Revisionsprotokollat nr. 23/2004 (Årsregnskab)

Bygge- og Teknikudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 24. august 2005

 

 

Sager til beslutning

 

7.      Revisionsprotokollat nr. 23/2004 (Årsregnskab)

 

BTU 416/2005  J.nr. 1430.0011/05

 

 

INDSTILLING

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller, at Bygge- og Teknikudvalget godkender

 

at de i denne indstilling anførte bemærkninger sendes til Revisionsdirektoratet som høringssvar på Årsrevisionsprotokollat nr. 23/2004 vedrørende Bygge- og Teknikforvaltningens årsregnskab 2004

 

Det skal oplyses for Bygge- og Teknikudvalget, at Revisionsdirektoratet deltager ved punktets behandling i Bygge- og Teknikudvalget.

 

 

RESUME

Revisionsdirektoratet har sendt Årsrevisionsprotokollat nr. 23/2004 vedrørende Bygge- og Teknikforvaltningens årsregnskab 2004. Revisionsdirektoratet reviderer årligt Bygge- og Teknikforvaltningens regnskab, samt - efter lov om byfornyelse m.v. - kommunens regnskab på byfornyelsesområdet. Revisionsdirektoratet har vedrørende regnskab 2004 derudover gennemført en undersøgelse af administrationen af kommunens råde-over ejendomme, samt en undersøgelse af økonomistyringen i Københavns Kirkegårde. Bygge- og Teknikforvaltningen fremlægger derfor særskilte indstillinger med udkast til høringssvar for de enkelte revisionsprotokollater. Bemærkninger til disse fremlægges særskilt for Bygge- og Teknikudvalget.

 

Da årsregnskabet for 2004 omfatter både et udgiftsbaseret regnskab og et omkostningsbaseret regnskab behandler Revisionsdirektoratets årsprotokollatet begge regnskaber.

 

Revisionen har en række bemærkninger vedrørende bogføring, forretningsgange m.v. i de enkelte enheder og den økonomiske styring i Bygge- og Teknikforvaltningen generelt.

 

Generelt vurderer Bygge- og Teknikforvaltningen, at der er tale om en tilfredsstillende rapportering omkring årsregnskabet. Samlet svarer Revisionsdirektoratet tilbagemelding godt til Bygge- og Teknikforvaltningen egne vurderinger. Der arbejdes i den rigtige retning mod målet, der dog endnu ikke nået. Revisionsdirektoratet har påpeget flere utilfredsstillende forhold på områder, hvor forbedringer er ønskelige og hvor forvaltningen har igangværende tiltag og projekter. Bygge- og Teknikforvaltningen har taget bemærkningerne til efterretning. Hvor Revisionsdirektoratet har specifikke henstillinger, anbefalinger samt anmodninger redegør Bygge- og Teknikforvaltningen eksplicit for disse forhold i nedenstående.

SAGSBESKRIVELSE

Revisionsdirektoratet har i det fremsendte revisionsprotokollat nr. 21/2003 om revision af årsregnskabet i Bygge- og Teknikforvaltningen følgende bemærkninger, som Bygge- og Teknikforvaltningen hermed svarer på. Bygge- og Teknikforvaltningens svar er anført i kursiv. Afsnit fra revisionsprotokollatet, der iht. Bygge- og Teknikforvaltningens vurdering ikke har givet anledning til bemærkninger eller hvor protokollatet allerede angiver forvaltningens bemærkninger/forklaring er ikke medt aget. Overskrifter og nummerering af afsnit er opretholdt fra det oprindelige protokollat.

 

1 Indledning

(side 5, Kontrol af regnskabstal)

Revisionsdirektoratet påpeger i forbindelse med bemærkning, at udgifter i KTK på IM-konto 6.51.1 optræder på forvaltningens resultatopgørelse at det bør overvejes, om de administrative udgifter skal henføres til funktion 2.03.

 

I kommunens fælles økonomichefkreds drøftes muligheden for udarbejdelse af standardkontoplan for administration. I forlængelse af konklusionen på dette, vil Bygge- og Teknikforvaltningen vurdere konteringen af direkte servicerelaterede administrationsudgifter i de enkelte enheder, herunder KTK.

