Iværksættelse af behandling af personoplysninger i forbindelse med skoleårsplanlægning og arbejdstid (TR2000)

 

Uddannelses- og Ungdomsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 12. marts 2003

 

 

14.      Iværksættelse af behandling af personoplysninger i forbindelse med skoleårsplanlægning og arbejdstid (TR2000)

 

UUU  84/2003  J.nr. U50/03

 

 

INDSTILLING

 

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Uddannelses- og Ungdomsudvalget,

 

at   udvalget godkender, at der i forbindelse med anvendelsen af IT-systemet         TR2000 til brug for skoleårets planlægning og administration af arbejdstiden for folkeskolens personale kan ske behandling af personoplysninger  

 

 

RESUME

 

Efter § 47 i Regulativ for IT-sikkerhed i Københavns Kommune skal beslutning om behandling af personoplysninger træffes af vedkommende udvalg, der afgør til hvilket formål og med hvilke hjælpemidler, der må foretages behandling.

 

Forvaltningen ønsker at anvende TR2000-systemet til brug for skoleårets planlægning og administration af arbejdstiden for folkeskolens personale i stedet for det hidtil anvendte system  KMD-Matrix, som grundlæggende anvendes til samme opgaver,  og  som indeholder samme type af oplysninger.

 

Datatilsynet har vurderet, at der ikke indgår oplysninger i behandlingen i TR2000-systemet, som kræver anmeldelse til Datatilsynet efter lov om behandling af personoplysninger.

 

 

SAGSBESKRIVELSE

 

Efter § 47 i Regulativ for IT-sikkerhed i Københavns Kommune skal beslutning om behandling af personoplysninger træffes af vedkommende udvalg, der afgør til hvilket formål og med hvilke hjælpemidler, der må foretages behandling.

 

Forvaltninger ønsker at anvende TR2000-systemet  til brug for skoleårets planlægning og administration af arbejdstiden for folkeskolens personale i stedet for det hidtil anvendte system KMD-Matrix, som grundlæggende anvendes til samme opgaver,  og  som indeholder samme type af oplysninger.

 

Der har i forbindelse med kritik af det hidtidige system været nedsat en arbejdsgruppe med deltagelse af skolerne, som har vurderet, at TR2000 i højere grad tilgodeser skolernes behov i forbindelse med personaleplanlægning og  -administration for personale med opgaver i tilknytning til folkeskolen.

 

TR2000 er et personaleadministrationssystem, der indeholder oplysninger om ansatte på skolen og i kommunen med tilknytning til skolesektoren.

 

I systemet registreres oplysninger om identifikation, løn- og ansættelsesforhold, skoleoplysninger, uddannelse, fag- og opgavefordeling, arbejdstidens placering, udført arbejde og fravær.

 

TR2000-system bruges i planlægningen af skoleåret til styring af ressourceforbrug og opgavernes fordeling på personalet i henhold til gældende arbejdstids- og  overenskomstaftaler.

 

Ud fra ovenstående beregnes og dannes løndele til de enkelte medarbejdere. Disse løndele kan herefter indberettes/maskinelt overføres til lønsystemet.

 

Derudover anvendes TR2000 til den lovpligtige indberetning af statistiske oplysninger til Undervisningsministeriet.

 

Datatilsynet har vurderet, at der ikke indgår oplysninger i TR2000-systemet, som kræver anmeldelse til Datatilsynet efter lov om behandling af personoplysninger.

 

En række behandlinger er efter loven om behandling af personoplysninger undtaget fra reglerne om anmeldelse til Datatilsynet. Det drejer sig fx om behandlinger, som ikke omfatter oplysninger af fortrolig karakter. En sådan behandling kan uden anmeldelse endvidere omfatte identifikationsoplysninger, fx personnummer.

 

Efter § 10 i bekendtgørelsen om undtagelse fra pligten til anmeldelse af visse behandlinger, som foretages for den offentlige forvaltning, er desuden behandlinger af nærmere angivne oplysninger, som foretages i forbindelse med administration af personaleforhold undtaget fra anmeldelsespligten.

 

 

Økonomi

 

Udgifter til anskaffelse og drift af systemet afholdes af Uddannelses- og Ungdomsudvalgets bevilling til drift af administrative edb-systemer på konto 3.01 Folkeskoler.

 

 

Miljøvurdering

 

Forslaget har ingen væsentlige miljømæssige konsekvenser

 

 

Høring

 

Valg af system er sket efter indstilling fra en arbejdsgruppe med bl.a. repræsentanter for skoleledere og –lærere.

 

 

BILAG VEDLAGT

 

Ingen

 

 

 

 

                                             Peter Rasmussen

                                                                                           Søren Stahl Nielsen