Brugerinddragelse på kultur- og fritidsinstitutioner
Indstilling og beslutning
Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget godkender,
1. at nedenstående status vedr. brugerinddragelse tages til efterretning,
2. at arbejdet med at udvikle alternative inddragelsesmetoder fortsættes,
3. at de vedtagne principper og modeller for brugerinddragelse evalueres ultimo 2013.
Problemstilling
Kultur- og Fritidsudvalget vedtog den 7. december 2009 nye rammer og principper for borger/brugerinddragelsen på forvaltningens kultur- og fritidsinstitutioner (bilag 1). Siden har biblioteker, kulturhuse, museer og idrætsanlæg arbejdet lokalt med at udvikle og styrke brugernes/borgernes indflydelse på især følgende områder:
- brugerorganisering
- brugerdreven innovation
- brugerundersøgelser
Institutionssammenlægningerne har betydet, at kultur- og fritidsinstitutionerne har styrket deres rolle som centrale kultur- og fritidsdynamoer i de enkelte lokalområder. Samarbejdet med eksempelvis lokaludvalg og andre lokale aktører har generelt øget lokalområdets indflydelsesgrad.
Forvaltningen anbefaler derfor, at der fortsat er fokus på inddragelse af brugere/borgere, herunder understøttelse af arbejdet med alternative inddragelsesmetoder.
Løsning
På baggrund af tilbagemeldinger fra institutionerne (bilag 2) gives følgende status på arbejdet med brugerinddragelse:
Brugerorganisering
Fokus på at tilbyde brugere/borgere et formaliseret indflydelsesorgan: Brugerbestyrelse (Model A), kombibestyrelse (Model B) eller kommunal institution uden bestyrelse (Model C) - (bilag 1).
Byens kultur- og fritidsinstitutioner har en lang og god tradition for at inddrage brugere/borgere via formelle organer som brugerbestyrelser. Især på de institutioner, hvor brugerne primært er foreningsorganiserede (f.eks. idrætsanlæg). Her praktiseres – via repræsentanter i brugerbestyrelserne - en formaliseret og struktureret indflydelse på den enkelte institutions drift, aktivitetsudbud, økonomi, profil m.v.
Ud af forvaltningens 24 institutioner er der nedsat brugerbestyrelser med valgte og/eller udpegede medlemmer (model A og B) på 11 institutioner. Det drejer sig primært om byens idrætsfaciliteter, hvor brugerne via brugerbestyrelserne bl.a. har varetaget udmøntningen af de hidtil afsatte brugerbestyrelsesmidler. Også på en række kulturinstitutioner (kulturhuse/biblioteker og/eller hal) er brugerne repræsenteret via brugerbestyrelser.
På de øvrige 13 institutioner inddrages brugerne via andre (u)formelle organer/fora såsom brugerråd, husmøder, udvalg, arbejdsgrupper m.v. (Model C). En sådan brugerorganisering anvendes særligt af institutioner, der ønsker at inddrage deres brugere regelmæssigt og struktureret, uden om det traditionelle bestyrelsesarbejde.
Uanset den valgte model for brugerorganisering anvendes de af KFU vedtagne principper om bl.a. gennemsigtighed i organiseringen, dialog om inddragelsesmetoder, klar kompetence- og ansvarsfordeling, økonomisk indflydelsesrum m.v. på samtlige institutioner.
Brugerdreven innovation
Fokus på brugernes aktive og med-skabende deltagelse i udviklingen og afviklingen af tilbud (brugerdreven innovation, medskabelse, co-creation m.v.).
I tillæg til den formelle brugerorganisering, pågår der på alle institutioner et løbende arbejde med at anvende alternative brugerinddragelsesmetoder. Det sker for at sikre involvering af de brugere, der har engagement og lyst, som ikke kan opfyldes via formelle organiseringer. Det drejer sig f.eks. om uorganiserede brugere, selvorganiserede brugergrupper, projektgrupper og løst koblede grupper, hvis brug af kultur- og fritidsinstitutionerne i højere grad kan karakteriseres som midlertidig (projektmagere, frivillige, børn/unge m.v.)
