Åbningsbalance for Københavns Ejendomme

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget at beslutte,

1. at der indføres særskilte bevillinger til Grundbudgettet til vedligehold og eksekvering af anlægsprojekter (administrationsbidrag),
2. at forvaltningerne som følge af forøgelsen af selvrisikoen i kommunens forsikringsordning i 2011, som har medført en udhuling af Grundbudgettet til vedligehold (5,5 mio. kr. i 2013), dækker merudgiften som en del af huslejen pr 1. januar 2015,
3. at eventuelle fremadrettede ændringer i selvrisikoen medfører tilsvarende justeringer af betalingen til forsikring,
4. at der fra 1. januar 2015 overføres 0,578 mio. kr. fra Socialforvaltning (SOF), 0,361 mio. kr. fra Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF) og 2,0 mio. kr. fra Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) varigt vedr. udvendigt vedligehold af selvejende institutioner i ikke kommunale bygninger og tredjemandslejemål, hvor Københavns Kommune (KK) har vedligeholdelsesforpligtelsen, til København Ejendommes (KEjd) vedligeholdelsesbudget, hvorefter KEjd har det entydige ansvar for den udvendige vedligeholdelse af disse institutioner,
5. at de selvejende institutioner i kommunale bygninger, der i dag ikke er med i huslejemodellen, overføres til standardlejekontrakter, så de indgår som en del af huslejemodellen.

KEjd blev pr 1. januar 2014 en del af Økonomiforvaltningen. I den forbindelse og i sammenhæng med genopretningsanalysen på ejendomsområdet, som er en udløber af budgetaftalen for 2014, er der identificeret en række udfordringer:

1. Behov for særskilte bevillinger til Grundbudgettet til vedligehold og eksekvering af anlægsprojekter (administrationsbidrag)
2. Utilsigtet udhuling af Grundbudgettet som følge af forøgelsen af selvrisikoen i kommunens forsikringsordning i 2011
3. Uklar ansvarsfordeling vedr. udvendig vedligeholdelse af selvejende institutioner i ikke kommunale bygninger og i tredjemandslejemål, hvor Københavns Komunne (KK) har vedligeholdelsesforpligtelsen
4. Manglende standardlejekontrakter for selvejende institutioner i kommunale bygninger

Der henvises til vedlagte genopretningsanalyse for ejendomsområdet for baggrundsmateriale om KEjds økonomi, vedligeholdelsesindsats og investeringsbehovet på ejendomsområdet.

KEjds Grundbudget til vedligehold

Grundbudgettet til vedligehold skal dække udgifter til udvendigt vedligehold og tekniske basisinstallationer vedrørende kommunens bygninger. Forbruget på Grundbudgettet i 2013 var ca. 242 mio. kr. (2014 p/l). Genopretningsanalysen har vist, at Grundbudgettet i sig selv ikke er tilstrækkeligt til at knække den negative udvikling i kommunens vedligeholdelsesefterslæb.

Udfordringen understreges af, at kun godt halvdelen af de afsatte midler i Grundbudgettet i praksis anvendes til egentligt vedligehold. Det skyldes blandt andet, at KEjd har en økonomisk ubalance ved eksekvering af anlægssager. Administrationsbidraget på 1,7 pct. af anlægssummen dækker ikke omkostningerne til bygherrefunktionen i KEjd. Underskuddet udgjorde ca. 18 mio. kr. i 2013 (og er estimeret til 19,6 mio. kr. i 2014).

Således blev der i 2013 kun anvendt ca. 114 ud af 242 mio. kr. på akut vedligehold og opgaver som følge af sikkerheds- og myndighedskrav. Investeringsniveauet har betydet, at der ikke siden 2010 har været udført planlagt vedligehold, men udelukkende opgaver af akut karakter eller som følge af sikkerheds- og myndighedskrav, jf. Borgerrepræsentationens (BR) beslutning 2010-150692.

Tabel 1. Anvendelse af Grundbudgettet i 2013 (mio. kr., 2014 p/l)

Grundbudget til vedligehold finansierer afdrag på interne lån, som betales til kommunekassen. De udgjorde i alt 19 mio. kr. i 2013.

Fakturerbare driftsydelser i forvaltningerne omhandler opgaver som KEjd løser for forvaltningerne typisk i snitfladen mellem indvendig og udvendig vedligehold. Udgifterne til at løse opgaverne har været finansieret af Grundbudgettet, men betalingen fra forvaltningerne er ikke blevet ført tilbage til Grundbudgettet. Midlerne er blevet anvendt til at dække en del af underfinansieringen af eksekvering af anlægsprojekter.

Servicekontrakter omfatter fx levering af service på brandanlæg, elevatorer, ventilationsanlæg, grundvandspumper m.m. Ligesom det gælder for Energipuljen der udløb i 2013, vil midlerne herfra blive anvendt til akut vedligeholdelse og opgaver, som følge af sikkerheds- og myndighedskrav i 2014.

