr. opsigelse af lejemålet Enghavevej 6.

Hertil kommer, at "sindet"-skrivelser i givet fald kan medvirke til at skabe ekstra opmærksomhed omkring mulighederne for at påvirke det politiske system, og dermed medvirke til unødigt at forstærke problemerne omkring nødvendige opsigelser.

Opsigelse af lejekontrakter er reguleret af den gældende lovgivning på området samtidig med, at selve opsigelsen kontraktligt kan være reguleret både i forhold til opsigelsesvarsler og bestemte tidspunkter. Et krav om politisk forelæggelse af opsigelse af alle lejemål kan derfor virke komplicerende og ikke mindst forsinkende i forhold til imødekommelse af de behov, som er årsag til opsigelsen.

Set på den baggrund kan det virke som en unødig belastning af såvel det administrative som det politiske system, at enhver opsigelse af et lejemål skal forelægges politisk. I givet fald foreslås reglen begrænset til alene at omfatte lejemål med private lejere.

Der skal endelig peges på, at der ofte i forbindelse med opsigelse af lejemål med henblik på anvendelse til andre (kommunale) formål automatisk sker en forelæggelse for fagudvalg, Økonomiudvalg og Borgerrepræsentation bl.a med henblik på at opnå nødvendig kapitalbevilling. Der vil her i givet fald også være mulighed for politisk at tage stilling til grundlaget for opsigelsen.

Forvaltningen vurderer på baggrund af ovenstående, at det vil virke unødigt komplicerende og ikke altid virke efter hensigten, såfremt alle opsigelser af lejemål skal startes med udsendelse af "sindet"-skrivelser med efterfølgende politisk forelæggelse af selve opsigelsen.

Ønsket om at undgå "problematiske opsigelser", svarende til sagen vedr. Enghavevej, bør i stedet søges opfyldt ved, at forvaltningerne selv i højere grad er opmærksomme på disse sager, fremfor en generel administrativ og politisk belastning af disse sager, hvoraf størstedelen i forvejen skønnes uproblematiske.

Fælles for de lejemål, forvaltningen selv administrerer og de lejemål, som administreres af andre dele af kommunen, gælder, at lejemålene (generelt) er styret af kontrakter med forskellige opsigelsesfrister og varsler.

Forvaltningen administrerer udlejningen af 11 rækkehuse i Bystævneparken (tidligere tjenesteboliger) samt af en række plejeboliger på kommunale plejehjem.

Derudover udlejes ældreboliger og plejeboliger efter lov om almene boliger, men i disse tilfælde varetages administrationen af en række almennyttige boligselskaber.

Såfremt der skal ske opsigelse af lejemålet, vil dette ske i overensstemmelse med de regler, der er indeholdt i lejeloven eller lov om leje af almene boliger.

Forvaltningen finder ikke, at der er behov for retningslinier herudover.

Forvaltningen administrerer ca. 20 kommunalt ejede ejendomme, der udlejes til selvejende institutioner, der har indgået driftsoverenskomst med kommunen. Forvaltningen har desuden indgået nogle få lejemål, som man fremlejer til selvejende institutioner, ligeledes med driftsoverenskomst. Herudover udlejer forvaltningen et enkelt lejemål til beboelse.

Forvaltningen kan ikke erindre at have opsagt noget lejemål og har derfor ikke nogen procedure for fremgangsmåden ved opsigelse. Forvaltningen kan ikke foreslå nogen bestemt procedure, idet man mener, at fremgangsmåden bør afhænge af den enkelte sags nærmere omstændigheder, men altid tage rimeligt hensyn til lejeren.

a) Plandirektoratet har oplyst, at direktoratet ikke selv administrerer ejendomme. Lejemål, der rådes over i forbindelse med en byfornyelsesbeslutning administreres af byfornyelsesselskaberne, hvor proceduren ved eventuel opsigelse af lejemål følger den herfor gældende lovgivning.

I relation til nævnte lejemål anses den på Økonomiudvalgets møde foreslåede procedure kun anvendelig for så vidt angår visse tilfælde af lejemål vedrørende ubebyggede grunde i sager, som skal behandles politisk.

b) Vej & Park oplyser, at man principielt har tre former for udlejningsforhold:

1. Udleje af driftsbygninger, f.eks. i parker.

Der er i dag alene udlejet driftsbygninger til Kommune Teknik København. Lejeforholdet er reguleret gennem driftskontrakten, der angiver en række forhold for, hvornår der gensidigt kan ske opsigelse af lejemål. Driftsbygningerne kan ofte ikke benyttes til andet formål end det nuværende.

2. Udleje af bygninger til særlige formål, f.eks. cafébygninger.

Café og restaurationsbygniger samt andre lignende bygninger er som hovedregel udlejet efter gældende regler i lejelovgivningen. Opsigelse af lejemål sker efter denne lovgivnings almindelige regler.

3. Udleje af vejareal til specifikke formål.

Vejareal eller andre umatrikulerede arealer er ofte udlejet til helt særlige formål, der knytter sig til en specifik funktion af f.eks. trafikal betydning. Det er ofte i sådanne kontraktlige formål specificeret, med hvilken frist en kontrakt kan opsiges og på hvilke tidspunkter. Lejer siges som hovedregel op med de varsler, der enten findes i lejelovgivningen, eller såfremt kontrakten angiver lempeligere vilkår, benyttes disse. I enkelte sager føres specifik forhandling om opsigelsens vilkår. I øvrigt anvendes forvaltningslovens bestemmelser om partshøring, således at lejere i videst muligt omfang høres inden politisk behandling af sagen.