Inddragelsesmetoderne varierer og spænder fra tænketanke, dialogmøder, visionsseminarer, open-space arrangementer, høringsmøder, workshops og kreative temamøder, til ris/ros tavler, åbent kontor, brug af digitale/sociale medier, personas m.v. Det væsentlige er, at metoderne tilpasses de brugere og den indflydelsesgrad, der ønskes i det konkrete tilfælde.
Derudover er det i stigende grad institutionernes hensigt at imødekomme de brugere, der har potentiale og ønske om at deltage aktivt i (med)skabelsen af tilbud og arrangementer. Det indebærer, at institutionerne i højere grad faciliterer og lægger rammer til brugerdrevne og brugerinitierede arrangementer/tilbud (kollaborativ arrangementsvirksomhed).
Bruger/borgerundersøgelser
Fokus på at opnå løbende kendskab til og viden om institutionens brugere og ikke-brugere.
Alle institutioner arbejder løbende med at undersøge og opnå kendskab til sine brugere. Hvem er de? Hvad er deres behov og ønsker? Hvordan er tilfredsheden med institutionens tilbud og service? Hvordan og hvornår bruges institutionen? Hvorfra kommer kendskabet til institutionen? Hvordan er lokalområdets demografiske sammensætning i lokalområdet m.v.? Brugerundersøgelser giver et solidt og grundigt billede af den eksisterende – såvel som ikke-eksisterende - brugerskare og dermed et kvalificeret grundlag at målrette og udvikle sine tilbud efter.
Understøttelse
Det er KFFs Servicenters rolle at understøtte institutionerne i deres arbejde med brugerinddragelse. Det sker bl.a.gennem initiativer til kompetenceudvikling af medarbejdere, netværksopbygning, afholdelse af temamøder, tilbud om konsulentbistand, metodeudvikling og opbygning af værktøjskasser m.v. indenfor brugerorganisering, brugerdreven innovation og brugerundersøgelser.
En erfagruppe opsamler løbende viden om brugerinddragelse og vurderer på den baggrund behovet for koordinering, videndeling og læring på tværs af institutionerne.
For at udvikle metoderne og styrke arbejdet med brugerinddragelse, er der ansat en Erhvervs PhD fra Danmarks Designsskole i et 3-årigt forløb (2010-2013). Projektet har arbejdstitlen "Netværkslaboratoriet", og målet er at udvikle et koncept for brugerinddragelse. Der deltager tre kuturinstitutioner i forskingsprojektet.
Forvaltningens vurdering
Det er forvaltningens vurdering, at der er en stærk og stigende tendens til at inddrage brugere/borgere via andre kanaler end de traditionelle brugerorganer (f.eks. brugerbestyrelser).
På den baggrund vurderes det, at der ikke aktuelt er behov for en ændring af de vedtagne modeller og principper. Det anbefales imidlertid, at der på sigt gennemføres en evaluering med henblik på at afklare, om de borgernære enheder oplever principperne som hensigtsmæssige og relevante pejlemærker. Herunder om der er behov for en revurdering eller fornyelse af principperne.
For at få optimalt udbytte af evalueringen, foreslås den iværksat ca. tre år efter institutionernes implementering og aktive brug af modellerne/principperne, dvs. i løbet af 2013.
Økonomi
Beslutningen har ingen økonomiske konsekvenser.Videre proces
Der arbejdes videre med at udvikle og styrke bruger/borgerindragelsen på de borgernære enheder. Evalueringen gennemføres i 2013, og resultaterne fremlægges for KFU ultimo 2013, herunder eventuelle forslag til justering af principperne.Carsten Haurum
/ Jens Ingemann
Beslutning
Indstillingen blev godkendt. Kultur- og Fritidsforvaltningen arbejder videre med sagen på baggrund af udvalgets drøftelser og tilkendegivelser.