Særlige undersøgelser - Risikobaseret ledelsestilsyn 2025

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Intern Revisions rapporter om Risikobaseret ledelsestilsyn 2025, jf. bilag 1-7, og forvaltningernes tiltag tages til efterretning.

Problemstilling

Forretningscirkulære for ledelsestilsyn fastlægger, at forvaltningerne selv, på baggrund af dialogen med revisionen, beslutter, hvordan deres risikobaserede ledelsestilsyn tilrettelægges mest hensigtsmæssigt. Revisionen skal i forbindelse med årsregnskabet proaktivt rapportere til Økonomiudvalget om, hvorvidt det ledelsestilsyn på områder, der hører under kommunens kasse- og regnskabsvæsen, som foretages i forvaltningerne, er betryggende.

Forvaltningerne har udarbejdet ledelsestilsyn for 2025. Konceptet, der anvendes til udarbejdelse af ledelsestilsynet, er udarbejdet med afsæt i Standard for offentlig revision (SOR 6) og tager udgangspunkt i plantemaer. Et plantema (typisk finansielle processer) er en bestemt type af dispositioner, der er omfattet af et bestemt regelsæt, som ledelsen er ansvarlig for overholdes.

På baggrund af forvaltningernes udarbejdede ledelsestilsyn har Intern Revision udarbejdet en selvstændig rapport for hver forvaltning (jf. bilag 1-7). Målet med undersøgelserne er at give et overblik over og indblik i forvaltningernes nuværende modenhed på væsentlige finansielle processer. Derudover skal undersøgelserne være med til belyse konkrete indsatsområder, hvor der er eller på sigt kan være behov for at styrke modenheden og/eller complianceniveauet. 

Løsning

Forvaltningerne har udarbejdet handleplaner til de indsatsområder, der prioriteres i 2025. Handleplanerne er rettet mod de processer/aktiviteter, hvor forvaltningerne har vurderet, at modenhedsniveauet er lavere end forvaltningens mål, samt for processer/aktiviteter, hvor procesejeren har tilkendegivet, at de udarbejdede retningslinjer og interne kontroller ikke er implementeret eller efterleves i tilstrækkeligt omfang. Forvaltningernes indsatsområder er derfor ikke nødvendigvis kun rettet mod områder, hvor der er konstateret fejl. Indsatsområderne er i lige så høj grad rettet mod processer/aktiviteter, hvor forvaltningerne selv har vurderet, at der skal en indsats til for at sikre, at der forefindes betryggende processer, og at de overholdes, så risikoen for, at der opstår fejl, minimeres. Tiltagene fremgår af de enkelte forvaltningsrapporter.

Der er en række indsatsområder, der går på tværs af forvaltningerne, og de er:

Indkøbscompliance (Børne- og Ungdomsforvaltningen, Kultur- og Fritidsforvaltningen, Socialforvaltningen og Sundheds- og Omsorgsforvaltningen), hvor forvaltningerne blandt andet har fokus på at hæve aftalecompliance samt at understøtte, at enhedernes indkøb sker via Kvantum og ved leverandører med indkøbsaftaler.

Registrering af let omsættelige aktiver (Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, Børne- og Ungdomsforvaltningen og Teknik- og Miljøforvaltningen), hvor forvaltningerne blandt andet er ved at implementere retningslinjerne herfor.

Tilskudsadministration (Børne- og Ungdomsforvaltningen, Kultur- og Fritidsforvaltningen og Socialforvaltningen), hvor det blandt andet skal sikres, at der foretages et serviceeftersyn af tilskudsområdet med henblik på, at konstaterede fejl og mangler kan blive genoprettet. Desuden skal der udarbejdes en forretningsgang, som følger kvalitetsstandarden for dokumentation af forretningsgange i Københavns Kommune. Derudover skal Kultur- og Fritidsforvaltningen implementere et nyt tilskudsadministrativt system.

Debitorstyring - opfølgning på betalinger (Socialforvaltningen, Teknik- og Miljøforvaltningen og Økonomiforvaltningen), hvor Socialforvaltningen vil udarbejde et serviceeftersyn af området for blandt andet at komme med løsninger og forslag til, hvordan området kan drives optimalt, samt at der er klare og rationelle arbejdsgange på området. Teknik- og Miljøforvaltningen vil udarbejde en risikovurdering af området, som overordnet set vurderes at fungere optimalt. Økonomiforvaltningen er ved at udskifte et fagsystem i Københavns Ejendomme, hvor der forventes at være en bedre integration til Kvantum, end det nuværende system har.

Borgerrettede takster (Kultur- og Fritidsforvaltningen og Socialforvaltningen), hvor Kultur- og Fritidsforvaltningen vil revidere sin forretningsgang for området, mens Socialforvaltningen vil udvikle og implementere nye processer for beregning og afgørelser vedr. egenbetaling efter Servicelovens §§ 108, 109 og 110.

Eksterne tilskud/projekttilskud (Kultur- og Fritidsforvaltningen og Teknik- og Miljøforvaltningen), hvor de forvaltningsspecifikke arbejdsgange og forretningsgange opdateres. Derudover skal det sikres, at de opdaterede arbejdsgange implementeres og synliggøres i de respektive forvaltninger.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forvaltningerne arbejder videre med ledelsestilsynet, som vil blive genbesøgt i forbindelse med den løbende revision 2025.

Søren Hartmann Hede    / Nicolai Kragh Petersen