 

2.1 Økonomistyringssystemer

(side 8)

Revisionsdirektoratet angiver, at enhederne i Bygge- og Teknikforvaltningen stadig mangler at udarbejde et varieret antal forretningsgangbeskrivelser.

 

Ved revisionen af 2005 vil revisionen have opmærksomheden henledt på, om enhederne får udarbejdet de manglende forretningsgangsbeskrivelser, og årsrevisionsprotokollatet for regnskab 2005 vil omtale status herfor.

 

Derudover anbefaler Revisionsdirektoratet, at enhederne udarbejder en forretningsgangsbeskrivelse omkring det omkostningsbaserede regnskab (OBR).

 

Bygge- og Teknikforvaltningen kan oplyse, at arbejdet med forretningsgangsbeskrivelser fortsat er i gang. Arbejdet med udarbejdelse/opdatering af forretningsgange er et vigtigt element i opnåelse af niveau 3 på benchmarking-modellen for god økonomistyring, hvilket ledelsesmæssigt er et prioriteret mål.  

 

2.3 anlæg

Revisionsdirektoratet oplyser, at de ingen bemærkninger har til de behandlede regnskabforklaringer til afsluttede anlægsbevillinger, men tilføjer nedenstående.

 

Vej & Park

(side 16)

I besvarelsen af 18. februar 2005 har Bygge- og Teknikforvaltningen udarbejdet en opgørelse med i alt 29 anlægsbevillinger, som alle var afsluttet, og som forventedes regnskabsforklaret i perioden ultimo februar til ultimo marts 2005.

 

Revisionsdirektoratet oplyser at de ultimo juni kun har modtaget 10 regnskabsforklaringer af de 29 nævnte og anmoder om en udtalelse til de ikke fremsendte regnskabsforklaringer.

 

Bygge- og Teknikforvaltningen kan oplyse, at Revisionsdirektoratet på nuværende tidspunkt har modtaget 12 regnskabsforklaringer. To anlægsprojekter er alligevel ikke afsluttet og 8 forklaringer vil blive sendt senest medio september.  De resterende 7 regnskabsforklaringer - hvoraf enkelte er mere komplicerede end først antaget - vil blive færdiggjort i efteråret 2005 og fremsendes til Revisionsdirektoratet løbende.

 

(side 16)

Derudover er Revisiondirektoratet i dialog med forvaltningen om afslutningen af følgende 3 ældre anlægsbevillinger, som ikke er medtaget i opgørelsen, hvor det bedes oplyst hvornår bevillingerne forventes regnskabsforklaret.

 

K 96-35, renovering af styresystemet for gadesignalanlæg.

K 99-72, anlæg af cykelbaner i 1999.

K 01-59, genplantning af Krinsen på Kongens Nytorv.

 

Forvaltningen har efterfølgende fremsendt regnskabsforklaring til en ældre bevilling (K 96-35, Renovering af styresystemer for gadesignalanlæg). Regnskabet for projekt K 99-72 fremsendes primo september. I forbindelse med K 01-59 (genplantning af Krinsen på Kongens Nytorv) arbejdes der - i dialog med Revisionsdirektoratet – på enkelte tekniske afklaringer og forklaringen forventes fremsendt senest ultimo september.

 

 

2.5 Opfølgning af revisionen af åbningsbalancen pr. 1. januar 2004

Revisionsdirektoratet har foretaget en opfølgning af bemærkninger til åbningsbalancen, hvor de konstaterede, at 6 ejendomme ikke var indregnet. Bygge- og Teknikforvaltningen har for to ejendomme allerede oplyst, at disse ikke er indregnet, da de anses som værende omfattet af undtagelserne for infrastruktur og monumenter henholdsvis parkan-læg. To ejendomme er overdraget til Økonomiforvaltningen, 1 ejendom er efterfølgende solgt, hvorfor indregning ikke længere er relevant.

 

Plan & Arkitektur

(side 21-22)

Den sidste/sjette ejendom (grund) beliggende Eriksgade 16-18 er endnu ikke indregnet.

 

Derudover har Plan & Arkitektur gjort opmærksom på, at ejendommen Eskildsgade 6-10 er indregnet med en fejlagtig bygningsværdi. Revisionsdirektoratet imødeser, at manglende indregning/korrektion foretages hurtigst muligt.

