Selvstændig og driftsstærk medarbejder til sekretariat for indkvartering af flygtninge

Vil du være med til at understøtte indsatsen for Københavns Kommunes indkvartering af flygtninge og fordrevne ukrainere?

Så har Beskæftigelses- og lntegrationsforvaltningen en spændende stilling.

Den midlertidige indkvartering i København er fortsat voksende, og vores sekretariat varetager en stor opgave med at indkvartere nytilkomne samt sikre en løbende koordinering og understøttelse af de mange lokationer, der er beliggende på flere adresser rundt i København.

Om os og jobbet
I den midlertidige indkvartering skaber vi rammerne for flygtninge og fordrevnes ophold og hverdagsliv. Vores daglige ledere og indkvarteringsværter sørger for at den praktiske del af indkvarteringen, mens sekretariatet understøtter indkvarteringsopgaven med alt fra visitering, registrering, huslejeopkrævning og koordinering mellem lokationer og samarbejdspartnere.

Sekretariatet har mange funktioner og arbejder i flere systemer, og vi søger en administrativ kollega, der trives i en dynamisk hverdag, hvor systemer, samarbejde og kommunikation er en væsentlig del af arbejdsdagen.  

I sekretariatet er opgaverne alsidige og foranderlige og teamet arbejder tæt sammen om den fælles opgave med fokus på at skabe en god modtagelse og fredelig sameksistens i indkvarteringen. Opgaveporteføljen spænder vidt og alle medarbejdere bidrager til både hverdagens faste driftsopgaver og de uforudsete udfordringer.

Administrativ medarbejder

Vi søger en administrativ medarbejder til at varetage arbejdsopgaver, fx

• telefonbetjening af indkvarteringstelefon med henvendelser fra myndighedsafdelinger, asylcentre, indkvarteringens lokationer og andre samarbejdspartnere
• registrering af nyankomne og håndtering af ind- og udflytning i Københavns Kommune i samarbejde med relevante aktører
• løbende opdateringer af oplysninger i forskellige it-systemer, herunder MIRA og Excel
• daglig dialog med indkvarteringens mange lokationer via daglige ledere og indkvarteringsværter
• betjening af elektronisk postkasse med mails, spørgsmål og bestillinger fra samarbejdspartnere omkring de fordrevne ukrainere og andre kvoteflygtninge
• journalisering og arkivering af breve, mails og dokumenter i relevante IT-systemer som Fasit og eDoc
• samarbejde med indkvarteringsadresser og Ydelsesservice omkring opkrævning af huslejebetaling
• oprettelse og opdateringer af lister, datasæt/rapporter etc. til brug for styring af indkvarteringen eksempelvis overblik over madudlevering, transportbilletter eller bagagehåndtering
• samarbejde med Københavns Kommunes øvrige forvaltninger omkring koordinering af alt fra sundhedsydelser, støtteordninger, behandlingsforløb, skoleplacering og meget andet
• dokumentation, tilsyn og journalisering af indsatsen samt fokus på effektiviseringer via digitale løsninger

Vi forventer, at du

• er god til at samarbejde med kollegaer i en opgave, der kræver tæt koordinering
• er serviceorienteret i dialogen med både lokationer, kollegaer, chefer og samarbejdspartnere
• er fleksibel og god til at gå til opgaver, der opstår i en uforudsigelig hverdag
• ser positivt på at løse de opgaver, der er brug for og trives med at opgaverne forandrer sig
• er løsningsorienteret, konstruktiv og effektiv i din opgaveløsning
• motiveres af at løse opgaver, der går på tværs af traditionelle stillingsprofiler i samarbejde med kollegaer
• er systematisk og har gode IT-kundskaber særligt Excel
• spiller en aktiv rolle i et konstruktivt arbejdsfællesskab og bidrager med godt humør til et godt arbejdsklima
• meget gerne har kendskab til BIF (Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen), den kommunale opgave og arbejdet i en politisk styret organisation

Vi tilbyder

• en spændende og alsidig stilling med et bredt ansvarsområde, hvor din indsats spiller en betydningsfuld rolle
• en mulighed for at være med til at sætte dit præg på et område i udvikling
• et udfordrende og afvekslende job med en stor kontaktflade
• Gode muligheder for at arbejde og samarbejde på tværs i en stor organisation

Om indkvarteringen
Indkvarteringens lokaliteter er organisatorisk placeret i Jobcenter København sammen med kommunens modtagelses- og beskæftigelsesindsats for flygtninge for at sikre en sammenhængende integrationsindsats for nye flygtninge i København.

I Jobcenter København arbejder vi med den gode modtagelse af flygtninge og familiesammenførte, at få borgere hurtigt i job, praktik eller uddannelse gennem hjælp til jobsøgning samt at styrke borgernes dansksproglige kompetencer i form af danskuddannelse. Dette arbejde understøttes af de initiativer, der finder sted i indkvarteringen.

Ansættelsesvilkår 
Løn- og ansættelsesvilkår efter gældende overenskomst og inden for rammerne af lokal løndannelse.  
Arbejdstiden udgør 37 timer ugentligt. 
Vi ønsker stillingen besat snarest muligt. 

Mere information  
Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte afdelingschef Lone Binder på 23 70 20 52 eller koordinator i sekretariatet Vera Rasmussen på 20 41 39 12.

Søg via linket senest mandag den 11. august 2025
Ansættelsessamtaler afholdes i uge 34 og 35.

Om Beskæftigelses- og lntegrationsforvaltningen
I Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen hjælper vi hver dag året rundt københavnere i job og uddannelse eller finder andre veje videre for borgerne. Vi understøtter virksomhederne med at finde den rette arbejdskraft. Vi inddrager borgerne, stiller konstruktive krav, og vi tror på, at vi sammen kan skabe fremskridt. Vi er Danmarks største beskæftigelsesforvaltning, og vi er med til at sætte en høj standard på beskæftigelsesområdet ved at arbejde strategisk med udvikling af driften, servicedesign og nye digitale løsninger. Vi har fokus på trivsel og har en kultur med høj faglighed, hvor der er plads til dine input og ideer.