Drøftelse af Kultur- og Fritidsudvalgets forretningsorden

for mødet «MDAT» kl Kultur- og Fritidsudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 22. juni 2000

24. Drøftelse af Kultur- og Fritidsudvalgets forretningsorden

(KFU 283/2000)
INDSTILLING

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

at Kultur- og Fritidsudvalget drøfter udvalgets forretningsorden med udgangspunkt i de af Finn Rudaizky stillede spørgsmål og eventuelt træffer beslutning på baggrund af drøftelsen.

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 8. juni 2000

Sagen blev ved mødets start udsat til udvalgets møde den 22. juni 2000

RESUME

Finn Rudaizky har i mail af 28. maj 2000 skrevet følgende til udvalgets formand:

"Jeg tillader mig at henvise til Kultur- & Fritidsudvalgets vedtagne forretningsorden, herunder tidsfrist for optagelse af dagsordenspunkter, og skal anmode dig om, at nedennævnte dagsordenspunkt optages på n æ s t e mødes dagsorden.

Jeg ønsker en drøftelse af den for K & F-udvalget enstemmigt vedtagne forretningsorden, herunder især spørgsmålet om udvalgsmedlemmers ret til at få optaget dagsordenspunkter på dagsordenen.

BEGRUNDELSE: Drøftelsen ønskes for at få klarlagt, hvem der er ansvarlig for at vedtagne tidsfrister, jvf. forretningsordenen, overholdes. Er det forvaltningen og/eller Borgmesteren (udvalgsformanden) ? Derudover ønskes det drøftet, hvorvidt et udvalgsmedlem, der har begæret et punkt optaget på dagsordenen, selv skal følge op på tidsfristernes overholdelse eller man kan gå ud fra, at forvaltningen og/eller Borgmesteren agerer i overensstemmelse med den for udvalget vedtagne forretningsorden i relation til tidsfristers overholdelse om optagelse af dagsordenspunkter?"

***

Finn Rudaizky har den 27. april 2000 anmodet om optagelse på dagsordenen af sag om ophævelse af blokering i forbindelse med udlån på bibliotekerne.

Martin Günter har den 25. maj 2000 stillet spørgsmål til, hvornår sag om nedtagelse af skulpturen Fredens Port optages på dagsordenen.

Med udgangspunkt i ovennævnte to sager har forvaltningen angivet de regler, som gælder for blandt andet optagelse af sager på dagsordenen.

SAGSBESKRIVELSE

Finn Rudaizky har i mail af 28. maj 2000 skrevet følgende til udvalgets formand:

Jeg ønsker en drøftelse af den for K & F-udvalget enstemmigt vedtagne forretningsorden, herunder især spørgsmålet om udvalgsmedlemmers ret til at få optaget dagsordenspunkter på dagsordenen.

***

Finn Rudaizky har den 27. april 2000 anmodet om optagelse på dagsordenen af sag om ophævelse af blokering i forbindelse med udlån på bibliotekerne.

Martin Günter har den 25. maj 2000 stillet spørgsmål til, hvornår sag om nedtagelse af skulpturen Fredens Port bliver optaget på dagsordenen.

Med udgangspunkt i ovennævnte to sager har forvaltningen angivet de regler, som gælder for blandt andet optagelse af sager på dagsordenen.

Første spørgsmål fra Finn Rudaizky til drøftelse af udvalget

"Drøftelsen ønskes for at få klarlagt, hvem der er ansvarlig for at vedtagne tidsfrister, jf. forretningsordenen, overholdes. Er det forvaltningen og/eller Borgmesteren (udvalgsformanden)?"

Forvaltningens bemærkninger
Formelle bestemmelser

I forretningsordenen for Kultur- og Fritidsudvalget står der følgende i §3, 4. afsnit:

"Såfremt et medlem senest 8 dage forud for et ordinært møde har indgivet skriftlig anmodning om behandling af en sag, sættes denne på dagsordenen for førstkommende møde."

I forretningsordenen for Kultur- og Fritidsudvalget står der følgende i §5, 4. afsnit:

"Borgmesteren har ansvaret for, at sagerne, forinden de forelægges udvalget, er gennemarbejdet, herunder at eventuelle økonomiske og administrative konsekvenser foreligger tilstrækkeligt belyst, samt at den fornødne koordinering med andre udvalg og forvaltninger har fundet sted, ligesom det skal sikres, at nødvendige, forudgående høringer er foretaget."