 

Bygge- og Teknikforvaltningen kan oplyse at begge beløb efterfølgende er indregnet/ korrigeret.

 

2.6 Balancen

Revisionsdirektoratet redegør i protokollatet for udviklingen i enhedernes arbejde med afstemning og specifikation af statuskonti i perioden fra et af Revisionsdirektoratets sendte brev af 31. oktober 2003 til revisionen af årsregnskabet for 2004.

 

Generelt har Revisionsdirektoratet påpeget, at der ikke fremgår af afstemninger og specifikationer i flere enheder om der har fundet en ledelsesmæssig vurdering sted.

 

Bygge- og Teknikforvaltningens tager dette til efterretning og fremadrettet vil dette fremgå mere eksplicit.

 

(side 35)

Revisionsdirektoratet anfører at enhederne i Bygge- og Teknikforvaltningen har en meget forskellig standard for afstemning af statuskonti og det anbefales, at forvaltningen tager initiativ til, at udvikle en fælles standard.

 

Bygge- og Teknikforvaltningen tager ovenstående til efterretning og arbejdet vil blive koordineret via forvaltningens økonomistyregruppe i fortsættelse af Revisionsdirektoratets anbefaling.

 

Sekretariatet/Vej & Park

(side 23)

Revisionsdirektoratet oplyser, at de ikke har ikke modtaget afstemninger og specifikationer for 4 konti (andre statuskonti afstemmes af Vej & Park):

 

Revisionsdirektoratet mener, at det bør klarlægges om det er Sekretariatet eller den regnskabsførende enhed, Vej & Park, der foretager afstemning af Sekretariatets statuskonti. Samtidig skal vi anmode om at få fremsendt afstemninger og specifikationer for de angivne statuskonti.

 

Bygge- og Teknikforvaltningen tager dette til efterretning og vil senest i 3. kvartal sende de ønskede afstemninger.

 

Plan & Arkitektur

(Byfornyelse samt Råde-over-ejendomme bliver behandlet i særskilte protokollat)

(side 25)

Revisionsdirektoratet anfører, at samtlige statuskonti foreligger beløbsmæssigt specificeret til ultimosaldoen 2004, og åbentstående poster er dokumenteret. Tilgodehavender er kun afstemt til samlekonti, men kan ikke specificeres på enkeltdebitorer. I de tilfælde, hvor kontoens værdi naturligt burde søges bekræftet ved sammenholdelse med beholdningsoversigter eller med eksternt dokumentationsmateriale, er dette ikke sket.

 

Da kommunens regnskabssystem KØR ikke har et debitormodul som fuldt ud understøtter Plan & Arkitekturs behov, har det hidtil været praksis for Plan & Arkitektur at have en samlekonto for hver type tilgodehavender, pantebreve, frivillige forlig m.v. og så have enkeltspecifikationerne på regneark og til dels manuelle lister. Da denne metode selvsagt vanskeliggør afstemningen af det enkelte tilgodehavende og ikke mindst opfølgningen med hensyn til rykkerprocedure er Plan & Arkitektur indstillet på at anskaffe et standard softwareprogram til debitorstyring, der som et subsystem til KØR, kan levere de ønskede styringsfaciliteter. Fra 2005 har man dog benyttet den udvidede facilitet i KØR med mulighed for indtastning af CPR-numre ved de enkelte indbetalinger, som muliggør en noget enklere, men dog stadig meget tung afstemning.

 

(side 26)

Revisionsdirektoratet anfører endvidere, at det ikke fremgår af afstemningerne, om der er foretaget en ledelsesmæssig vurdering af kontienes indhold.

 

I forbindelse med de nye tiltag på økonomiområdet i P&A vil der i forbindelse med afstemninger blive foretaget en ledelsesmæssig vurdering af kontienes indhold, ligesom der, hvor det er muligt, vil blive afstemt til eksternt dokumentationsmateriale.

 

(side 26)

Endvidere konstaterer Revisionsdirektoratet, at regnskabsføring af mellemregningsforholdene med byfornyelsesselskaberne fortsat er uafklaret, idet ejendomsregnskaberne fra forretningsførerne endnu ikke er modtaget i sin helhed.

