It udfordringer primo januar 2015

Det primære fagsystem KMD Opera har haft alvorlige fejl fra 5. januar 2015.

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller, 

1. at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager situationen på it-området til efterretning.

It-fagsystemet KMD Opera anvendes til registrering af alle centrale data om borgere, der modtager offentlig forsørgelse i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen. Oplysninger om kompetencer, jobplaner, igangsatte tilbud mm. er således helt centrale for sagsbehandlingen. I starten af 2015 rullede KMD en ny version af Opera ud. Udrulningen har slået fejl. Nogle problemer har været landsdækkende, andre lokale for København.

Det har i de første par uger af 2015 ikke været muligt at arbejde med jobplaner og registrere tilbud i KMD Opera. Systemets reaktionstid har desuden været meget langsom. Hertil kommer at en række specifikke funktionaliteter ikke har fungeret.

Snitflader til understøttende it-systemer har også været berørt, og det har forhindret udvekslingen af informationer om forløb med de eksterne leverandører, som leverer en del af forvaltningens beskæftigelsestilbud til borgerne. Det har desuden hæmmet indgåelse af aftaler om iværksættelse af praktikforløb, løntilskud, nyttejob, jobrotation mv.  

Samlet set har forvaltningen været meget begrænset i muligheden for at sætte borgere i gang med nye tilbud. Sammen med en meget langsom reaktionstid i systemet har det betydet, at de administrative processer har taget længere tid, hvilket har ført til produktionstab og nedgang i rettidigheden.  

Problemerne begyndte mandag den 5. januar, og den 14. januar har KMD endnu ikke kunnet angive nogen tidshorisont for tilbagevenden til normal drift. Der har gennem hele perioden været tæt kontakt til udbyder på højeste niveau, og BIF har været til stede hos KMD for at sikre fuld opmærksomhed og løbende test.  

Hvert enkelt center i BIF har i den første halvanden uge af januar foretaget så fyldestgørende en sagsbehandling, som det har været muligt, og forvaltningen har iværksat nødprocedurer.  

Procedurerne har haft fokus på at sikre, at borgerne kunne komme i tilbud. Borgerne har ved fremmøde mærket, at sagsgangen har været langsommere, men burde ikke ellers have kunnet mærke konsekvenserne. 
   
Der er et administrativt oprydningsarbejde efter normalisering af drift i Opera, og dette oprydningsarbejde vil kræve en ekstraindsats. Situationen har også påvirket forvaltningens mulighed for at levere valid statistik for perioden, ligesom KMD har meddelt, at der først kan leveres valid ledelsesinformation i marts 2015.

Forvaltningen vil på udvalgsmødet d. 26. januar kunne give udvalget en status for i hvilket omfang der er en situation, som kan karakteriseres som "normal drift".

De rettidighedsproblemer, som er opstået, har ikke refusionsmæssig betydning, fordi der ikke er strafrefusion til kommunen. Et længerevarende it-problem som dette har dog indirekte økonomiske konsekvenser, fordi produktiviteten falder.

Forvaltningen vil udarbejde et notat, som estimerer konsekvenserne af nedbruddet i forhold til rettidighed og produktionstab.

Som BIU blev orienteret om den 17. november 2014, har forvaltningen besluttet at igangsætte et udbud på området, og servicebetingelser og krav til driftsstabilitet indgår som vigtige parametre i dette udbud. Kommunen har i øjeblikket en kontrakt, som er forhandlet gennem SKI (statens og kommunernes indkøbsservice). Der er ikke i den nuværende SKI kontrakt med KMD mulighed for at sanktionere udbyder.

Forvaltningens udbud af kontrakten forløber hen over foråret 2015, og vi forventer at indgå kontrakt inden sommerferien. Et nyt it-system vil være implementeret primo 2016. BIU vil blive orienteret om resultatet af udbuddet og efterfølgende om implementeringsforløbet.

Birgitte Hansen    /    Jacob Zeberg Eberholst

Indstillingen blev taget til efterretning.