Foreløbig mødeplan 2018

Indstilling

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,

at udkast til mødeplanen for 2018 vedtages.

Problemstilling

Borgerrådgiverudvalgets mødeplan for 2017 udløber ved udgangen af indeværende år. Derfor er der behov for at vedtage udkast til mødeplan for 2018, som skal forlægges til godkendelse for kommende Borgerrådgiverudvalg.

Løsning

Ved fastlæggelse af mødeplan for 2018 skal der tages højde for, at Borgerrådgiverudvalget skal konstitueres efter kommunalvalget 2017. Der skal videre tages hensyn til, at udvalget i medfør af sit kommissorium løbende skal følge Borgerrådgiverens virksomhed, og at en række sager som: regnskab 2017, Borgerrådgiverens Beretning 2017, regnskabsprognoser for 2018 og budgetbidrag 2019 mv. skal behandles i løbet af året.

Den løbende opgave med at følge Borgerrådgiverens virksomhed håndteres ved en fast tilbagevendende mundtlig status på udvalgsmøderne, som løbende suppleres med tematiserede problemstillinger (handouts) og hvert halve år med statistiske oplysninger.

Med udgangspunkt i erfaringerne fra udvalgsarbejdet i indeværende år, udvalgets tidligere beslutninger om mødefrekvensen og deres nærmere placering og henset til ovennævnte sager anbefaler Borgerrådgiveren, at der afholdes fem ordinære udvalgsmøder i 2018, og at Borgerrådgiverudvalget konstitueres på det første udvalgsmøde.

I overensstemmelse med udvalgets beslutning om overdragelse til kommende Borgerrådgiverudvalg, som besluttet på mødet den 18. august 2017, vil to møder i vinteren/foråret 2018 blive afholdt som ordinære møder og temamøder således, at Borgerrådgiveren på det første temamøde vil redegøre for sit virke og give en kort introduktion til udvalgsarbejdet samt en aktuel status på henvendelserne til Borgerrådgiveren. På et senere temamøde vil der være en drøftelse af, hvad det nye udvalg skal arbejde med fremadrettet, f.eks. med udgangspunkt i en fire-årig plan på samme måde som det nuværende udvalg.

Møderne foreslås afholdt på fredage i tidsrummet kl. 13:30-15:00 fordelt med passende mellemrum i løbet af året.

Følgende mødeplan foreslås derfor for året 2018:

• Fredag den 19. januar 2018 kl. 13:30-15:00 (konstituering af Borgerrådgiverudvalget, ordinært udvalgsmøde og første temamøde)

• Fredag den 23. marts 2018 kl. 13:30-15:00 (ordinært udvalgsmøde og andet temamøde)

• Fredag den 18. maj 2018 kl. 13:30-15:00 (ordinært udvalgsmøde)

• Fredag den 24. august 2018 kl. 13:30-15:00 (ordinært udvalgsmøde)

• Fredag den 23. november 2018 kl. 13:30-15:00 (ordinært udvalgsmøde)

Udvalgsmødernes afholdes i Borgerrådgiverens mødelokale, Vester Voldgade 2 A, 1552 København V, medmindre andet meddeles.

Økonomi

Alle udgifter til sekretærbistand, forplejning mv. afholdes inden for rammerne af Borgerrådgiverens driftsbudget.

Videre proces

Såfremt udvalget vedtager udkast til mødeplan, vil mødeplanen blive forelagt til godkendelse for det kommende Borgerrådgiverudvalget på dets første udvalgsmøde.