Håndtering af Socialforvaltningens økonomi i 2023

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget godkender, at Socialforvaltningen igangsætter et indkøbsstop på tværs af forvaltningens målgruppeområder mhp. at nedbringe det forventede merforbrug i 2023.
2. at Socialudvalget tager til efterretning, at Socialforvaltningen vender tilbage med håndtering af en eventuel fortsat udestående udfordring ved 3. kvartalsprognose.

Problemstilling

Socialforvaltningen har senest forelagt Socialudvalget 2. kvartalsprognose den 18. august, hvor forvaltningen forventede et samlet merforbrug på 25,2 mio. kr. efter forventede overførsler og efter kompensation ifm. midtvejsreguleringen som følge af utilstrækkelig regulering i forhold til pris- og lønudvikling. Socialforvaltningen følger løbende op på udviklingen i forvaltningens økonomiske situation, hvor der siden forelæggelse af 2. kvartalsprognose er sket en forværring på en række af forvaltningens områder. Det forventede samlede merforbrug er dermed steget fra 25,2 mio. kr. ved aflæggelse af 2. kvartalsprognose til 48,5 mio. kr., hvilket er en forværring på 23,3 mio. kr. Det bemærkes, at en afvigelse på 48,5 mio. kr. udgør 0,7 pct. af det samlede budget for Socialforvaltningen i 2023.

Forværringen siden 2. kvartalsprognose vedrører 1) området for borgere med sindslidelse, 2) det udsatte voksenområde, 3) den sociale hjemmepleje og 4) handicapområdet. Der ses ikke en forværring på forvaltningens øvrige områder.

Ad 1) På området for Borgere med sindslidelse vedrører forværringen primært et påbud fra Socialtilsynet for botilbuddet Borgervænget, hvor det har været nødvendigt at fraflytte 6 borgere samt at opnormere for at efterleve påbuddet. Der har først været muligt at finde døgntilbudspladser til en andel af borgerne i slutningen af august, hvorfor udgiften hertil ikke var kendt ved 2. kvartalsprognose. Da borgerne har særlige støttebehov, og situation var akut, har det været nødvendigt at købe døgntilbudspladser med en høj enhedspris. Udfordringen forventes løftet som need-to ifm. budgetforhandlingerne 2024, men skal håndteres inden for forvaltningens egen ramme i 2023.

Ad 2) På området for udsatte voksne ses der en forværring af den økonomiske udfordring for et selvejende herberg med driftsoverenskomst, som forvaltningen ikke var bekendt med ved 2. kvartalsprognose. Hertil er der sket en forværring af udfordringen med lav belægning på egne herberger, hvor salgsindtægterne er faldet siden 2. kvartalsprognose, hvilket medfører en forventning om yderligere lavere indtægter for forvaltningen. Området er vanskeligt styrbart pga. selv-henvender-princippet, hvilket vanskeliggør tilpasning af omkostningerne.

Ad 3) I den sociale hjemmepleje er der siden 2. kvartalsprognose sket en betydelig stigning i aktiviteten i visiterede timer til kommunal hjemmepleje, primært som følge af en stigning i antallet af borgere, hvilket medfører en forværring af merforbruget på området. Hertil ses der desuden en stigning i vikarudgifter som følge af, at et påbud fra Styrelsen for Patientsikkerhed er blevet skærpet. Påbuddet vedrører historiske mangler i journalisering og dokumentation i sygeplejen, hvor det har været nødvendigt at afsætte flere medarbejderressourcer for at efterleve påbuddet end forventet. Mens der er afsat yderligere medarbejderressourcer til at efterleve påbuddet, håndteres medarbejdernes øvrige opgaver af vikarer, hvilket har medført et højere vikarforbrug end forudsat ved 2. kvartalsprognose.

