Udbudsstrategi for udbud af Øksnehallen

Den nuværende forpagtningsaftale for Øksnehallen udløber med udgangen af 2026 og skal genudbydes. Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget skal godkende udbudsstrategi for Øksnehallen. Udvalget besluttede den 7. maj 2026 bl.a., at udvalget skal godkende udbudskriterierne og vægtningen heraf endeligt efter markedsdialog, som blev afholdt den 15. juni 2026. På baggrund af markedsdialogen har Kultur-, Fritids- og Borgerserviceforvaltningen udarbejdet en ny udbudsstrategi.

Kultur-, Fritids- og Borgerserviceforvaltningen indstiller,

1. at Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget tager stilling til om antallet af kulturdage i selve Øksnehallen skal:

a) være 40 kulturdage årligt som besluttet på mødet den 7. maj 2026

b) reduceres til 25 kulturdage årligt på baggrund af tilbagemeldingerne fra markedsdialogen

2. at Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget godkender udbudsstrategien for Øksnehallen, herunder

a) at tildeling sker efter tildelingskriterierne, jf. bilag 1.

b) at vægtning anvendes i følge evalueringskriterierne, jf. bilag 1.

Udvalget besluttede den 7. maj 2026:

Herudover besluttede udvalget,

Forvaltningen har afholdt en markedsdialog den 15. juni 2026 med to interesserede aktører.

Markedsdialogen er gennemført på baggrund af en spørgeramme (bilag 3).

På denne baggrund har forvaltningen udarbejdet et nyt udkast til udbudsstrategi, som udvalget skal tage stilling til.

Nedenfor gengives de væsentligste inputs fra markedsdialogen, og der redegøres for, hvilke ændringer markedsdialogen har givet anledning til.

1. Kulturelle krav i udbuddet
1.1 Antallet af arrangementsdage med kulturindhold (herefter ”kulturdage”) i selve Øksnehallen

Der var et fælles ønske fra deltagerne i markedsdialogen om en klar, operationel og bred definition af en kulturdag, som skal omfatte såvel kommercielle som ikke-kommercielle kulturelt orienterede arrangementer med offentlig adgang.

På denne baggrund har forvaltningen udarbejdet følgende definition:

”Ved en kulturdag forstås en kalenderdag med et arrangement, event eller lignende, der er offentligt tilgængeligt, som har et kulturelt, kunstnerisk eller kulturelt-kommercielt indhold, og som har mindst 500 besøgende per dag.”

I forbindelse med markedsdialogen bad forvaltningen om aktørernes vurdering af konsekvenserne af en fordobling af antallet af kulturdage fra 20 til 40 i selve Øksnehallen.

Besvarelserne fra aktørerne var ikke entydige. Det blev dog fremført af en aktør, at Øksnehallen i praksis har et begrænset antal tilgængelige arrangementsdage årligt (typisk ca. 140–180 dage, når der tages højde for opsætning og nedtagning).

Herudover fremførte en aktør, at et niveau på 20 til 25 kulturdage er hensigtsmæssigt, og at aktiviteter i Staldgade 16 skal medregnes i antallet af kulturdage.

På baggrund af markedsdialogen og henset til det antal kulturdage, der tidligere har været afholdt i selve Øksnehallen anbefaler forvaltningen, at antallet af kulturdage genovervejes af hensyn til at fremme konkurrencen. Derfor har forvaltningen opstillet to alternativer:

a) minimum 40 kulturdage i selve Øksnehallen
b) minimum 25 kulturdage i selve Øksnehallen

Forvaltningen har vurderet, at antallet af kulturdage i Øksnehallen ikke bør fastsættes lavere end 25 dage, hvis Øksnehallen skal bevare sin karakter som kulturinstitution.

Omvendt er der en risiko for, at konkurrencen aktørerne imellem vil være meget begrænset, hvis der stilles krav om 40 kulturdage i selve Øksnehallen.

Der stilles særlige krav til kulturdagene i selve Øksnehallen, idet disse skal have mindst 500 besøgende pr. dag og dermed have en vis tyngde. Et tilsvarende krav gælder ikke for de øvrige kulturdage, der f.eks. kan afholdes på Kvægtorvet eller i Staldgade 16.

Opfyldelse af kravet om mindst 100 kulturdage i alt, kan således ud over afholdelse af kulturdagene i selve Øksnehallen ske ved afholdelse af kulturdage i Staldgade 16 og på Kvægtorvet.

