Organisering af behandlingen af puljeansøgninger

Indstilling

Formanden foreslår Vesterbro Lokaludvalg

1. at nedsætte et puljeudvalg på op til 8 personer, der består af medlemmer af Vesterbro Lokaludvalg, der førstebehandler alle ansøgninger.

2. at der max kan sidde et medlem i puljeudvalget, der samtidig sidder i Lokaludvalgets forretningsudvalg.

3. at opdele behandlingen af puljeansøgninger i ansøgninger over 15.000 kr. og under 15.000 kr.

4. at ansøgninger om støtte for under 15.000 kr. har ansøgningsfrist hveranden måned, og at ansøgninger for over 15.000 kr. har ansøgningsfrist 4 gange årligt (den 15. januar, den 15. april , den 15. maj og den 15. september 2017).

5. at henlægge administrationen af ansøgninger, der søger om under 15.000 kr. til Lokaludvalgets sekretariat efter de almindelige delegationsregler, jf. Kommisorium for Lokaludvalg. Sekretariatet kan alene træffe afgørelse på baggrund af førstebehandlingen af ansøgningerne i puljeudvalget. Såfremt der er stemmelighed i puljeudvalget overgår afgørelsen til Lokaludvalget. Lokaludvalget orienteres på efterfølgende møde skriftligt om de afgørelser, der er truffet ved delegation.

6. at delegationen gælder for op til 200.000 kr. af de 850.000 kr., der er i Vesterbropuljen.

7. at ansøgninger om støtte for over 15.000 kr. førstebehandles i puljeudvalget og endelig afgørelse træffes af Lokaludvalget på det efterfølgende ordinære møde.

8. at vedtage at evaluere den nye organisering ved udgangen af 2017.

9. at nedsætte et puljeudvalg med op til 8 medlemmer

Problemstilling

Nuværende forhold

Vesterbropuljen i 2017: Der er afsat 850.000 kr. til den, og der er besluttet følgende ansøgningsfrister med behandling på det efterfølgende LUmøde ca en måned senere: 15. januar, 15, april, 15. maj, 15. august og 15. oktober 2016.

Det betyder, at der skal behandles puljeansøgninger på fem ud af årets 11 møder. I den nuværende ordning er det Lokaludvalgets forretningsudvalg, der 1. behandler ansøgningerne og Lokaludvalget træffer endelig afgørelse.

En af indvendingerne mod den nuværende organisering har været, at der går meget af Lokaludvalgets mødetid med behandling af puljeansøgninger. Dels er det ofte på dagsordenen, og dels tager behandlingen af ansøgninger ofte en stor del af mødetiden. Målet med en ny organisering er derfor at frigøre mere af tiden på Lokaludvalgsmøderne til politiske og strategiske drøftelser om bydelen.

Ny organisering af ansøgningerne til Vesterbropuljen

Der nedsættes et puljeudvalg bestående af medlemmer af Vesterbro lokaludvalg. Det er et fast udvalg med faste medlemmer, således at kontinuiteten og ensartetheden i behandlingen styrkes bedst muligt. Det foreslås, at udvalget mødes hveranden måned og, at der er sekretariatsbistand til alle udvalgets møder. Ved at nedsætte et puljeudvalg gives mulighed for, at de lokaludvalgsmedlemmer, der ønsker at bruge tid og kræfter på ansøgningsbehandlingen får mulighed for dette, samtidig med at en del af sagsbehandlingen kan flyttes fra selve lokaludvalgsmøderne og dermed frigøre tid til andre sager. Det foreslås at der max kan være et medlem af puljeudvalget, der samtidig sidder i Lokaludvalgets forretningsudvalg. Detter er for at sprede Lokaludvalgets opgaver og ansvar ud på flest muligt medlemmer af Lokaludvalget.

