Evaluering af Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalgets arbejde

Indstilling

Kultur-, Fritids- og Borgerserviceforvaltningen indstiller overfor Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget,

1. at udvalget gør status på og evaluerer det første halve års arbejde, herunder udvalgets mødevirksomhed, dagsordner til møderne og den løbende sekretariatsbetjening af udvalget. 

Problemstilling

Nuværende praksis i forvaltningens betjening af Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget er bl.a. tilrettelagt og justeret på baggrund af evalueringen i april 2025 af det daværende udvalg samt onboardingen af det nuværende udvalg. Udvalget skal tage stilling til, om der er behov for justeringer til den kommende del af udvalgsperioden. Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget drøftelser kan tage afsæt i følgende hovedtemaer:

• Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalgets ordinære møder og temamøder
• Dagsorden til de ordinære møder og forberedelse inden udvalgsmøderne
• Den løbende sekretariatsbetjening af udvalget.

Løsning

Nedenfor følger en oplistning af de forskellige hovedområder for udvalgets arbejde, som udvalget kan drøfte.

Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalgets ordinære møder og temamøder

Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalgets møder holdes som udgangspunkt på torsdage på Rådhuset. Ugedagen er koordineret tæt med de øvrige fagudvalg, Økonomiudvalget samt Borgerrepræsentationen for at undgå sammenfald med andre udvalgsmøder. Til de fleste af møderne er der afsat 4 timer, undtagen dem, der ligger i forlængelse af budgetseminarer samt sommer- og julemiddage.

Der afholdes hvert år et to-dags budgetseminar med efterfølgende udvalgsmøde i februar måned (inkl. overnatning), og et halvdagsbudgetmøde i august forud for budgetforhandlingerne (uden overnatning).

Herudover afholdes der temamøder om udvalgte emner, hvor udvalget kan få en mere dybdegående faglig introduktion om et specifikt område (fx KUBI-planen) eller have mulighed for at drøfte relevante politiske emner inden for udvalgets arbejde (fx udvalgets kommende strategi). Temamøderne er frivillige og afholdes typisk inden det ordinære møde.

Dagsordner til Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalgets ordinære møder og forberedelse inden udvalgsmøderne

Det følger af udvalgets forretningsorden, at dagsordenen skal udsendes senest fem hverdage inden mødet. I praksis bliver dagsordenen udsendt om torsdagen i ugen før mødet, hvis mødet ligger en torsdag. I uger hvor mødet ligger efter en ferieperiode, fx påskeferie eller vinterferie, vil dagsordenen blive udsendt inden ferien.

Der stiles efter, at der er omkring 15 - 20 sager på hver dagsorden. I meget særlige tilfælde kan der være flere sager. Der vil som max være to temadrøftelser til hvert møde. Sekretariatet stiler desuden efter, at indstillingernes længde er på maksimalt tre sider.

På møder hvor udvalget skal tage stilling til ansøgninger til puljen for disponible midler, tilstræbes en kortere dagsorden, så der er tid til at drøfte ansøgningerne. Udvalget får ansøgningerne til gennemgang så hurtigt som muligt, og før udsendelsen af selve dagsordenen.

Spørgsmål til indstillinger på dagsordenen inden udvalgsmødet besvares mundtligt på selve mødet. Hvis spørgsmålet sendes i god tid forud for udvalgsmødet, vil forvaltningen kunne svare mere uddybende på udvalgsmødet.

Ændringsforslag og protokolbemærkninger kan sendes til udvalgssekretærene senest tirsdag kl. 12 (i uger hvor mødet ligger på en torsdag), såfremt udvalgsmedlemmet ønsker et kvalitetstjek fra forvaltningen inden udvalgsmødet. Alle ændringsforslag og protokolbemærkninger, der sendes forud for mødestart, vil fremgå af forvaltningens oversigt, som deles ud til udvalgsmedlemmerne.

Den løbende sekretariatsbetjening af udvalget

Udvalgets medlemmer og andre medlemmer af Borgerrepræsentationen kan stille politikerspørgsmål og få svar fra forvaltningen inden for otte dage (inkl. lørdag). Henvendelser og spørgsmål fra politikere skal koordineres via Borgmester- og Direktionssekretariatet. Forvaltningssvar sendes først til det medlem, der har stillet spørgsmålet, og efterfølgende til alle udvalgets medlemmer med den ugentlige oversigt over informationer til Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget.

I 2022 var der 72 politikerspørgsmål til Kultur- og Fritidsforvaltningen.

I 2023 var der 58 politikerspørgsmål til Kultur- og Fritidsforvaltningen.

I 2024 var der 78 politikerspørgsmål til Kultur- og Fritidsforvaltningen.

I 2025 var der 89 politikerspørgsmål til Kultur- og Fritidsforvaltningen.

I 2026 var der 89 (til og med august) politikerspørgsmål til Kultur-, Fritids- og Borgerserviceforvaltningen.

Hver fredag bliver der publiceret forskellige former for information til udvalget på KFU-Portalen. Det kan fx være invitationer, oplysninger om eventuelle driftsforstyrrelser samt hvordan de håndteres, notater som forvaltningen har udarbejdet om et aktuelt tema eller uddybninger om bestillinger, som udvalget har efterspurgt m.v.

Hastende information sendes ud til udvalget så hurtigt som muligt og eventuelt af flere omgange. Informationer fra forvaltningen vil som udgangspunkt altid sendes via Borgmester- og Direktionssekretariatet (udvalgsteamet).

Direktionen og sekretariatet bestræber sig på at være tilgængelige for Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget i hverdagen via mail, telefon m.v.

Politisk Handlerum

Udvalget kan komme med andre forslag til hvordan udvalget ønsker at blive betjent, herunder bl.a. om de ønsker mere eller mindre information helt generelt eller i forhold til specifikke emner.  

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forvaltningen vil arbejde videre med udvalgsbetjeningen på baggrund af udvalgets drøftelser.

Mikkel Boje / Assal Raun