Forretningsorden for Dialogforum på psykiatriområdet
Forretningsordenen sikrer ensartede muligheder og regler for rådene på socialområdet. Forretningsordenen handler om hyppighed og format på rådets møder, arbejdsgange og samarbejde med sekretariatet, samt oplysninger om tavshedspligt.
Forretningsorden for Dialogforum på Psykiatriområdet
Dialogforums mødevirksomhed
§ 11. Dagsorden
Forslag til dagsordenspunkter skal være sekretariatet i hænde senest fire uger før mødet.
Stk. 2.
Mødeindkaldelse og dagsorden udsendes af sekretariatet to uger før mødet til de ordinære medlemmer. På denne måde har medlemmerne mulighed for at sende dagsorden videre til deres bagland.
Stk. 3.
Hvis et ordinært medlem er forhindret i at deltage på et møde, skal sekretariatet informeres herom hurtigst muligt. Suppleanten vil blive indkaldt og få tilsendt dagsorden herefter.
§ 12. Mødekadence og -indhold
Der holdes fire møder årligt. På første møde hvert år forelægges Dialogforum en mødekalender for resten af året.
Stk. 2.
På møderne har medlemmer af Socialudvalget også mulighed for at deltage, hvis udvalgsmedlemmerne ønsker dette.
Stk. 3.
Møderne opbygges med temadrøftelser og orienteringspunkter. Til temadrøftelserne har Dialogforums medlemmer mulighed for at komme med forslag til temadrøftelser, og disse skal være sekretariatet i hænde senest fire uger før mødet. Orienteringspunkter indeholder dels orienteringer om forvaltningens daglige arbejde og dels nyt fra medlemmernes organisationer samt centerrådene.
Stk. 4.
Forpersonen planlægger møderne med sekretariatet. Sekretariatet indkalder til møder, laver referater, offentliggør Rådets udtalelser mv. Sekretariatet planlægger på foranledning af og i samarbejde med forpersonen temadage, statistik og informationer.
Stk. 5.
Der behandles ikke enkeltsager i Dialogforum, medmindre de i anonymiseret form kan danne grundlag for en drøftelse af generel karakter.
Stk. 6.
Efter hvert møde udarbejdes et referat, som udsendes til de ordinære medlemmer. Referatet skal godkendes af medlemmerne på det næstkommende møde. Sekretariatet bestræber sig på at udsende referatet til medlemmerne hurtigst muligt efter møderne. Når referatet er godkendt, offentliggøres det på Københavns Kommunes hjemmeside. Socialudvalget gøres særskilt opmærksom på referatet, når det bliver tilgængeligt på hjemmesiden.
§ 13. Ekstraordinære møder
Ekstraordinære møder indkaldes af sekretariatet, hvis to tredjedele af Dialogforums medlemmer skriftligt forlanger det, eller hvis forpersonen forlanger det.
Stk. 2.
Anmodningen om et ekstraordinært møde skal ske med angivelse af en skriftligt formuleret dagsorden.
Stk. 3.
Sekretariatet er forpligtet til at indkalde til ekstraordinært møde til afholdelse senest tre uger efter begæringens modtagelse.
Stk. 4.
Indkaldelse finder sted med angivelse af dagsorden med samme varsel og på samme måde som ved ordinære møder, jf. § 9
§ 14. Mødernes Offentlighed
Rådets møder er ikke offentlige, men referaterne fra møderne offentliggøres på Dialogforums hjemmeside.
Stk. 2.
Rådet kan beslutte, at andre end medlemmerne kan deltage i møderne, når det er ønskeligt af hensyn til indhentning af viden og indsigt i forbindelse med drøftelse af mødets tema. Dette besluttes af forpersonen eller med 2/3 deles flertal blandt medlemmerne.
§ 15. Mødeledelse
Møderne ledes af forpersonen, og når denne er fraværende af næstforpersonen. Hvis begge er fraværende ledes mødet af den person, som Rådet enes om ved stemmeflertal.
Stk. 2.
Forpersonen formulerer de spørgsmål, som Rådet skal stemme om.
Tavshedspligt og inhabilitet
§ 16.
Medlemmerne af Rådet, samt personer som deltager i møderne, er omfattet af Forvaltningslovens regler om inhabilitet og har tavshedspligt efter lovgivningens almindelige regler om dette.
Stk. 2. Et medlem, som ved at han eller hun er omfattet af reglerne om inhabilitet, skal give Rådet besked herom.
Ændring af forretningsorden
§ 17.
Dialogforum evaluerer forretningsordenen hvert andet år, første gang primo 2023.
Stk. 2.
Ændringer i forretningsordenen vedtages ved 2/3 flertal og forelægges Socialudvalget til orientering.