I forretningsordenen for Borgerrepræsentationen står der følgende i §3, stk. 4:

"Et medlem, der ikke er repræsenteret i et udvalg, kan stille spørgsmål til det pågældende udvalg til skriftlig besvarelse. Spørgsmålet skal være affattet kort og bestemt og normalt være ledsaget af en kort skriftlig begrundelse. Borgmesteren træffer beslutning om besvarelsen af spørgsmålet kræver en drøftelse i udvalget. Spørgsmål, der ikke kræver forelæggelse for udvalget, skal besvares indenfor 8 hverdage."

Sag om ophævelse af blokering i forbindelse med udlån på bibliotekerne

Kultur- og Fritidsudvalget havde fastlagt følgende møder efter den 27. april 2000, hvor Finn Rudaizky fremsatte sin anmodning:

Ordinært møde den 4. maj 2000. Dette er 7 dage efter anmodningen fra Finn Rudaizky om optagelse af sag om ophævelse af blokering i forbindelse med udlån på bibliotekerne og dermed skulle sagen formelt ikke have været optaget på dagsordenen.

Baggrunden herfor er, at bestemmelsen om at en sag skal være fremsat 8 dage forud for mødet defineres på følgende måde: Selve dagen for anmodningen (altså den 27. april 2000) samt den efterfølgende lørdag og søndag indregnes som en del af de 8 dage. Torsdag den 4. maj 2000 indregnes ikke, idet der i forretningsordenen står, at sagen skal indgives 8 dage forud for et ordinært møde. Denne fremgangsmåde er i overensstemmelse med almindelig praksis i kommunen.

Udvalget afholdt møde igen den 11. maj 2000. Udvalget havde dog på møde den 13. april 2000 besluttet at dette møde alene skulle omhandle indstilling om anvendelse af Den Brune Kødby. Derfor kunne sagen ikke optages på dagsordenen for dette møde.

Seneste møde i udvalget var den 25. maj 2000, hvor sagen kunne have været optaget på dagsordenen. Den endelige afklaring af de spørgsmål, som Finn Rudaizky har rejst, var dog ikke afklaret på dette tidspunkt. Dermed kunne sagen alene have været optaget på dagsordenen med indstilling samt foreløbige svar på Finn Rudaizkys spørgsmål.

De af Finn Rudaizky rejste spørgsmål er endeligt afklarede den 2. juni 2000. Derfor er sagen optaget på udvalgets dagsorden for mødet den 8. juni 2000.

Til grund for ovenstående skal der gøres opmærksom på, at det er forvaltningens vurdering at en besvarelse af de spørgsmål, som Finn Rudaizky rejser i forbindelse med anmodningen om at sagen optages på dagsordenen, var en betingelse for at sagen kunne behandles som ønsket af Finn Rudaizky. Derfor har forvaltningen taget udgangspunkt i forretningsordenens §5, 4. afsnit som angiver, at en sag skal være tilstrækkelig belyst før den forelægges udvalget.

Såfremt anmodningen fra Finn Rudaizky var todelt, hvorved der blev anmodet om henholdsvis en drøftelse af sagen og en besvarelse af spørgsmålene, kan forvaltningen oplyse følgende:

I forhold til selve drøftelsen af sagen skulle den været optaget på udvalgets dagsorden for mødet den 25. maj 2000. I forhold til besvarelsen af spørgsmålene er tidsfristerne ikke reguleret i udvalgets forretningsorden. Ifølge forretningsordenen for Borgerrepræsentationen skal besvarelserne foreligge 8 hverdage efter spørgsmålene er stillet. Det indebærer, at besvarelserne på Finn Rudaizkys spørgsmål skulle have foreligget den 5. maj 2000. Disse ville dog, jf. ovenstående, alene have været foreløbige idet en endelig afklaring ikke er tilendebragt før den 2. juni 2000.

Sag om nedtagelse af skulpturen Fredens Port

I beslutningsprotokollen for udvalgets møde den 6. april 2000 er følgende anført under punkt 13 – Meddelelser:

"Martin Günter ønskede, at forvaltningen udarbejder indstilling med forslag til drøftelse af nedtagelse af skulpturen Fredens Bro."

På udvalgets møde den 25. maj 2000 stillede Martin Günter spørgsmål til, hvornår sagen optages på dagsordenen og henviste i den forbindelse til forretningsordenen.