 

Afstemninger af mellemregninger med byfornyelsesselskaberne vil fremover foreligge afstemt og skriftligt bekræftet pr. statusdagen.

 

(side 26)

For så vidt angår tilgodehavender i forbindelse med indgåelse af frivillige forlig anfører Revisionsdirektoratet, at der har været udvist stor træghed fra enhedens side i forsøget på at inddrive tilgodehavenderne.

 

Til denne af Revisionsdirektoratets bemærkninger skal bemærkes, at fordringerne er 5 – 20 år gamle. Netto drejer det sig om en portefølje på 26 mio. kr. fordelt på i alt 72 fordringer. Næsten alle debitorerne har været igennem en tvangsauktion og havde i hvert fald på det tidspunkt en fortvivlet økonomi.

 

Af de 47 aktiverede fordringer er man i dialog med ca. halvdelen, der betaler regelmæssige ydelser, som dog kun i få tilfælde dækker mere end renterne. For så vidt angår de resterende ca. 25, har man i 2005 på ny tilskrevet dem og anmodet dem om at betale eller henvende sig om en afdragsordning.

 

Herudover er alle debitorer registreret i Det centrale Fordringsregister, hvilket medfører at Plan & Arkitektur får meddelelse om for eksempel overskydende skat, som der så kan gøres udlæg i. Dette indbringer nogle tusinde kroner om året.

 

Yderligere inddrivelsesskridt er vanskelige og omkostningskrævende. Således koster en fogedsag ca. kr. 3.000, og grundet en skærpet fortolkning af lovmæssige forhold er det ikke længere muligt for skattevæsnet at levere informationer om debitorernes forhold, så det kan vurderes om der er grundlag for yderligere inddrivelse. Grundet fordringernes alder er det ikke muligt at registrere skyldnerne i RKI.

 

Plan & Arkitektur vil på ny gennemgå sagerne og under hensyn til inddrivelsesomkostninger tage stilling til om der kan iværksættes nye tiltag eller om fordringen må endelig afskrives som uerholdelig.

 

(side 27)

I besvarelsen af årsrevisionsprotokollatet for 2003, punkt 2.1.1, har Bygge- og Teknikudvalget oplyst, at efterhånden som administratorerne til forvaltningen af andelsboliger fremsender dokumentationen, vil Plan & Arkitektur udarbejde en database med stamoplysningerne. Revisionsdirektoratet er blevet orienteret om fremdriften i fremskaffelsen af materiale til forbedring af den økonomiske forvaltning af udlejning og salg af andelsboliger og anfører, at også på dette område synes der at herske en vis træghed. Revisionsdirektoratet anmoder om en orientering om status for databasens etablering.

 

Plan & Arkitektur oplyser, at kommunen for tiden ejer 40 andele i 12 andelsboligforeninger. Den årlige forskelsafgift, som er differencen mellem kommunens andelsboligafgift og lejers huslejeindbetaling, udgjorde i 2004 en nettoudgift på godt kr. 60.000. Der er bogført en fortjeneste på salg af 8 andele med godt kr. 1,2 mio. i 2004.

 

Sagsbehandlingen har tidligere koncentreret sig om at vurdere salgssummerne, når lejemålene ophører. Der har i reglen alene været tale om diskussioner om tillæg for forbedringer og fradrag for misligholdelse.

 

I driftsperioden har det været overladt til foreningernes administratorer at opkræve lejen og betale boligafgiften og afregne forskelsafgiften med kommunen.

 

Der foreligger i øjeblikket en database, som giver en oversigt over samtlige kommunens andele med angivelse af en række relevante basisinformationer, såsom lejer, indtrædelsesdato, købesum, vedtægter, administrator og status for lejekontrakt, indvendig vedligeholdelse, regnskab, budget og generalforsamlingsreferat. Informationsindsamling til denne database fortsætter, således, at den løbende vil foreligge opdateret med seneste aktuelle data, herunder andelsværdi.

 

(side 27)

I tilknytning til udredningen i forbindelse med afstemningssagen oplyser Revisionsdirektoratet at for så vidt angår formueforvaltningen har de konstateret, at der mangler retningslinier og systemer for forvaltningen af langfristede tilgodehavender, der samtidig kan skabe overblik over enhedens mange fordringer, der på mange forskellige tidspunkter kan gøres til genstand for inddrivelse og samtidig skal systemet kunne give advarsler, når ydelser ikke betales.

