Procedure for brug af Østerbro Borgerpanel

Indstilling

Formanden indstiller til Østerbro Lokaludvalg,

1. at Lokaludvalget beslutter en procedure for brug af Østerbro Borgerpanel jf. løsningsafsnittet.

Problemstilling

Østerbro Borgerpanel har eksisteret siden 15. december 2016, og der er på nuværende tidspunkt tilmeldt 8222 østerbroere over 15 år. Lokaludvalget har sendt spørgsmål ud i Borgerpanelet 4 gange - i forbindelse med bydelsplanen, detailhandelsundersøgelsen, borgermøde om ældres forhold og borgermøde om kultur og fritid. Østerbro Lokaludvalg har ikke haft nogen fast procedure for brugen af Østerbro Borgerpanel og derfor foreslås det ar der vedtages en procedure, så Lokaludvalget er enige om, hvordan Borgerpanelet bruges.

Løsning

Når Lokaludvalget ønsker at benytte Østerbro Borgerpanel, skal der træffes beslutning om at spørge Borgerpanelet om et givent emne på et Lokaludvalgsmøde. Der skal udpeges en referencegruppe, som sekretariatet kan sparre med. Det anbefales, at det lægges i et fagudvalg eller en arbejdsgruppe - alternativt kan der nedsættes en ad hoc referencegruppe. Der vælges en eller et par tovholdere.

Sekretariatet mødes med tovholderne og drøfter indhold af spørgsmålene, der skal udsendes gennem Borgerpanelet. Punkter til drøftelse:

• Hvad er formålet med undersøgelsen?
• Hvad vil Lokaludvalget spørge borgerne om?
• Hvem er målgruppen?
• Hvad skal resultaterne bruges til, og hvordan skal de bruges?

Derefter udarbejder sekretariatet et udkast til spørgsmålene. Udkastet sendes til referencegruppen - fx et fagudvalg - der kan drøfte spørgsmålene på et møde. Referencegruppens rettelser og kommentarer sendes tilbage til sekretariatet, der sætter spørgsmålene op i SurveyXact, hvorigennem spørgeskemaet sendes ud.

Det anbefales, at spørgeskemaet er åbent for besvarelse i minimum 5 dage indover en weekend. Hvis spørgeskemaet er åbent for besvarelse i 10 dage eller derover, giver det mulighed for at sende en reminder til dem, der ikke har svaret på den pågældende undersøgelse.

Når undersøgelsen er lukket, samler sekretariatet op på resultaterne, og sender resultaterne til referencegruppen.

Det anbefales, at resultaterne efter endt undersøgelse lægges på Lokaludvalgets hjemmeside, så de borgere, der har deltaget i undersøgelsen, har mulighed for at se resultaterne. Hvis Borgerpanelet anvendes i forbindelse med en høring, anbefales det, at resultaterne for undersøgelsen vedsendes høringssvaret - også selvom resultaterne peger i en anden retning end Lokaludvalgets holdning.

Hvis lokaludvalgsmedlemmer ønsker at bruge Østerbro Borgerpanel i forbindelse med sager med en kort tidsfrist, foreslås en særskilt procedure. Det kan fx være i forbindelse med en høring, hvor der ikke kan nås at træffe beslutning om af brug af Borgerpanelet på et lokaludvalgsmøde inden fristen for afgivelse af høringssvar. Her anbefales det, at det i stedet er formandsskabet og fagudvalgsformanden på gældende område, der optræder som referencegruppe og sparre med sekretariatet.

Økonomi

Det har ingen økonomiske konsekvenser for Østerbro Lokaludvalg at udsende spørgeskemaer i Østerbro Borgerpanel.