Ad 4) På handicapområdet vedrører forværringen primært en stigning i vikarudgifter på forvaltningens døgntilbud. Det høje vikarforbrug skyldes konkrete forhold på enkelte tilbud, herunder høj medarbejderomsætning og særlige støttebehov for enkelte borgere. Det stigende vikarforbrug vanskeliggør desuden realiseringen af de økonomiske handleplaner allerede iværksat i 2023, da udgiftsstigningen på området overstiger de besparelser, der er indhentet. Yderligere ses der en forværring som følge af, at et større antal bevilgede handicapbiler og handicapbusser end forventet er blevet leveret siden 2. kvartalsprognose. Dette skal ses i sammenhæng med, at der opstod et efterslæb sfa. pressede globale forsyningskæder, hvor de lange leveringstider ikke gjorde det muligt for borgere at modtage biler i det omfang, de blev bevilget. Dette efterslæb indhentes nu i 2023, og effekten heraf er større end antaget ved 2. kvartalsprognose.

På tværs af forvaltningens målgrupper vurderes der generelt at være tale om en forværring af de strukturelle udfordringer, og den nuværende forværring heraf forventes således at fortsætte i 2024, medmindre udfordringsbilledet ændrer sig betydeligt.

Løsning

I forbindelse med forelæggelse af 2. kvartalsprognose lagde Socialforvaltningen op til at afvente 3. kvartalsprognose pr. oktober mht. håndtering af den udestående økonomiske udfordring på 25,2 mio. kr. efter kompensation ifm. midtvejsreguleringen som følge af utilstrækkelig regulering i forhold til pris- og lønudvikling. Dette var dels for at afvente effekten af handleplaner med besparelser, og dels for at afsøge muligheder for at igangsætte yderligere handleplaner for at sikre balance. Da prognosen siden er forværret med ca. 23,3 mio. kr., vurderer Socialforvaltningen, at der er behov for at igangsætte yderligere tiltag forud for forelæggelse af 3. kvartalsprognose for Socialudvalget den 15. november, hvis den ønskede effekt heraf skal kunne opnås i 2023. Igangsættelse af yderligere tiltag vil komme i forlængelse af den række af økonomiske handleplaner med besparelser, Socialforvaltningen allerede har igangsat i 2023. Indholdet af handleplanerne er senest forelagt Socialudvalget d. 26. april 2023 og omfatter tiltag såsom udskydelse af ny ansættelser og genansættelser ved vakancer, reduceret brug af eksterne vikarer, skærpet visitationspraksis ift. nye børnesager og mindre kompetenceudvikling af medarbejdere.

Konkret vurderer Socialforvaltningen, at det vil være nødvendigt og hensigtsmæssigt at iværksætte et yderligere tiltag i form af et indkøbsstop på tværs af forvaltningens områder. Dette vil medføre, at der stoppes for indkøb af alle ikke-essentielle varer og ydelser i forvaltningen. Dette vil omfatte varer og ydelser, der ikke kompromitterer borgere og medarbejderes sikkerhed og helbred, og som vurderes at kunne udskydes eller bortfalde i 2023. Det omfatter således navnlig indkøb af tjenesteydelser (f.eks. kompetenceudvikling og aktiviteter/udflugter for borgere), ekstern vikardækning, entreprenør- og håndværksydelser, materialer og inventar, befordring og transportydelser og øvrige varekøb.

Den konkrete håndtering af indkøbsstoppet er fortsat under udarbejdelse og afventer en grundigere gennemgang af forvaltningens indkøbsmønster. Med inspiration fra Aarhus Kommune, hvor der ligeledes er igangsat et forbrugsstop på Socialområdet, kan en konkret udmøntning af indkøbsstoppet f.eks. medføre, at der vil være behov for godkendelse fra borgercenterchefer eller vicedirektører, hvis der foretages et indkøb for over 5.000 kr.

Essentielle varer og ydelser for forvaltningens drift vil ikke være omfattet af indkøbsstoppet, ligesom der vil være mulighed for dispensationer, såfremt disse vurderes at være nødvendige. Den konkrete proces for dispensation er under afklaring, men vil forventeligt kræve godkendelse af f.eks. borgercenterchefer eller vicedirektører. Det bemærkes desuden, at køb af døgntilbudspladser og øvrige visiterede ydelser ligeledes ikke vil være omfattet af indkøbsstoppet.

