Status for revisionsbemærkninger til regnskab 2016

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at den aktuelle status for handleplanerne på revisionsbemærkningerne til regnskab 2016 tages til efterretning.

Problemstilling

Der er til regnskabet for 2016 afgivet i alt 17 revisionsbemærkninger. I forbindelse med den endelige godkendelse af regnskabet for 2016 den 30. november 2017 godkendte Borgerrepræsentationen forvaltningernes handlingsplaner som følge af revisionens bemærkninger. Med denne indstilling gives en status på disse handlingsplaner. 

Handleplanerne blev forelagt Økonomiudvalget på mødet 15. august 2017. Forventningen var på daværende tidspunkt at 14 af de 17 revisionsbemærkninger vil blive lukket frem mod revisionen af regnskab 2017. Endvidere, at bemærkningerne vedrørende indkøbsområdet (nr. 6), cybersecurity og persondata (nr. 11) samt forsikrede ledige (nr. 15) først vil blive lukket frem mod regnskab 2018.

Økonomiforvaltningen har som opfølgning på handlingsplanerne indhentet status fra forvaltningerne på fremdrift i forhold til de udarbejdede handleplaner samt drøftet status herfor med Intern Revision.

Løsning

Det er de respektive forvaltningers ansvar at gennemføre de handlinger, der er nødvendige for at lukke de anførte bemærkninger. Af nedenstående skema fremgår, hvornår det pr. november 2017 forventes, at forvaltningerne har berigtiget de anførte forhold, således at bemærkningerne kan lukkes. Denne vurdering er lavet ud fra de nuværende handlingsplaner og dertilhørende tidsplaner.

Forvaltningernes opfølgning på handleplanerne fremgår af bilag 1.

Det forventes fortsat, at 14 af de 17 revisionsbemærkninger bliver lukket frem mod revisionen af regnskab 2017. Hertil kommer dog, at der for tre af bemærkningerne er en risiko for at de først lukkes med regnskab 2018. Det drejer sig om følgende:

• Nr. 1 - Systemansvarlige for udbetalingssystemer: Forvaltningerne forventer at nå i mål med handleplanerne for 2017, men Intern Revisions vurdering er, at Teknik- og Miljøforvaltningen, Kultur- og Fritidsforvaltningen og Sundhed- og Omsorgsforvaltningen ikke når i mål med alle handleplanerne i 2017. Der er således en risiko for at revisionsbemærkningen videreføres for disse tre forvaltninger. Ved seneste opfølgning var det forventningen, at bemærkningen ville blive lukket i 2017.
• Nr. 5 – manglende refusionshjemtagelse: Det har vist sig vanskeligere end forventet at designe og implementere den tekniske løsning til systemunderstøttelse af refusionsmodellen. Afstemninger mellem refusionsmodellen og kommunens økonomisystem forventes fuldført inden årsafslutningen for regnskab 2017, mens justering og implementering af refusionsmodellen forventes gennemført inden deadline for revisionsberetningen for 2017 med udgangen af 1. kvartal 2018. Bemærkningen forventes fortsat at blive lukket med regnskab 2017.
• Nr. 16 –  Jobafklaringsforløb: Det forventes, at bemærkningen lukkes i 2017, men det kan dog ikke udelukkes, at Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens initiativer ikke når at slå igennem fuldt igennem, hvorfor der kan være risiko for en videreførelse af revisionsbemærkningen.
• Nr. 17 – Ressourceforløb: Det forventes, at bemærkningen lukkes i 2017, men det kan dog ikke udelukkes, at Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens initiativer ikke når at slå igennem fuldt igennem, hvorfor der kan være risiko for en videreførelse af revisionsbemærkningen.

Angående bemærkning nr. 8 bemærkes det, at Teknik- og Miljøforvaltningen fra Intern Revision har modtaget revisionsrapporten "Opfølgning på Revisionsbemærkning vedrørende beregning af byggesagsgebyrer", som blev behandlet på Teknik- og Miljøudvalgets møde den 27. november med følgende beslutning:

Sagen blev sendt tilbage til forvaltningen med henblik på ny politisk behandling, når der er fundet en løsning på de påpegede uenigheder om takstberegningsmodellen.

Teknik- og Miljøforvaltningens handleplaner fra indstillingen til Teknik- og Miljøudvalget er lagt til grund for nærværende indstilling.

Status på bemærkninger der ikke forventes lukket inden revisionen af regnskab 2017

Det forventes dog fortsat, at 14 af de 17 bemærkninger lukkes i forbindelse med revisionen af regnskabet for 2017. Herudover er det fortsat forventningen, at følgende bemærkninger først vil blive lukket frem mod regnskab 2018.

• Nr. 6 – Indløbsområdet: Alle forvaltninger implementerer Kvantums indkøbsløsning i løbet af 2017. Det forventes dermed, at der efter endt implementering generelt vil ske en stigning i kommunens compliance på indkøbsområdet.

• Nr. 11 – Cybersecurity og persondata: Koncern IT melder om fremdrift i forhold til handleplanen, men det er omfattende handleplan, som derfor først forventes færdiggjort i 2018.

• Nr. 15 – Forsikrede ledige: Det forventes fortsat at bemærkningen lukkes i 2018.

Den samlede status for revisionsbemærkningerne gennemgås i bilag 1. En række af bemærkningerne indeholder delbemærkninger, hvorfor det i bilaget både er angivet, hvornår den samlede bemærkning og delbemærkningen forventes lukket.

Økonomiforvaltningen har været i dialog med revisionen om ovenstående status med henblik på at sikre, at der er en fælles forståelse heraf.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Økonomiforvaltningen er løbende i dialog med alle forvaltninger om deres handlingsplaner og følger op herpå, særligt frem mod aflæggelsen af regnskabet for 2017. Økonomiudvalget forelægges en ny status på revisionsbemærkningerne i forbindelse med, at regnskabet for 2017 oversendes til revisionen den 4. april 2017.

I forlængelse af revidering af årsregnskabet udarbejder revisionen en revisionsberetning, hvor der tages stilling til, hvilke bemærkninger der skal afsluttes eller gentages. Revisionsberetningen for regnskab 2017 afleveres til kommunen senest den 1. juni 2017.