Kompensation til foreninger, der mister medlemmer grundet ikke-varslet lukning af faciliteter

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender den fremlagte model for økonomisk kompensation
2. at Kultur- og Fritidsudvalget anmoder Folkeoplysningsudvalget om at ændre Retningslinjer for Folkeoplysning for at implementere ordningen.

Problemstilling

Kultur- og Fritidsudvalget anmodede på mødet den 14. august 2025 Kultur- og Fritidsforvaltningen om at udarbejde et forslag til kriterier og rammer for erstatningsmuligheder for foreninger, der mister tider i faciliteter som følge af ikke-varslet nedlukning.

Udfordringen er blevet aktualiseret på baggrund af lukning af Damhusengens Skoles Svømmehal, hvor Hovedstadens Svømmeklub (HSK) oplever at miste de medlemmer, der var tilmeldt hold, der skulle have haft træning i svømmehallen. Nogle af holdene kan tilbydes erstatningstid i andre faciliteter. HSK ønsker økonomisk kompensation for de medlemmer, der melder sig ud pga. ikke-varslet lukning af faciliter.

Løsning

Kultur- og Fritidsforvaltningen foreslår en model for økonomisk kompensation, hvor den forening, der har mistet tider på baggrund af længerevarende ikke-varslet nedlukning af en facilitet, undtages for tilbagebetalingskrav for medlemstilskud til de medlemmer, foreningen har mistet som direkte konsekvens af den nedlukkede facilitet og dermed aflysning af hold. Forvaltningen anbefaler, at nedlukningen skal være på mindst 3 måneder.

Det betyder, at medlemmer, som foreningen mister af andre årsager, end som direkte konsekvens af ikke-varslet nedlukning, ikke er omfattet af undtagelsen.

Foreningen vil skulle aflevere en separat opgørelse i forbindelse med deres regnskabsaflæggelse over de medlemmer, der har krævet deres kontingent refunderet. Ved tilsyn vil foreningen skulle kunne aflevere dokumentation på tilbagebetaling af kontingent.

En forening vil ikke kunne få kompensation for medlemmer, der ikke er indgået i foreningens ansøgning om medlemstilskud.

Ordningen vil gælde alle foreninger. Det foreslås, at ordningen omfatter alle kommunale faciliteter, hvor kommunen har driftsansvar, men ikke foreningers egne faciliteter eller faciliteter, hvor kommunen køber facilitetstid. Planlagte renoveringer, som er varslet med mindst 6 måneders varsel, er ikke omfattet. Dette fordi foreningerne her har mulighed for at planlægge deres aktiviteter. Hvis en planlagt renovering forlænges, vil kommunen ligeledes give besked herom mindst 6 måneder før den forventede ibrugtagning. Foreninger kan kun medtage medlemmer, der har været indmeldt og herefter udmelder sig pga. manglende kapacitet.

Forslaget vil dermed omfatte situationer som f.eks. nedlukningen af Damhusengens Skolesvømmehal i 2025, forsinkelsen af Renoveringen af Sundby Bad i 2022 og den forsinkede åbning af Ørestad Svømmehal i 2024, men ikke fx forsinkelsen af renoveringen af Vesterbro Svømmehal.

Ordningen er i princippet omkostningsfri, da omkostningerne vil blive dækket af beløb, foreningerne ellers skulle tilbagebetale. Beløbet vil fragå puljen til ekstra medlemstilskud til foreninger (5. pulje).

Kultur- og Fritidsforvaltningens forslag er betinget af, at Folkeoplysningsudvalget vedtager en ændring af Retningslinjer for støtte til Folkeoplysning i København.

Risikovurdering

Med forslaget er der risiko for, at en forening vil kunne få dobbelt medlemstilskud, da det vil være svært at kontrollere, om et medlem efterfølgende melder sig ind igen.

Der er risiko for, at foreninger vil søge om et højere forventet medlemstal for senere at kunne indberette et medlemsfald som følge af lukninger. Dette særligt, fordi ansøgning om indeværende års tilskud skal indleveres 1. maj året før.

Forslaget vil desuden betyde øget administration hos foreningerne og forvaltningen. Det vil være en omstændelig og usikker proces at håndtere og validere dokumentation fra foreningerne. Det kan give risiko for fejl i bevilling og udbetaling.

Det bemærkes, at en sådan ordning tidligere er blevet foreslået, men ikke implementeret.

Politisk Handlerum

Kultur- og Fritidsudvalget kan undlade at godkende forslaget eller anmode forvaltningen om at foretage justeringer eller udarbejde en anden model for økonomisk kompensation for mistede medlemmer. Udvalget kan også vælge at tilføje et væsentlighedskriterium om, at tilbagebetaling kun skal ske i tilfælde, hvor tilbagebetalingen er af afgørende betydning for foreningens drift.

Økonomi

Økonomien skal håndteres indenfor Folkeoplysningsudvalgets ramme til medlemstilskud. Hvis modellen vedtages, vil det have indflydelse på tilbagebetaling af medlemstilskud og dermed påvirke Folkeoplysningsudvalgets mulighed for tildeling af ekstra medlemstilskud.

Et medlemstilskud er på ca. 300 kr. årligt. Ordningen forventes i 2025 at give en mindre 5. pulje på dette beløb.

Videre proces

Hvis Kultur- og Fritidsudvalget vedtager forslaget, vil Kultur- og Fritidsforvaltningen udarbejde et udkast til ændring af Retningslinjer for støtte til Folkeoplysning i København, som fremlægges i Folkeoplysningsudvalget.

Mikkel Boje/                             
Mads Kamp Hansen