Det er forvaltningens vurdering, at udvalget på møde den 6. april 2000 indvilgede i at forvaltningen skulle udarbejde en indstilling i sagen, som anmodet af Martin Günter.

Da udvalget ønskede en indstilling om sagen har forvaltningen arbejdet på at fremskaffe et grundlag som er tilstrækkeligt belyst, jf. forretningsordenens §5, 4. afsnit. Dette arbejde er ikke tilendebragt endnu, hvilket er baggrunden for, at sagen ikke er blevet optaget på udvalgets dagsorden. Sagen er på det grundlag som foreligger på nuværende tidspunkt sat på dagsordenen for mødet den 8. juni 2000 med bemærkning om, at forvaltningen ikke finder at den endnu er tilstrækkelig oplyst.

Andet spørgsmål fra Finn Rudaizky til drøftelse af udvalget

"Derudover ønskes det drøftet, hvorvidt et udvalgsmedlem, der har begæret et punkt optaget på dagsordenen, selv skal følge op på tidsfristernes overholdelse eller man kan gå ud fra, at forvaltningen og/eller Borgmesteren agerer i overensstemmelse med den for udvalget vedtagne forretningsorden i relation til tidsfristers overholdelse om optagelse af dagsordenspunkter?"

Forvaltningens bemærkninger
Formelle bestemmelser

I Lov om kommunernes styrelse står der blandt andet følgende i §22, stk. 1:

"Formanden forbereder, indkalder og leder udvalgets møder og drager omsorg for, at dets beslutninger indføres i beslutningsprotokollen."

I Lov om kommunernes styrelse med kommentarer står der blandt andet følgende i forbindelse til §22, stk. 1:

"Udvalget kan i forretningsordenen fastlægge retningslinier for udvalgsformandens forberedelse af udvalgsmøderne, herunder regler for udarbejdelse af udkast til dagsordener. Der kan i den forbindelse fastsættes en frist for optagelse af sager på udkastet til dagsordenen, sml. herved normalforretningsordenens § 3, stk. 1. Udvalgsformanden kan ikke på egen hånd afvise at optage rettidigt indkomne forslag på dagsordensudkastet, men udvalget kan i forbindelse med godkendelsen af dagsordensudkastet selv afvise at behandle et forslag."

I styrelsesvedtægten for Københavns Kommune står der følgende i § 21, stk. 1:

"Overborgmesteren og borgmestrene varetager den administrative ledelse af de dele af kommunens administration, som varetager sekretariatsforretningerne for de udvalg, nævn mv., der naturligt knytter sig til Økonomiudvalgets, henholdsvis det pågældende stående udvalgs forvaltningsområde."

I forretningsordenen for Kultur- og Fritidsudvalget står der følgende i § 3, 1. afsnit:

"Borgmesteren udarbejder dagsorden for udvalgets møder. Dagsordenen for ordinære møder tilsendes udvalgsmedlemmerne senest 6 dage før mødets start."

Sag om ophævelse af blokering i forbindelse med udlån på bibliotekerne

Ansvaret for udformningen af udvalgets dagsordener påhviler udvalgets formand/borgmesteren, jf. ovenstående bestemmelser. I praksis er det forvaltningen, der udarbejder den dagsorden, som godkendes af udvalget på mødet.

Der er ikke udvalgets medlemmerne, som skal følge op på om tidsfristerne overholdes. Det ansvar er placeret hos udvalgets formand. I praksis er det forvaltningen som påser overholdelsen af tidsfrister.

***

Udvalget kan overveje, hvorvidt der på dagsordenen skal optages et fast punkt, som hedder "Kommende sager". Denne praksis følges blandt andet i Sundheds- og Omsorgsudvalget og det er forvaltningens vurdering at eventuelle misforståelser om, hvornår og hvordan visse sager skal behandles med fordel kan imødegås med optagelse af et sådant punkt på dagsordenen.

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Der er ikke foretaget høring.

BILAG VEDLAGT

Bilag 1: Kultur- og Fritidsudvalgets forretningsorden

Bilag 2: Anmodning fra Finn Rudaizky af 27. april 2000 om optagelse af sag vedr. ophævelse af blokering i forbindelse med udlån på bibliotekerne.

Ida Munk

/Mikael Keller-Hansen

Til top