Forvaltningen foreslår, at der ved evaluering af bydernes tilbud lægges vægt på, hvor mange kulturdage den enkelte byder tilbyder at afholde ud over minimumskravene, jf. bilag 1. Det tilbudte antal kulturdage vægter 15 %. Ved vurderingen vægter det tilbudte antal kulturdage i selve Øksnehallen højere end kulturdage i Staldgade 16 og på Kvægtorvet.

1.2 Anvendelse af udearealer – kulturelle formål
Forpladsen (Kvægtorvet) foran Øksnehallen er nævnt i den eksisterende forpagtningsaftale og forpagter kan anvende det til arrangementer, men der er tale om et trafikareal omfattet af reglerne i mark- og vejfredsloven. Det fremgår også, at der er offentlig adgang til forpladsen.

Forpagter har dermed ikke brugsret til Kvægtorvet, men kan søge Klima-, Miljø- og Teknikforvaltningen om tilladelse til at benytte det.

Begge aktører tilkendegav, at der var et positivt potentiale i at anvende Øksnehallens forplads.

Markedsdialogen har ikke givet anledning til ændringer i udbudsstrategien på dette punkt.

1.3 Staldgade 16/Fotografisk Center
Udbudsmaterialet tager udgangspunkt i den eksisterende anvendelse af Staldgade 16, hvor Fotografisk Center holder til. Den vindende tilbudsgiver vil således overtage Staldgade 16 med Fotografisk Center.

Fotografisk Center har over for forvaltningen tilkendegivet et ønske om at forblive i lokalerne, og indstillingen lægger derfor op til, at Staldgade 16 indgår i udbuddet med Fotografisk Center som lejer.

2. Aftalevilkår
2.1 Varighed

Begge aktører påpegede under markedsdialogen, at man foretrækker en længere periode end 8 år. Det blev fremført, at forpagter ved korte aftaler vil fokusere på opfyldelse af de kontraktmæssige minimumskrav og ikke vil foretage værdiskabende forbedringer.

Forvaltningen bemærker hertil, at man som bortforpagter ikke frit kan fastsætte aftalens længde, idet udgangspunktet for aftalens længde ifølge koncessionsdirektivet er 5 år. Hvis aftaleperioden skal forlænges, forudsætter det, at aftaleperioden står i rimeligt forhold til de investeringer, som koncessionshaveren skal foretage. Det er derfor ikke muligt på forhånd at fastsætte f.eks. en 10-årig aftale, da de konkrete investeringer først kendes, når tilbuddene er modtaget. På baggrund af de indkomne tilbud vil forvaltningen administrativt fastsætte aftalens varighed og vil kunne forlænge aftaleperioden, hvis en tilbudsgiver dokumenterer investeringer, der berettiger en længere afskrivningsperiode op til fx 10 år.

Denne fremgangsmåde sikrer samtidig, at kommunen ikke indgår en uforholdsmæssigt lang aftale, hvis de tilbudte investeringer ikke tilsiger en længere periode.

2.2 Vedligeholdelse
Under markedsdialogen kom det frem, at kun den ene aktør var villig til at påtage sig et ansvar for den udvendige vedligeholdelse.

Det er derfor forvaltningens vurdering, at der vil komme færre tilbud, hvis det gøres til et vilkår, at forpagter skal have ansvaret for den udvendige vedligeholdelse.

På den baggrund vil KEJD’s standardlejekontrakt med gældende vilkår for indvendigt og udvendigt vedligehold blive anvendt. Det vil sige, at kommunen bærer ansvaret for den udvendige vedligeholdelse.

Politisk handlerum
Udvalget kan:

Hvis udvalget vælger at lade Staldgade 16 udgå af udbuddet, vil det medføre, at det markedsmæssige koncessionsvederlag reduceres med 700.000 kr. årligt.

Forvaltningen gør opmærksom på, at jo flere kulturelle krav der stilles, jo lavere vurdering af den markedskonforme leje kan der forventes. Dette kan medføre, at udvalget skal budgetkompensere KEJD for indtægtskravet på lejemålet. Indtægtskravet er aktuelt på ca. 6,5 mio. kr.

For at sikre en hensigtsmæssig overgang til en ny aftale har forvaltningen sendt et udkast til midlertidig kontrakt med DGI-Byen for første halvår af 2027.

Hvis indstillingen godkendes, vil udbuddet blive lanceret så hurtigt som muligt, formentlig i september 2026.

Mikkel Boje

                          /Mads Kamp Hansen