Vesterbropuljens størrelse på 850.000 kr. fastholdes, dog med den ændring at der fremover skelnes mellem ansøgninger, der søger støtte for over 15.000 kr. og ansøgninger, der søger støtte for under 15.000 kr. Formålet med dette er, at indføre en form for proportionalitetsprincip i ansøgningsbehandlingen således at Lokaludvalget bruger mere tid og kræfter på de store projekter, der søges til, end på de ganske små.
Derfor skal ansøgninger under 15.000 kr. kun behandles én gang og ansøgninger over 15.000 kr. behandles to gange som hidtil, men nu først i puljeudvalget, der laver indstillinger til Lokaludvalget, der derefter træffer endelig afgørelse.

Det er ønsket, at behandlingen af ansøgninger under 15.000 kr. kan behandles og afgøres alene af puljeudvalget. Lokaludvalget må imidlertid ikke henlægge administrationen af puljemidlerne til en gruppe under Lokaludvalget. Lokaludvalget må derimod henlægge kompetencen til enten formanden eller sekretariatet, jf. Kommisorium for Lokaludvalg. Derfor foreslås det, at kompetencen delegeres til sekretariatet, der deltager til alle møder i puljeudvalget og træffer afgørelserne på bagrund af disse møder. På hvertandet lokaludvalgsmøde, vil der være en skriftlig orientering, om de afgørelser, der er truffet efter delegationen. Det foreslås desuden, at det maksimalt er op til 200.000 kr. af Vesterbropuljen, der kan uddeles på denne måde.

I de foregående år fordeler ansøgningerne over og under 15.000 kr. slåedes:

Hvis der er ansøgningsfrist for ansøgninger op til 15.000 kr. hveranden måned og puljeudvalget ligeledes mødes hveranden måned, vil der for ansøgninger under 15.000 kr. være en noget kortere svarfrist end ved de store ansøgninger. Det er uvist om den hyppigere ansøgningsfrist og den hurtigere sagsbehandling vil få indflydelse på fordelingen af ansøgninger over og under 15.000 kr. Det vil indgå i evalueringen af den nye organisering af behandlingen.

I de foregående år har mængden af ansøgninger fordelt sig som følger henover året:

Det er derfor, det foreslås, at de fire ansøgningsfrister, hvor der kan søges støtte for over 15.000 kr, fordeles, så der er tre ansøgningsrunder i 1. halvår og en ansøgningsfrist i 2. halvår af 2017.

Løsning

Vesterbro Lokaludvalg skal drøfte og beslutte, om der skal indføres en ny organisering af behandlingen af puljeansøgninger. Hvis dette dagsordenspunkt vedtages, vil det have indflydelse på hvem der behandler puljeansøgninger, hvornår der er ansøgningsfrister, samt medføre en skelnen og forskellig behandling af ansøgninger hhv. over og under 15.000 kr.

Lokaludvalget skal desuden nedsætte et puljeudvalg, hvis denne nye organisering vedtages.

Økonomi

Vesterbro Lokaludvalg har fået udlagt 1.532.000 kr. til selvstændig varetagelse i 2017. Vesterbro Lokaludvalg har tidligere besluttet at afsætte 850.000 kr. til uddeling gennem Vesterbropuljen. Der afsættes ikke yderligere midler med dette punkt, men der lægges den begrænsning, at der kun må uddeles op til 200.000 kr. af de 850.000 kr. ved delegation.

Videre proces

Såfremt Vesterbro Lokaludvalg vedtager indstillingen vil det nye puljeudvalg træde sammen per 1. marts 2017 og ordningen evalueres med udgangen af 2017.

Den arbejdsgruppe, som har arbejdet med organisering af puljebehandlingen har også arbejdet med kriterierne for tildeling og har drøftet om de skal ændres og/eller suppleres. Det foreslås, at det nye puljeudvalg gennemgår kriterier og forslag igen på deres førstkommende møde, og at eventuelle forslag til ændringer eller præciseringer derefter behandles på et efterfølgende lokaludvalgsmøde.