2700Kulturdag i 2018 - projektbeskrivelse og bevilling
Indstilling
Formanden indstiller,
- at Lokaludvalget drøfter modeller for en fremtidig 2700Kulturdag
- at Lokaludvalget beslutter om man vil godkende Kulturudvalgets indstilling om Kulturdag 2018 i samarbejde med Peter Rønn Musikoplevelser
Problemstilling
Kulturudvalget foreslår, at Lokaludvalget i 2018 for tiende gang afholder 2700Kulturdag på Brønshøj Torv. Datoen bliver lørdag den 9. juni 2018.
Da Pilegården ikke længere ønsker at varetage projektledelsen af kulturdagen, foreslår Kulturudvalget efter forudgående researcharbejde og dialog at lade den lokale iværksætter Peter Rønn og hans firma Peter Rønn Musikoplevelser løfte opgaven.
Kulturdagen udformes efter samme koncept som de foregående år med fokus på netværk, hvor lokale foreninger, erhvervsliv og andre aktører fremviser deres tilbud og derved bidrager til programmet. Det primære trækplaster er derudover et antal koncerter af høj kvalitet. I samarbejde med Peter Rønn foreslår Kulturudvalget desuden en række nye tiltag, herunder bydelens unge som ny, ekstra målgruppe. Se den vedlagte projektbeskrivelse.
Forarbejde og indhentning af tilbud
Sekretariatet blev i september bedt om at komme med forslag til mulige modeller for en fremtidig afvikling af kulturdagen. Som led heri blev gennemført et miniudbud af opgaven hos udvalgte eventkoordinatorer. Materialet har været drøftet på to kulturudvalgsmøder og et forretningsudvalgsmøde. Kulturudvalget ønsker samme omfang for dagen som tidligere. Forretningsudvalget mener, at kulturdagen skal kunne afvikles uden væsentlig budgetforøgelse i forhold til hidtil.
Løsning
Kulturudvalget indstiller, at Lokaludvalget godkender projektbeskrivelsen for 2700Kulturdag 2018 og bevilger samlet set 287.200 kr. til projektet. Det foreslås at der gives tre bevillinger til forskellige faser af projektet:
- Der gives en bevilling til forprojekt og planlægning (Peter Rønn Musikoplevelser) på 75.000 kr. (2017-puljen)
- Der gives en bevilling til projektledelse og PR-arbejde (Peter Rønn Musikoplevelser) på 40.000 kr. (2018-puljen)
- Der gives en bevilling til afvikling af 2700Kulturdag (musik, scener, tilladelser og teknik) på 172.200 kr. (2018-puljen)
Økonomi
|
Budget |
|
|
Afvikling Kulturdag |
172.200 kr |
|
Teknik, scene, lydmand, telte, strøm, borde/stole |
|
|
Toiletter, affald |
|
|
Musik (kunstnere), KODA, konferencier |
|
|
Markedsføring, pynt |
|
|
Forplejning, forsikring |
|
|
Underholdning: Workshops, hoppeborg m.m. |
|
|
Terrorsikring+evt.vejafspærring |
|
|
|
|
|
Planlægning og projektledelse |
115.000 kr |
|
administration, boghold, presse, koordinering |
|
|
|
|
|
I alt ekskl. moms |
287.200 kr |
|
|
|
Se udspecificeret budget i projektskema i bilag.
Pengene tages fra pulje B (2017- og 2018-midler).
Videre proces
Peter Rønn Musikoplevelser varetager projektledelsen herunder planlægning og afvikling af kulturdagen samt økonomistyring. Peter Rønn refererer til en arbejdsgruppe bestående af medlemmer af Kulturudvalget, som har beslutningskompetence i forhold til de større beslutninger i projektet og desuden bidrager med arbejdskraft. Lokaludvalgssekretariatet deltager i arbejdsgruppen og i det generelle arbejde i et begrænset omfang, svarende til tidligere år. Sekretariatets opgaver består primært i referatfunktion under arbejdsgruppemøder samt sparring i forhold til PR, tilladelser, administrative opgaver m.v. Arbejdsgruppen orienterer løbende Lokaludvalget om arbejdet.