 

Plan & Arkitektur oplyser, at formueforvaltningen og styring af fordringer vil blive systemmæssigt opstrammet ved implementering af ovenfor omtalte debitorstyrings-programmel, der vil kunne give den nødvendige specifikation og det overblik der er nødvendigt for mere automatisk at kunne styre restancelister og rykkerprocedurer. Der vil tillige blive udarbejdet forretningsgange og retningslinier til administrationen af systemet, der understøtter kontrollen på dette område.

 

(side 28)

I forbindelse med arbejdet omkring en styrkelse af regnskabsafde lingen i Plan & Arkitektur anfører Revisionsdirektoratet, at det er deres opfattelse, at Plan & Arkitektur har udvist træghed i styrkelsen af regnskabsafdelingen. Desuden udtrykker Revisionsdirektoratet kritik af den træghed, hvormed Plan & Arkitektur ifølge Revisionsdirektoratet har forsinket arbejdet med at løse de mange regnskabsmæssige mangler.

 

Bygge- og Teknikforvaltningen erkender, at der er et påtrængende behov for at styrke kompetencerne på det regnskabsmæssige område i Plan & Arkitektur og der er derfor igangsat eller planlagt nedenstående tiltag.

 

Organisatorisk og fagligt er området blevet styrket ved ansættelse af en økonomichef primo 2005 og der er i forbindelse med Plan & Arkitekturs nye organisationsstruktur, som er under implementering, sket en opkvalificering af hele økonomistyringsområdet, som vil fastholde det ledelsesmæssige fokus.

 

For at tilvejebringe de nødvendige ressourcer og kapacitet til at gennemføre de mange tiltag på økonomiområdet, og med opmærksomhed på et begyndende generationsskifte, er det desuden i Plan & Arkitektur besluttet at ansætte 2 nye medarbejdere, en regnskabsmedarbejder til støtte for den eksisterende stab på regnskabskontoret og en yngre controller, der kan bistå økonomichefen med de mere styringsmæssige tiltag. Den 1. august 2005 er der tillige ansat en ny regnskabsmedarbejder til afløsning for en ældre medarbejder, der gik på pension.

 

Yderligere vil de regnskabsmæssige kompetencer blive grundigt vurderet i forbindelse med dannelsen af de nye teams i byfornyelsessøjlen, hvor det ligeledes vurderes, at der skal tilføjes yderligere kapacitet udefra.

 

For at få den nødvendige fremdrift vil Plan & Arkitektur blive bistået af Bygge- og Teknikforvaltningen sekretariat til gennemførelse af workshop, for primært regnskabsmedarbejdere og sagsbehandlere i byfornyelseskontoret, i udarbejdelse af forretningsgange efter den nye godkendte skabelon.

 

Man har tillige holdt et første møde med Økonomiforvaltningen for at drøfte hvordan Økonomiforvaltningens konsulenttjeneste kan bistå som projektleder for nogle af de tungere tiltag på økonomistyringsområdet.

 

Der vil også blive vurderet behovet for ekstern konsulenttjeneste, specielt til områderne om opgørelse og specifikation af byfornyelsens ydelsesstøtte og kommunens garantiforpligtelser. 

 

I forbindelse med de nye tiltag vurderes mulighederne for en væsentlig højere grad af automation gennem øget anvendelse af IT, der kan lette afdelingens arbejdspres med mange manuelle og tunge procedurer, samtidig med at det tilvejebringer et bedre arbejdsgrundlag for controlling og revision. 

 

I overensstemmelse med forvaltningens virksomhedsplan er det fortsat Plan & Arkitekturs klare målsætning at nå niveau 3 i Økonomiforvaltningens model for benchmarking af økonomistyring i forbindelse med regnskabsåret 2005, hvilket med de gennemførte, iværksatte og planlagte tiltag på økonomistyringsområdet anses for muligt.  

 

Derudover er det Revisionsdirektoratets opfattelse, at forvaltningen i højere grad skal have opmærksomheden rettet imod udførelsen af regnskabsfunktionen i Plan & Arkitektur, og anmoder derfor om forvaltningens handlingsplan på dette område.