1. Særskilte bevillinger til Grundbudget for vedligehold og eksekvering af anlægssager

En del af løsningen på denne udfordring er, at der på sigt investeres flere midler i vedligeholdelsen af kommunens ejendomme. Dette sker allerede gennem helhedsrenoveringer i skoler mv. Derudover kan vedligeholdelsesefterslæbet håndteres med tilførsel af midler og mindre portefølje som følge af frasalg af ejendomme efter samlokalisering, evt. merindtægter fra ejendomssalg udover det budgetterede, evt. mindreforbrug eller merindtægt i KEjd i løbet af året samt finansiering via råderum.

En anden del af løsningen, som adresseres i 1. at-punkt, er behovet for øget transparens i anvendelsen af Grundbudgettet. Som nævnt ovenfor anvendes under halvdelen af Grundbudgettet til egentligt vedligehold, fordi Grundbudgettet udhules af udgifter til andre områder i KEjd. Dette giver en uhensigtsmæssig ubalance mellem Grundbudgettet og de forvaltninger/institutioner, der forventer en given vedligeholdelsesindsats, jævnfør også oplæg på Økonomiudvalgets budgetseminar i januar 2014.

Det anbefales derfor, at der gældende allerede for 2014 oprettes særskilte bevillinger for de dele af KEjds økonomi, som vedrører:

• Vedligehold af kommunens bygninger (akut og planlagt vedligehold, sikkerheds- og myndighedskrav samt servicekontrakter)
• Eksekvering af anlægssager (administrationsbidrag)

Dette sker for at sikre bedre transparens omkring det forventede vedligeholdelsesniveau samt for at understøtte, at vedligeholdelsesmidlerne så vidt muligt anvendes til formålet. Bevillingsstyringen vil træde i kraft i forbindelse med den tekniske/praktiske overflytning af KEjd til Økonomiudvalget (ØU) (forventeligt april 2014), hvor de konkrete budgetter vil blive endeligt fastsat. Der vil endvidere frem mod juniindstillingen blive set på muligheden for at omkontere dele af Grundbudgettet til vedligehold fra drift til anlæg.

I forbindelse med et generelt servicetjek af huslejemodellen i andet halvår af 2014 vil der blive arbejdet på at håndtere den manglende sammenhæng, der er i dag mellem det beløb, som forvaltningerne indbetaler til KEjd til vedligehold via huslejen, og det beløb som udgør Grundbudgettet. Dette sker også for at sikre tættere kobling mellem forvaltningernes vedligeholdelsesbidrag, forventningerne til vedligeholdelsesniveau og den faktiske anvendelse af vedligeholdelsesmidler.

Dette arbejde understøttes af den igangværende implementering af Ejendomspakken fra Budget 2014, hvor KEjd fik midler til at investere i bedre ejendomsdata (opmåling og digitalisering) og it-arkitektur. Dette skal sikre et mere detaljeret overblik over ejendomsporteføljen og gøre KEjd i stand til bedre løbende at prioritere ressourceanvendelsen samt følge udviklingen i vedligeholdelsesefterslæbet.

2. Forøgelse af selvrisikoen i kommunens forsikringsordning

Selvrisikoen på forsikringssager vedrørende kommunens ejendomme blev fra 2011 ændret fra 7.000 kr. til 50.000 kr. Dette har medført øgede udgifter i KEjd på ca. 5-6 mio. kr. årligt, som er blevet dækket af Grundbudgettet til vedligehold.

Beløbet skal tilvejebringes inden for forvaltningernes eksisterende rammer for 2015 og frem gennem en forøgelse af betaling til forsikringspræmie fra 1,538 promille til 1,681 promille, svarende til i alt 5,5 mio. kr. i 2014. Med de 5,5 mio. kr. øges det samlede effektiviseringskrav udover de 300 mio. kr., som blev besluttet i forbindelse med IC2015 i ØU d. 28. januar 2014. Betalingen sker gennem huslejen og er fordelt mellem forvaltningerne som vist i tabellen nedenfor. Det bemærkes, at kommunens fællesordninger samlet set forbedrer udvalgenes budgetter med i alt 20,5 mio. kr. i 2015 i forhold til 2014 gennem færre udgifter til barselsfonden, arbejdsskade og fællessystemer.

Tabel 2. Fordeling af forsikringsudgifter mellem forvaltningerne

Den præcise udmøntning af ændringen håndteres i budget 2015 på baggrund af opdateret estimat af udgifterne til selvrisiko i 2015.

Fremtidige ændringer af selvrisikoen i kommunens forsikringsordning medfører tilsvarende justeringer i forvaltningernes betaling til forsikring. Dette svarer til, hvorledes man finansierer forsikringsudgifter i normale private huslejekontrakter. Det bemærkes, at alternativet til en høj selvrisiko er en høj præmie, som ligeledes vil indgå i forvaltningernes betaling for forsikring af lejemålene.

Forvaltningernes bemærkninger til den foreslåede løsning er bilagt.