Det vurderes, at et indkøbsstop vil kunne have 3 måneders effekt i 2023, men det er svært konkret at vurdere, hvor stor en økonomisk effekt, indkøbsstoppet vil have. Hvis der ses bort fra visiterede ydelser samt ydelser relateret til ejendomsdrift, svarede Socialforvaltningens indkøb af varer og ydelser i 2022 til 684 mio. kr. (2022 p/l), hvoraf ca. 1/3 af disse faldt i 4. kvartal.

Hvis et indkøbsstop igangsættes, vil forvaltningen følge udviklingen i udgiftsniveauet tæt og løbende vurdere effekten heraf. Det vurderes ikke, at et indkøbsstop alene kan håndtere det fulde forventede merforbrug, og der vil derfor forventeligt være en udestående udfordring, der skal håndteres med optagelse af et internt lån. Det bemærkes desuden, at der principielt er mulighed for, at en andel af forvaltningens økonomiske udfordringer kan dækkes af Københavns Kommunes pulje til uforudsete udgifter. Det vil dog være op til Økonomiudvalget at prioritere mellem de respektive forvaltningsspecifikke og tværgående udfordringer, der måtte blive rejst ifm. udmøntning af puljen.

Det bemærkes, at igangsættelse af et indkøbsstop kun er en løsning i indeværende år på en varig økonomisk udfordring. Et indkøbsstop må forventes at medføre, at en række udgifter udskydes til 2024, hvor forvaltningen ligeledes forventer en betydelig økonomisk udfordring. Håndtering af udfordringen afhænger af resultatet af budgetforhandlingerne 2024, herunder opfølgning på hensigtserklæringer, tilførsel af midler til forvaltningens specifikke udfordringer samt refinansiering af større udløb. Socialforvaltningen vil efter budgetforhandlingerne forelægge Socialudvalget en sag om de varige økonomiske udfordringer i 2024 og frem samt håndtering heraf.

Hvis der ikke igangsættes et indkøbsstop, vil Socialforvaltningens forventede merforbrug i 2023 skulle finansieres ved optagelse af internt lån. Et internt lån vil skulle tilbagebetales over 6 år og har ved optagelse i 2023 en rente på 2,2%. Optagelse af et internt lån vil dermed forværre den økonomiske udfordring i 2024 og kommende år. Det bemærkes, at optagelse af et internt lån forudsætter, at der er både finansiering og ledigt servicemåltal på tværs af forvaltningerne i Københavns Kommune. Ifm. forelæggelse af 2. regnskabsprognose for Økonomiudvalget d. 23. august 2023 oplyste Økonomiforvaltningen, at der er 80,5 mio. kr. i puljen til uforudsete udgifter, mens der er 67,9 mio. kr. i servicebufferpuljen. Hvis samtlige forvaltninger oplever en forværring af deres prognoser og ønsker at håndtere dette med optagelse af internt lån, vil der dermed være en risiko for, at der ikke er tilstrækkelig finansiering eller ledigt servicemåltal. I sådan en situation vil Økonomiudvalget forventeligt bede forvaltningerne om at nedbringe deres merforbrug inden for egen ramme. Økonomiudvalget forventes at få forelagt en sag om håndtering af de resterende servicemåltal i puljen til uforudsete udgifter og servicebufferpuljen d. 24. oktober 2023.

Økonomi

Økonomien er indeholdt i sagen.

Videre proces

Hvis Socialforvaltningen vedtager et indkøbsstop, vil dette blive implementeret på tværs af forvaltningens områder efter vedtagelse. Socialforvaltningen vil løbende følge op på effekten heraf.

Socialudvalget forelægges kvartalsprognosen pr. november til godkendelse den 15. november 2023, hvor forvaltningens økonomiske udfordring vil blive yderligere kvalificeret.

Socialforvaltningen vil desuden forelægge Socialudvalget en sag den 11. oktober efter budgetforhandlingerne 2024 vedrørende den varige økonomiske udfordringer samt håndtering heraf i 2024 og frem.

Mikkel Boje

                                          / Anders Johannes Kristensen