Drøftelse af eksekveringen af forvaltningens anlægsprojekter

Se alle bilag

Teknik- og Miljøudvalget skal drøfte eksekveringen af forvaltningens anlægsprojekter som ønsket på udvalgets møde den 23. september 2013.

Indstilling og beslutning

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller overfor Teknik- og Miljøudvalget,

at udvalget drøfter eksekveringen af forvaltningens anlægsprojekter på baggrund af nærværende indstilling og bilag 1-6.

Problemstilling

I forbindelse med drøftelsen af ”3. reperiodisering – TMU’s anlægsramme 2013-2017” den 23. september 2013, ønskede Teknik- og Miljøudvalget en drøftelsessag om eksekveringen af Teknik- og Miljøforvaltningens anlægsprojekter. Det var ønsket, at sagen skulle indeholde:

en opgørelse af forvaltningens anlægsprojekter opdelt efter budgetaftaler og overførselssager for indeværende valgperiode (overførselssagen 2009-2010 til budget 2014), som giver et overblik over andelen af midler, der er politisk frigivne, dvs. midler som Borgerrepræsentationen (BR) har godkendt kan forbruges samt de ikke-frigivne midler, dvs. midler som endnu ikke er frigivet af BR, men er afsat til projektet. Cykelpakkerne er udfoldet samlet i særskilt bilag, grundet deres omfang.
forvaltningens kapacitet til at eksekvere på anlægsområdet, herunder omkostninger for at eksekvere som forventet

Forvaltningen har udarbejdet det ønskede materiale til udvalgets drøftelse på møde den 2. december 2013, hvor 4. reperiodisering for 2013 ligeledes behandles af Teknik- og Miljøudvalget. Denne drøftelsesindstilling indeholder både igangværende og afsluttede projekter, mens indstillingen om 4. reperiodisering udelukkende indeholder igangværende projekter.

Reperiodiseringen af anlægsprojekterne er den kvartalsvise opfølgning på anlægsområdet. Formålet er løbende at følge eksekveringen af anlægsprojekterne og herunder at foretage korrektioner i forvaltningens anlægsportefølje. Fokus er særligt rettet mod at sikre, at anlægsprojekterne eksekveres til rette tid og økonomi. Periodiseringen foretages for at sikre, at budgetterne afspejler de forventede udgifter og indtægter og er baserede på en vurdering af de almindelige procesforløb samt kendte procesrisici.

Løsning

Til brug for udvalgets drøftelse gennemgås nedenfor hovedindholdet i de efterspurgte opgørelser. Supplerende oplysninger fremgår af bilag 1-6.

Oversigt over anlægsprojekter i aftaler 2010-2014

Bilag 1 viser:

Status på anlægsprojekter i politiske aftaler fra overførselssagen 2009-2010 til budget 2014 i forhold til hvor stor en del af de samlede afsatte midler, der er frigivne midler, og hvor stor en andel der endnu ikke er frigivne.
Frigivne midler og endnu ikke frigivne midler er specificeret på enkeltprojekter for de enkelte budgetaftaler.
Ligeledes giver bilag 1 en status på, hvorvidt det enkelte projekt fra budgetaftalerne følger tidsplanen, ligesom hvert enkelt projekt er kategoriseret efter, om det er ibrugtaget, forsinket eller følger tidsplanen. Dette er tilsvarende den anlægsoversigt, der afrapporteres til Økonomiforvaltningen i forbindelse med reperiodiseringen.

De mest forsinkede anlægsprojekter
Bilag 2 viser en oversigt over de op til tre mest forsinkede anlægsprojekter og dertil hørende afvigelsesforklaringer for aftalerne fra overførselssagen 2009-2010 til overførselssagen 2012-2013 med udgangspunkt i 4. reperiodisering. Bilaget viser desuden, hvordan antallet af aktive, ikke-ibrugtagede projekter med en forsinkelse på over seks måneder fordeler sig for de politiske aftaler.