3. Udvendig vedligeholdelse af selvejende institutioner i ikke-kommunale bygninger og tredjemandslejemål, hvor KK har vedligeholdelsesforpligtelsen

Der er et udestående mellem KEjd og hhv. SOF, SUF og BUF om ansvarsplaceringen i forhold til udvendigt vedligehold på selvejende institutioner, der sidder i egne bygninger eller tredjemandslejemål, hvor Københavns Kommune i driftsoverenskomsten har påtaget sig vedligeholdelsesforpligtelsen. SOF, SUF og BUF har anført, at KEjd har det fulde ansvar for den udvendige vedligeholdelse af selvejende institutioner, og at midlerne hertil blev afleveret i forbindelse med etableringen af KEjd i 2005. Omvendt er det KEjd’s opfattelse, at deres ansvar alene vedrører ekstraordinær vedligeholdelse, defineret som planlagt vedligeholdelse, der omfatter forebyggende og genoprettende vedligeholdelse, mens daglige akutte vedligeholdelsesopgaver skal klares over institutionernes drift.

Der er enighed om, at der skal findes en permanent løsning på problemstillingen, som har eksisteret siden KEjds dannelse. Derfor har ØKF i samarbejde med SOF, SUF og BUF afdækket forbruget i 2011, 2012 og 2013:

Tabel 3: Gennemsnitlig årlig udgift 2011-2013 til udvendig vedligeholdelse af selvejende institutioner i ikke-kommunale bygninger og tredjemandslejemål, hvor KK har vedligeholdelseforpligtelsen.

På baggrund af de indrapporterede udgifter indstilles det, at der fra 1. januar 2015 varigt overføres 0,578 mio. kr. fra SOF, 0,361 mio. kr. fra SUF og 2,0 mio. kr. fra BUF til KEjds vedligeholdelsesbudget, hvorefter KEjd har ansvaret for såvel akut som planlagt udvendigt vedligehold, jf. driftsoverenskomsterne med selvejende institutioner, hvilket er svarende til huslejeordningen på de øvrige kommunale bygninger. Det vil sige at vedligeholdelsen af selvejende institutioners bygningerne fremover vil følge de af Borgerrepræsentationen vedtagne kriterier for prioritering af vedligeholdelsesindsatsen. Kriterierne fastlægges af Borgerrepræsentationen ved behandling af den årlige indstilling om Grundbudget til vedligeholdelse. Kommunens investeringer i tredjemandslejemål og selvejende institutioners egne bygninger søges sikret gennem fastlagte retningslinjer, som er beskrevet i indstilling om Sikring af kommunens investeringer i tredjemandsejendomme (2014-0000950) til ØU 25. februar 2014.

KEjd vurderer, at der skal anvendes ca. 11,4 mio kr. til udvendigt vedligehold på de selvejende institutioner årligt.

4. Selvejende institutioner i kommunale bygninger uden standardlejekontrakt

Ca. 70 selvejende institutioner i kommunale bygninger er i dag ikke på standardlejekontrakt (og er derfor ikke en del af huslejemodellen), selvom bygningerne tilhører kommunen, og KEjd har udført vedligehold på dem. Derfor sker der snarest muligt en normalisering af disse institutioner ved at de løftes over på en standardlejekontrakt. Budgetmæssigt håndteres det ved, at KEjd overfører et udgiftsbudget til forvaltningerne, som modsvares af et indtægtskrav i KEjd.

Konkret sker det ved, at KEjd indgår lejekontrakter med forvaltningerne, som stiller bygningerne til rådighed for de selvejende institutioner via driftsoverenskomsterne.  

Indførelse af de særskilte bevillinger i KEjds budget sker i forbindelse med den praktiske overflytning af KEjd til ØKF, som forventes at ske i april 2014.

Ændringer som følge af finansiering af forhøjet selvrisiko via forsikringsbetalingen samt budget til udvendig vedligeholdelse af selvejende institutioner indgår i budgetforslaget for 2015.

De budgetmæssige ændringer som følge af overflytning af selvejende institutioner på standardlejekontrakt sker i forbindelse med en sag om bevillingsmæssige ændringer.

Den praktiske overflytning af KEjd til Økonomiudvalget (ØU) forventes at ske i april 2014. Servicetjek på huslejemodellen gennemføres i andet halvår af 2014. ØU får forelagt resultaterne heraf inden udgangen af 2014.

Dagsordenspunkt 2: Åbningsbalance for Københavns Ejendomme

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 4. marts 2014

Enhedslisten fremsatte følgende ændringsforslag:

”Enhedslisten foreslår, at de 5,5 mio. kr. i 2. at-punkt dækkes centralt, således at de indarbejdes i budgetforslaget for 2015, hvormed råderummet reduceres.”

Ændringsforslaget blev forkastet med 10 stemmer mod 2. Ingen medlemmer undlod at stemme.

For stemte: Ø.

Imod stemte: A, B, V, O, C og I.

 
Indstillingen blev herefter godkendt uden afstemning.

 
Radikale Venstre afgav følgende protokolbemærkning:

”Radikale Venstre ønsker, at Økonomiforvaltningen (Københavns Ejendomme) indtænker forskellige OPP-muligheder i den store genopretningsopgave og beder Økonomiforvaltningen (Københavns Ejendomme) komme tilbage med forskellige modeller for dette.”

Socialdemokraterne, Venstre, Dansk Folkeparti, Det Konservative Folkeparti og Liberal Alliance tilsluttede sig protokolbemærkningen.