Ny bevillingsstruktur og økonomisk rapportering for Økonomiudvalget

Økonomiforvaltningen anbefaler i sagen at forenkle bevillingsstrukturen for Økonomiudvalgets økonomi. Med sagen skal Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen tage stilling til forslaget om en forenklet bevillingsstruktur for Økonomiudvalget. Samtidig orienteres Økonomiudvalget om nyt rapporteringsformat vedrørende Økonomiudvalgets økonomi. 

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler, 

1. at ny bevillingsstruktur for Økonomiudvalget, jf. bilag 1, godkendes. De bevillingsmæssige konsekvenser heraf fremgår af bilag 3. 

Baggrund
Økonomiforvaltningen har i 2024 og 2025 arbejdet med udvikling af økonomistyringen i forvaltningen. Arbejdet har betydet, at alle interne økonomistyringsopgaver er blevet samlet i et nyt fælles center for økonomistyring pr. 1. marts 2025, samt at der er udarbejdet en række anbefalinger med henblik på at skabe bedre prognoser og øget transparens i styringen på tværs af forvaltningen. I den forbindelse er Økonomiforvaltningen i gang med at implementere ensartede, stringente principper for dataopsamling af registreringer i økonomisystemet.

Ovenstående er en del af projekt om udvikling af registreringsrammen for Økonomiforvaltningen, hvor 1. del har fokus på styring og rapportering opad. I forbindelse hermed anbefaler forvaltningen, at bevillingsstrukturen for Økonomiudvalgets økonomi forenkles, jf. sagens indstilling om ny bevillingsstruktur. I fase 2 af projektet vil der være fokus på udvikling af styringen i Økonomiforvaltningens koncernenheder.

Anbefalinger fra Intern Revisions særlige undersøgelse af Københavns Kommunes Økonomimodel er indtænkt i udviklingsprojektet, og erfaringer fra projektet forventes at kunne bidrage til det kommende udbud af kommunens økonomisystem frem mod 2030. Se bilag 4 for en præsentation af udviklingsprojektet.

Eksisterende bevillingsstruktur
I forbindelse med vedtagelse af budget, godkendelse af regnskab og fremlæggelse af prognoser opdeles forvaltningernes økonomi i bevillinger og hovedprodukter i rapporteringer til Økonomiudvalget.

I dag er Økonomiudvalgets økonomi opdelt på 35 særskilte bevillinger, som af historiske årsager opdeler Økonomiforvaltningens økonomi mellem enhederne Koncernservice, Koncern IT, Københavns Ejendomme, Byggeri København og Rådhusdelen. Herudover adskiller bevillingerne af styringsmæssige årsager en række fælleskommunale ordninger (fx udgifter til tjenestemandspension eller kommunens bidrag til Movia og Hovedstadens Beredskab), samt centrale puljer, som bruges til at understøtte budgetlægningen for Kommunen.

Bevillingernes formål i forhold til opgaveløsningen fremstår med den nuværende struktur uklar, og antallet af bevillinger gør det vanskeligt at præsentere overskueligt overblik over udvalgets økonomi.

Ny bevillingsstruktur
Økonomiforvaltningen anbefaler at forenkle bevillingsstrukturen for Økonomiudvalget. Formålet er at skabe transparens i rapporteringen ved budgetopfølgning, regnskab og vedtagelse af budget.

Samtidig giver den nye struktur et mere klart styringsgrundlag for forvaltningens anvendelse af midler, hvor Økonomiforvaltningens egen økonomi klart afgrænses fra fællesordningerne, som Økonomiforvaltningen administrerer på vegne af hele KK, samt herudover fra de centrale puljer, der ikke indgår i forvaltningens økonomiske råderum. Forslaget er drøftet med Intern Revision, som ikke har kommentarer til forslaget om en forenklet bevillingsstruktur.

Det foreslås at samle de nuværende 35 bevillinger på fremadrettet ni bevillinger. De ni bevillinger kan inddeles i følgende tre kategorier:

• Forvaltningens driftsopgaver, som bl.a. inkluderer services på IT, personale, ejendomme, økonomi og vedligehold. For driftsopgaverne gælder, at mer- eller mindreforbrug håndteres inden for Økonomiudvalgets budgetramme.
• Fælleskommunale ordninger, som bl.a. inkluderer barselsfonden, tjenestemandspension, bidrag til Movia og Hovedstadens Beredskab. For de fælleskommunale ordninger gælder, at ØKF administrerer ordningerne på vegne af alle forvaltninger og er ansvarlig for ordningernes økonomi. 
• Centrale budgetpuljer, som blandt andet inkluderer puljerne til uforudsete udgifter og afledt drift til anlægsprojekter. For de centrale budgetpuljer gælder, at de udelukkende er beregnet for udmøntning, og at der ikke bogføres forbrug. De centrale budgetpuljer håndteres adskilt fra forvaltningens driftsopgaver og de fælleskommunale ordninger og indgår ikke i Økonomiforvaltningens økonomiske råderum. 

Af tabel 1 fremgår budget 2026 fordelt på den nye bevillingsstruktur. Sammenhængen mellem den eksisterende og nye bevillingsstruktur fremgår af bilag 1. 

Tabel 1: Budget 2026 på ny bevillingsstruktur for Økonomiudvalget

ØKF = Økonomiforvaltningen

Forslaget til ændringer af bevillingsstrukturen medfører, at forvaltningen uden behandling i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen vil kunne foretage mindre omprioriteringer mellem koncernenheder inden for bevillingen ØKF, service. Bevillingsreglerne tilsiger, at større omprioriteringen inden for bevillinger skal godkendes af Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen. Der er ikke en ændring i forhold til Økonomiforvaltningens budgetansvar. 

Nye hovedprodukter i rapporteringen
Økonomiforvaltningen foreslår med udviklingsprojekt om registreringsrammen, at den forsimplede bevillingsstruktur følges op med en række nye hovedprodukter, for at understøtte øget transparens. Det nye rapporteringsformat fremgår af bilag 2.

Det foreslås, at forvaltningens driftsopgaver fordeles på udførte opgaver, herunder personaleservice, IT-service, økonomi og ejendomsforvaltning. 

For fællesordninger og centrale budgetpuljer foreslås en struktur med ét hovedprodukt for hver pulje eller fællesordning. Der betyder, at der med rapporteringen skabes transparens i forhold til økonomien for de forskellige ordninger.

I takt med, at forvaltningen får implementeret nye principper for dataopsamling, forventes bedre prognosesikkerhed og mere ensartet opfølgning på økonomi. 

Sagen medfører en række bevillingsmæssige ændringer, som implementeres i forbindelse med den nye bevillingsstruktur, jf. bilag 3.

Forvaltningen vil fra regnskabsår 2026 i forbindelse med budget, prognoser og regnskab rapportere udvalgets økonomi på de tre hovedområder, som beskrevet ovenfor.

Økonomiforvaltningen vil opfordre de øvrige forvaltninger til at igangsætte lignende processer om udvikling af økonomistyringen, som beskrevet i sagen. 

Søren Hartmann Hede / Nicolai Kragh Petersen