 

Bygge- og Teknikforvaltningen har tidligere redegjort for det gennemførte servicetjek, der også omfattede Plan & Arkitektur. I forlængelse af dette er der gennemført et nyt projekt i samarbejde, hvor procedurerne for udarbejdelse af perioderegnskaber og årsprognoser er systematiseret. Herudover kan centrale dele af forvaltningens handlingsplan udledes af ovenstående. Ansættelse af økonomichef, organisationsændringen og den nye ledelse skal dog fremhæves som centrale elementer. I det fremadrettede er det aftalt, at Plan & Arkitektur fortsætter arbejdet målrettet ud fra den skitserede handlingsplan, og at der kvartalsvist, i forbindelse med budgetopfølgningerne, redegøres for fremdriften i forhold til denne handlingsplan.

 

Byggeri & Bolig

(side 29)

Revisionsdirektoratet oplyser, at de har konstateret, at afstemningsarbejdet vedrørende tilgodehavender hos grundejere og debitorer i betalingskontrol endnu ikke er tilendebragt. Endvidere er den afklarede behandling af momsindbetalingen ikke regnskabsført.

 

Revisionsdirektoratet imødeser fremsendelse af afstemningsmaterialet, når arbejdet er tilendebragt.

 

Bygge- og Teknikforvaltningen kan oplyse, at der er 6 resterende sager, som mangler at blive behandlet, hvoraf to sager kan betegnes som kompliceret. Afstemningsmaterialet forventes fremsendt ultimo november.

 

Vej & Park

(side 30-31)

Af specifikation udarbejdet pr. 8. juni 2005 fremgår det, at der fortsat henstår uafviklede tilgodehavender, som ikke er sendt til Skatte- og Registerforvaltningen for inddrivelse, indgår i konkursbehandling eller afventer igangværende forhandlinger e.l.  Årsagen til at tilgodehavenderne ikke er udlignet fremgår ikke, ligesom det ikke fremgår hvilken opfølgning Vej & Park har foretaget i forhold til de manglende indbetalinger. Vej & Park har hertil oplyst, at den manglende opfølgning skyldes, at der har været personalemangel i økonomikontoret. Derved er der ikke blevet sendt så mange sager til Skatte- og Registerforvaltningen som tidligere år. Derudover arbejdes der på at få udarbejdet en rapport/liste fra Navision, som kan gøre det nemmere for fagkontorerne at rykke efter denne opsplittede liste. Der vil efter sommeren blive iværksat et forsøg på at få disse sager rykket, sendt til skattevæsenet o.l. 

 

Bygge- og Teknikforvaltningen kan tilføje til det tidligere oplyste, at den lovede indsats for at følge op på de mange sager er igangsat, således at der ved årets udgang ikke fortsat henstår uafviklede tilgodehavender.

 

(side 31)

På konto nr. 4585901889 er saldoen -4,4 mio. kr. og er opstået i 2004 og udgør en beregnet momsmodregningsforpligtigelse på 14 % i forbindelse med indtægter fra fonde o.l. Posteringerne er sket i henhold til den rådgivning Vej & Park har modtaget fra Økonomiforvaltningen, der i samme forbindelse oplyste, at Økonomiforvaltningen ville vende tilbage med nærmere retningslinier for posteringer, hvilket efter det oplyste ikke er sket endnu. Revisionsdirektoratet har konstateret, at Økonomiforvaltningen har modregnet 17,5 % af indtægter fra fonde o.l. i opgørelsen vedr. momsudligningsordningen, jf. Indenrigs- og Sundhedsministeriets bekendtgørelse nr. 1263 af 10. december 2004 om den kommunale og amtskommunale momsudligningsordning. Efter Revisionsdirektoratets opfattelse skal posteringerne i Vej & Park tilbageføres.

 

Der følges fortsat op på kontakten til Økonomiforvaltningen for de nærmere retningslinier for posteringer af fondsmoms.

 

Parkering København

(side 33)

Ifølge institutionens opfattelse er alle statuskonti afstemt ultimo 2004. Imidlertid konstaterede vi, at vi ikke har modtaget afstemning for kontoen for leverandørgæld samt kontiene for indgående og udgående moms.

