Hvis et medlem er fraværende ved et møde, bliver det noteret i beslutningsprotokollen. Der kan i særlige tilfælde indkaldes stedfortræder.
Lovligt forfald
Hvervet som medlem af Borgerrepræsentationen er et borgerligt ombud. Medlemmerne af Borgerrepræsentationen har derfor pligt til at varetage hvervet i funktionsperioden. Det vil i praksis sige, at medlemmerne har pligt til at deltage i Borgerrepræsentationens møder samt i de hverv (udvalg, bestyrelser etc.), hvortil de er af udpegede af Borgerrepræsentationen.
Medlemmerne kan imidlertid have lovligt forfald.
Reglerne om lovligt forfald findes i kommunestyrelseslovens § 15, stk. 1 (fravær til enkeltstående møde) samt § 15 stk. 2 (fravær af mindst 1 måneds varighed).
Lovligt forfald kan f.eks. være arbejde, ferie, sygdom, graviditet, barsel, adoption samt varetagelse af andet offentligt hverv.
Begrebet orlov eksisterer således ikke i kommunestyrelsesloven. Her opereres med begrebet lovligt forfald. I daglig tale anvendes dog betegnelsen orlov om medlemmernes lovlige forfald.
Fravær fra et enkelt møde
Det er lovligt at være fraværende til et møde i Borgerrepræsentationen, hvis et medlem har lovligt forfald.
Begrundelsen for fraværet vil fremgå af protokollen for det pågældende møde.
Indkaldelse af stedfortræder til et enkelt møde
Det er ikke ved ethvert fravær, at stedfortræderen kan indkaldes. Det enkelte parti (kandidatlisten) kan få indkaldt en stedfortræder til et enkelt møde i Borgerrepræsentationen
- ved et medlems sygdom,
- ved lovligt forfald (fravær) til det konstituerende møde,
- ved lovligt forfald (fravær) ved 2. behandlingen af budgetforslaget,
- ved inhabilitet i en konkret sag.
Normalt indkaldes 1. stedfortræder. Hvis en anden stedfortræder skal indkaldes, kræver det, at de foranstående stedfortrædere har lovligt forfald.
Lovligt forfald i mindst en måned
Det følger af kommunestyrelseslovens § 15, stk.2, at der indkaldes stedfortræder, når et medlem er forhindret i at varetage sit hverv i mindst 1 måned på grund af sin helbredstilstand, graviditet, barsel eller adoption, varetagelse af andet offentligt hverv, forretninger eller lignende. Der vil her således være tale om lovligt forfald.
Nederst på siden finder fraværsperioderne fra tidligere år.