Miljøkontrollen oplyser, at man ikke står som udlejer af lejemål.

Københavns Energi oplyser, at man udlejer nogle få lejligheder til privatpersoner samt et enkelt lejemål til en kommunal institution. De private lejemål administreres af et ejendomsadministrationsfirma i henhold til gældende lovgivning, herunder også i relation til opsigelser. KE finder den nuværende ordning hensigtsmæssig.

Københavns Vand oplyser, at man administrerer en del beboelseslejligheder (tidligere tjenesteboliger), enkelte erhvervslejemål og enkelte lejemål (udlån) til kulturelle formål.

Lejemål, der stammer fra det tidligere Stadsingeniørens Direktorat, Afløbsafdelingen, udlejes på almindelige lejevilkår, dog med forudsætning om at opsigelse kan finde sted, såfremt ejendommen skal anvendes til kommunale formål.

Lejemål, der er overtaget fra Københavns Vandforsyning, omfatter enkelte beboelseslejligheder, dobbelthuse og enfamiliehuse (alle tidligere tjenesteboliger) og udlejes i dag til medarbejdere med det vilkår, at de skal fraflytte, såfremt ansættelsesforholdet ved KV ophører. Det har tidligere været håndhævet restriktivt.

KV ønsker, at udlejning sker efter reglerne i lejelovgivningen. KV har telefonisk supplerende oplyst, at man normalt informerer lejeren, hvis man på forhånd ved, at der er andre planer for anvendelse af lokalerne.

1) Opsigelse i sager, der vil komme til politisk behandling:

I mange af de sager, hvor der sker opsigelse af lejemål, vil der i øvrigt skulle foretages en politisk behandling. Der kan fx være tale om opsigelse af en lejer med henblik på anvendelse af lokalerne til et kommunalt formål, hvortil der oftest vil skulle indstilles en kapitalbevilling til fx ombygning/indretning. Ved salg af ejendomme skal salget altid forelægges Borgerrepræsentationen, uanset om eventuelle lejemål overgår til køberen eller siges op.

Hensynet til politikernes ønske om at være frit stillet til at træffe en beslutning i de forelagte sager er også hidtil indgået i vurderingen af, hvornår en lejer bør opsiges.

Økonomiforvaltningen har således ingen bemærkninger til, at en opsigelse som udgangspunkt afventer den politiske behandling. I de tilfælde, hvor lejemålets frigørelse har umiddelbar sammenhæng med beslutningen, vil det endog ofte kunne være hensigtsmæssigt.

2) Fremsendelse af "i sinde-skrivelser":

Kommunen er ifølge det af Borgerrepræsentationen i 1998 vedtagne værdigrundlag en offentlig servicevirksomhed, hvis opgave det er at yde en service over for borgere og virksomheder, som gør det attraktivt at bosætte sig og investere i byen. Kommunen skal være bevidst om kvaliteten i sine serviceydelser, og kommunen skal møde brugeren med respekt, ligeværdighed, dialog og tillid.

Ud fra samme hensyn finder Økonomiforvaltningen, at det som udgangspunkt kan være en god service over for lejeren, hvis forvaltningerne sender en "i sinde-skrivelse", inden selve opsigelsen sendes.

I de tilfælde, hvor der skal ske en politisk behandling i sagen, vil en sådan skrivelse fx kunne sendes, når sagen er klar til forelæggelse for det pågældende udvalg.

I andre sager vil en "i sinde-skrivelse" fx kunne sendes, når sagen, der nødvendiggør opsigelse, er så klar, at det må antages at være overvejende sandsynligt, at sagen gennemføres.

Forvaltningerne må i hver sag foretage en nærmere afvejning af, hvornår/om en sådan skrivelse vil være en god og rimelig orientering af den pågældende lejer, således at man ikke alene skaber unødvendig uro og bekymring hos lejeren.

I visse sager kan Økonomiforvaltningen ikke anbefale, at der sendes en "i sinde-skrivelse":

Det gælder fx de situationer, hvor lejemålet opsiges eller ophæves på grund af lejerens misligholdelse af kontrakten.

Det gælder fx også sager, hvor der på forvaltningsniveau sker opsigelse, og hvor der tidligere er truffet en politisk beslutning, som medfører opsigelse, fx vedtagelse af en byfornyelsesbeslutning. I disse tilfælde, hvor lejeren normalt må antages at være bekendt med beslutningen, vil en "i sinde-skrivelse" være overflødig, ligesom man risikerer, at lejeren opfatter den som et diskussionsoplæg vedrørende adgangen til opsigelse, hvilket vil være vildledende, når opsigelsen er en besluttet og nødvendig forudsætning for gennemførelse af beslutningen.

Det bemærkes, at en lejer altid vil kunne gøre indsigelse mod selve opsigelsen. Lejelovgivningen lægger endvidere meget snævre rammer for opsigelse af lejemål.

Erik Jacobsen

/Paul Sax Møller