 

I lighed med tidligere år forelå der stadig afstemninger, som blot bestod af en KØR-udskrift, der viste månedens totalsummer, årets totalsummer og saldoen.

 

Vi skal anmode om, at alle statuskonti i fremtiden bliver afstemt og dokumenteret efter de instruk­tioner, vi tidligere har givet, samt at de er daterede, og at det fremgår af afstemningerne, hvem der har udarbejdet dem.

 

Endelig skal afstemning af forskudskasserne, som nævnt i årsrevisionsprotokollatet for 2003, være dokumenteret med kvittering fra den ansvarlige for h ver kasse.

 

Bygge- og Teknikforvaltningen tager anmodningerne til efterretning og vil overveje behovet for en revurdering af de interne forretningsgange på området.

 

Parkering København bemærker, at deres interne regnskabsspecifikationer er påtegnet af de enkelte afdelings/sektionsledere samt for alle afstemte statusposter fremgår det internt i enheden, hvem der har udarbejdet dem.

 

Det skal yderligere tilføjes, at afstemning af Parkering København konti for leverandørgæld er foretaget, men afstemningsbilagene er ikke fremsendt, da en samlet afstemning af leverandørgæld for kommunen som helhed, foretages af Økonomiforvaltningen jf. KØR-info.

 

Momskonti er løbende afstemt og afregnet med Told og Skat måned for måned. Ved regnskabsårets afslutning henstod der et mindre beløb på en momskonto, hvilket burde have været forklaret med en note.

 

Københavns Brandvæsen

(side 34)

Revisionsdirektoratet oplyser, at de ikke har modtaget afstemning for 7 konti.

 

Det manglende afstemningsmateriale/specifikationer fremsendes snarest og senest ultimo oktober.

 

(side 34)

Ultimosaldoen på konto for forudbetalte udgifter indeholder faste forskud, rejseudlæg og valuta i udenlandsk mønt. Revisionsdirektoratet finder, at faste forskud og valuta i udenlandsk mønt bør konteres under likvide aktiver.

 

Tages til efterretning.

 

2.7 Kasse- og beholdningseftersyn

Revisionsdirektoratet har foretaget uanmeldt kasseeftersyn enkelte enheder med det formål at kontrollere tilstedeværelsen af den likvide beholdning, afstemme denne med regnskabsføringen og stikprøvevis kontrollere dokumentationen for kasseindtægter og -udgifter.

 

Plan & Arkitektur 

(side 36)

Eftersynet, der blev foretaget den 15. december 2004 i forskudskassen samt i kassen i "Informationen", gav ikke anledning til bemærkninger. På eftersynstidspunktet var der ikke foretaget interne kasseeftersyn siden den 25. juni 2003. Det skal henstilles, at ledelsen tager stilling til tilrettelæggelsen af interne eftersyn, og at dette bliver indarbejdet i Plan & Arkitekturs kasseinstruks, jf. rammebilaget for Betalingsfunktioner ved kassebetjening og konti i pengeinstitutter.

 

Tages til efterretning.

 

 

5 Opfølgning af tidligere sager

 

5.3 Parkering København (økonomistyring i Parkering København)

(side 53-54)

I revisionsbetænkningen for 2003, s. 161-187, blev der redegjort for resultatet af en af Revisionsdirektoratet foretaget større undersøgelse om Økonomistyringen i Parkering København.

 

Undersøgelsen viste bl.a. at budgettets målsætninger, mål og resultatkrav bør udbygges, så der tilgår det politiske niveau yderligere relevante og operationelle oplysninger og forudsætninger, aktiviteter og resultater (…)

 

Revisionsdirektoratet skal til brug for en orientering af Revisionsudvalget bede oplyst status for ovenstående tiltag.

 

Bygge- og Teknikforvaltningen kan oplyse at udbygningen af budgettets målsætninger, mål og resultatkrav med relevante og operationelle oplysninger og forudsætninger samt aktiviteter og resultater, anses for imødekommet i forbindelse med udarbejdelse af budgetforslaget for 2006, idet dette er udarbejdet i overensstemmelse med den nye budgetmodel. Budgetforslaget vil hen over sommeren 2005 blive revideret og bragt i overensstemmelse med den nyligt vedtagne parkeringsstrategi for København. I forbindelse hermed vil der blive indarbejdet yderligere faktuelle oplysninger om Parkering Københavns aktiviteter ligesom, der vil blive opstillet nye målepunkter, der skal sikre den videre udvikling og effektivisering af virksomheden. Disse oplysninger og målepunkter kan tillige anvendes i forhold til orientering af det politiske niveau. 