For budgetaftalerne er antallet af projekter med en forsinkelse på mere end seks måneder 12 for budget 2011 ud af 22 projekter, syv for budget 2012 ud af 60 projekter og ét for budget 2013 ud af 38 projekter. Bemærk at afsluttede projekter fra de politiske aftaler ikke indgår i denne opgørelse. Dette er ensbetydende med, at der indgår færre projekter i opgørelsen desto ældre den politiske aftale er og andelen af ikke-forsinkede projekter dermed er mindre i forhold til de nyere politiske aftaler.

Der er følgende hovedforklaringer på forsinkelserne: tre forsinkelser skyldes eksterne faktorer, to skyldes koordinering med andre projekter. Tre yderligere forsinkelser begrundes med hhv. projektændring, for optimistisk tidsplan og ændret politisk ønske.

Anlægsstrategien indeholder en målsætning om:
- at mindst 90 % af forvaltningens anlægsprojekter overholder det projekterede ibrugtagningstidspunkt samt
- at mindst 95 % af projekterne overholder budgettet eller højst overskrider budget med op til 1. mio. kr. eller op til 5 % af det korrigerede budget

Teknik- og Miljøforvaltningen har udarbejdet en opgørelse over status på anlægsporteføljen i forhold til de to parametre ibrugtagning og økonomi og med udgangspunkt i 4. reperiodisering for aktive, ikke-ibrugtagne projekter.

På nuværende tidspunkt forventes det, at 81 % af alle projekter ibrugtages indenfor strategiens kriterier. Det betyder, at TMF nærmer sig en opfyldelse af målsætningen om at ibrugtage 90 % af alle anlægsprojekter i forhold til det besluttede.

I forhold til økonomioverskridelser ligger TMF på 90 % i forhold til anlægsstrategiens målsætning om, at 95 % af alle anlægsprojekter overholder det budgetterede.

Forvaltningens eksekvering af anlægsprojekter 2009-2013
Bilag 3 viser udviklingen på eksekvering af anlægsprojekter i Teknik- og Miljøforvaltningen fra 2009 til 2013. Af grafen ses det, at forvaltningen har øget eksekveringen fra 876,6 mio. kr. i 2009 til 1,6 mia. kr. i 2012. I 2013 forventes der i 4. reperiodisering at blive eksekveret for brutto 1,4 mia. Eksekveringsniveauet forventes dermed lavere end forvaltningens anlægsmåltal (1,5 mia. kr.) og er samtidig faldende i forhold til 2012, primært som en konsekvens af E. Pihl & Søn konkursen.

Bygherreomkostninger
Bilag 4 viser Center for Anlægs (CAN) bygherreomkostninger som procentdel af anlægsmidlerne i perioden 2010-2013 (prognose). Bygherreomkostningerne dækker over lønudgifter til projekt- og byggeledere, ledelse og støttefunktioner samt udgifter forbundet med centrets aktiviteter i øvrigt. Det har fra 2010-2012 været muligt at øge anlægsomsætningen fra 571, 0 mio. kr. til 1.157,5 mio. kr. med en betydeligt mindre stigning i de samlede bygherreomkostninger. I 2013 forventes både anlægsomsætning og samlede bygherreomkostninger at falde, men anlægsomsætningen falder mere end de samlede bygherreomkostninger, derfor stiger disse omkostninger procentmæssigt en anelse.

Status for cykelpakkerne
Bilag 5 indeholder en status for de ni cykelpakker, som Borgerrepræsentationen har vedtaget. Samlet er der vedtaget cykelpakker for 546,9 mio. kr., hvoraf 373,8 mio. kr. er politisk frigivet til projekter. 68,3 pct. af de ni cykelpakkers vedtagne budgetter er derfor frigivet.

Anlægsstrategien
Bilag 6 indeholder hovedgreb og målsætninger i anlægsstrategien, som Teknik- og Miljøudvalget godkendte på udvalgets møde den 12. august 2013. Anlægsstrategien anviser en række hovedgreb, som skal styrke forvaltningens anlægskapacitet yderligere over de kommende år. Et led i anlægsstrategien er, at forvaltningen også fremover fortsat vil arbejde med at forbedre ledelsesinformationen om anlægsporteføljen, herunder rapportering til det politiske system.