Overskuds-underskudsmodel i Teknik- og Miljøforvaltningen

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

1. at overskuds-underskudsmodellen implementeres i Teknik- og Miljøforvaltningen.

2. at Teknik- og Miljøudvalget bliver orienteret om tilførsler til overskuds-underskudsmodellen fra anlægsprojekter med mindreforbrug i forbindelse med indstilling om reperiodisering.

3. at omdisponeringer fra overskuds-underskudsmodellen til anlægsprojekter med konstateret eller forventet merforbrug vil blive godkendt i Teknik- og Miljøudvalget i forbindelse med indstillinger om reperiodiseringer.

4. at frigivelse af anlægsmidler til projekter med konstateret eller forventet merforbrug vil blive endeligt godkendt i Teknik- og Miljøudvalget, Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen i forbindelse med sager om bevillingsmæssige ændringer.

Problemstilling

Økonomiudvalget besluttede 2. september 2014 i forbindelse med afrapportering af anlægsanalysen for Teknik- og Miljøforvaltningen og det daværende Københavns Ejendomme en række initiativer til håndtering af uforudsete udgifter i anlægsprojekter, blandt andet at der i kommende anlægsprojekter kan indarbejdes budget til uforudsete udgifter på den enkelte anlægssag og mulighed for en central pulje til uforudsete udgifter, så midlerne ikke indgår fuldt ud i de enkelte projekter.

En sådan styring vil resultere i, at nogle projekter med ikke-realiserede risici afsluttes med mindreforbrug, og derfor introduceres en overskuds-underskudsmodel. Modellen skal muliggøre en hurtigere gennemførelse af projekter med økonomiske udfordringer ved at samle mindreforbrug fra regnskabsafsluttede anlægsprojekter til dækning af merforbrug i andre. Merforbruget holdes dermed i udgangspunktet inden for Teknik- og Miljøudvalgets anlægsramme.

Løsning

På baggrund af Økonomiudvalgets beslutning 2. september 2014 har forvaltningen i Budget 2015 og frem indarbejdet budget til uforudsete udgifter i de anlægsprojekter, hvor det er relevant, og vurderingen heraf fremgår af de udarbejdede budgetnotater. Ved relativt ukomplicerede anlægssager afsættes op til 8 % til uforudsete udgifter. Ved mere komplicerede projekter med større usikkerhed, og hvor forvaltningen har begrænsede erfaringer med projekttypen, afsættes 8-15 %. Ved særligt komplicerede og risikofyldte anlægsprojekter afsættes 15 % eller derover. Med enkelte undtagelser har Teknik- og Miljøforvaltningen foretrukket at benytte en foranalyse for at belyse risiciene i denne type projekter.

Midler til uforudsete udgifter i igangværende projekter kan, jf. Københavns Kommunes bevillingsregler, kun anvendes til det formål, hvortil de er givet ved vedtagelsen af budgettet, og kan dermed ikke anvendes til projektudvidelser, kvalitetsforbedringer eller til igangsætning af andre projekter.

I overensstemmelse med Økonomiudvalgets beslutning 2. september 2014 indgår midlerne til uforudsete udgifter ikke fuldt og helt i det enkelte projekt. Det betyder i praksis, at en politisk beslutning om et anlægsprojekt til 11 mio. kr. med 10 % afsat til risikohåndtering giver 10 mio. kr. til det fysiske anlæg, mens 1 mio. kr. er reserveret til uforudsete udgifter.

Frigivelse af disse reserverede midler kan alene ske på baggrund af en konkret vurdering af, hvorvidt midlerne er nødvendige for at opfylde de politisk besluttede løsninger, risikoen for fremdriften på projektet eller hensynet til byens behov. Beslutningen træffes i forvaltningens øverste ledelsesniveauer.

Realiseres risici ikke, vil projekterne ved afslutning og aflæggelse af anlægsregnskab have et mindreforbrug, og på dette tidspunkt er midlerne at betragte på lige fod med mer- eller mindreforbrug på andre anlægsprojekter.

Rammerne for Teknik- og Miljøforvaltningens håndtering af midler til uforudsete udgifter samt mindre- og merforbrug i forvaltningens anlægsportefølje i øvrigt integreres således med denne indstilling i en samlet overskuds-underskudsmodel.

Overskuds-underskudsmodellen er en pendant til den model, som Borgerrepræsentationen besluttede på mødet den 8. oktober 2015 for Byggeri Københavns (ByK). Overskuds-underskudsmodellen lægger på samme måde som ByKs model op til, at mindreforbrug på regnskabsafsluttede anlægsprojekter som konsekvens af gunstige licitationsresultater, ikke-realiserede risici mv., samles, så merforbrug på andre projekter kan finansieres. Samlingen af mindreforbrug kan således stamme både fra et mindreforbrug på anlægsprojektets normale bevilling og som følge af, at det ikke har været nødvendigt helt eller delvist at trække på de eksplicit afsatte midler til uforudsete udgifter.

Hidtil har et konstateret eller forventet merforbrug på et projekt måttet afvente et tilsvarende mindreforbrug på et eller flere andre projekter, og overskuds-underskudsmodellen vil således gøre det muligt hurtigere at tilføre midler til anlægsprojekter med merforbrug og dermed sikre, at eksekveringen heraf holdes i gang.

Med overskuds-underskudsmodellen vil merforbrug i udgangspunktet kunne holdes inden for Teknik- og Miljøudvalgets anlægsramme. Teknik- og Miljøforvaltningen vil dog fortsat kunne fremlægge forslag om finansiering for projekter med særlige økonomiske udfordringer i forbindelse med forhandlinger om kommende budgetter.    

Økonomi

Fire gange årligt vil Teknik- og Miljøudvalget i forbindelse med indstillinger om reperiodiseringer få en status på mindre- og merforbrug på afsluttede projekter, forventede merforbrug på igangværende projekter og et samlet overblik over tilgængelige midler i overskuds-underskudsmodellen.

Frigivelse af anlægsmidler til projekter med konstateret eller forventet merforbrug vil blive godkendt af Teknik- og Miljøudvalget, Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen i forbindelse med sager om bevillingsmæssige ændringer.

I forbindelse med anlægsregnskaber fremlagt de seneste år har forvaltningen oparbejdet en reservation på 12,9 mio. kr., der kan fungere som startkapital i overskuds- underskudsmodellen og på den måde bidrage til at holde anlægseksekveringen i gang.

Videre proces

Forvaltningen vil i forbindelse med behandlingen af 1. reperiodisering 2017 give Teknik- og Miljøudvalget første status på mindre- og merforbrug på afsluttede projekter, forventede merforbrug på igangværende projekter og et samlet overblik over tilgængelige midler i overskuds-underskudsmodellen.

Pernille Andersen

                                                                         /Anders Møller