 

Arbejdet med at opnå en økonomistyring på højt niveau indgår i virksomhedsplanen for 2005 og forventes ført til ende inden årets udgang. Parkering København er af den opfattelse, at enheden allerede er kommet ganske langt i processen og på langt de fleste områder har opnået en økonomistyring svarende til niveau 3. Et enkelt væsentligt punkt udestår dog endnu – dokumentation af, at bemandingsniveauet i de enkelte organisatoriske enheder er afstemt med aktivitetsniveauet. Denne dokumentation tilvejebringes i sammenhæng med vores undersøgelse af, hvorvidt de personalemæssige ressourcer anvendes optimalt.

 

Initiativet til indgåelse af samarbejde med 1-3 internationale storbyer, har foreløbig resulteret i udveksling af oplysninger og data med kolleger i Oslo. Det forventes, at samarbejdet kan udbygges og intensiveres, ligesom det forventes, at der kan knyttes tilsvarende kontakte til andre offentlige parkeringsvirksomheder i Europa. Der arbejdes på at etablere en forening for offentlige parkeringsvirksomheder i Danmark, idet der herved bliver adgang til medlemskab af tilsvarende internationale forening. Herefter er der en umiddelbart adgang til en række informationer, der kan anvendes i forbindelse med benchmarking. 

 

Parkering København er helt enige i, at den løbende vurdering af virksomhedens produktivitet og effektivitet er en væsentlig bestanddel af ledelsesopgaven for Parkering Københavns direktion. Derfor arbejder Parkering København også løbende på at forbedre grundlaget for denne vurdering, og dette sker bl.a. ved den ovenfor nævnte udbygning af styringsredskaberne i form af bl.a. yderligere nøgletal og benchmarking.  

 

Om det statistiske ledelsesværktøj kan Parkering København konkret oplyse, at der ved hjælp af data om hvor, hvornår og under hvilke omstændigheder parkeringsafgifterne udskrives, foregår en løbende tilpasning af kontrolindsatsen. Herved sikres det, at virksomhedens hovedopgaver – at sikre fremkommelighed, trafiksikkerhed og en rimelig mulighed for alle til at finde en parkeringsplads – løses på den bedst tænkelige facon.

 

7.1 Revisionsaftale om intern revision i KTK

(side 59-60)

Bygge- og Teknikudvalget har antaget en intern revision i KTK Fra den interne revisionsrapportering har Revisionsdirektoratet valgt at uddrage enkelte områder og har således ikke afgivet egne kommentarer hertil. Enkelte bemærkninger vedrører IT-sikkerheden i KTK, hvor det bl.a. anbefales det at udarbejde en IT-sikkerhedspolitik for KTK.

 

Bygge- og Teknikforvaltningen kan oplyse, at som konsekvens af det pågående arbejde i forvaltningen omkring en centralisering af IT-funktionen, vil de områd er som er påpeget af den interne revision blive adresseret. De skal desuden påpeges, at i  medfør af sikkerhedsregulativet BR422/02 §16 foreligger der en BTF-sikkerhedsinstruks underskrevet 16. december 2003, som  omfatter alle enhederne i forvaltningen. Endvidere har Bygge- og Teknikforvaltningen i medfør af §12 i sikkerhedsregulativet gennemført en IT-risikoanalyse, hvor indholdet bl.a. ligger til grundlag for det fortsatte arbejde med IT-sikkerhed i forvaltningen.

 

Økonomi

-

 

Miljøvurdering

Sagstypen er ikke omfattet af Bygge- og Teknikforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes"

 

Høring

-

 

Andre konsekvenser

-

BILAG VEDLAGT

Bilag 1 - Årsrevisionsprotokollat 23/2004 til Bygge- og Teknikudvalget vedrørende Bygge- og Teknikforvaltningens – Revision af regnskab 2004

 

 

Mette Lis Andersen