Mødeplan for Kultur- og Fritidsudvalget 2019
Indstilling
Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,
- at Kultur- og Fritidsudvalget godkender Kultur- og Fritidsforvaltningens forslag til mødeplan for Kultur- og Fritidsudvalget i 2019.
Problemstilling
I henhold til § 20, stk. 1, i lov om kommunal styrelse skal de stående udvalg og Økonomiudvalget for hvert regnskabsår beslutte, hvornår og hvor udvalgsmøderne skal holdes.
I Kultur- og Fritidsudvalgets mødekalender for 2018 var der planlagt 12 udvalgsmøder. Kultur- og Fritidsudvalget har udtrykt ønske om flere udvalgsmøder.
Løsning
Kultur- og Fritidsudvalgets møder er hidtil afholdt sædvanligvis på torsdage i tidsrummet 15:00 til 19:00.
Kultur- og Fritidsforvaltningen har forsøgt at imødekomme Kultur- og Fritidsudvalgets ønske om flere møder. Således er der planlagt 15 møder i 2019. Forvaltningen bemærker, at det er vanskeligt at øge antallet af møder yderligere, idet både Sundheds- og Omsorgsudvalget og Borgerrepræsentationen ligeledes holder møder på torsdage. Forvaltningen foreslår i stedet, at møderne udvides med en time i det omfang, det er muligt, således at møderne fremover vil blive afholdt i tidsrummet 15:00 til 20.00.
Det er hovedreglen, at forvaltningerne så vidt muligt undgår at placere udvalgsmøderne på samme tidspunkt, da det skal være muligt for udvalgsmedlemmerne at sidde i flere udvalg eller at flytte mellem udvalgene i løbet af valgperioden. Mødedatoerne er således koordineret med Sundheds- og Omsorgsforvaltningens og Borgerrepræsentationens mødeplan.
Herefter ser forslag til mødekalenderen således ud:
Dato Tidspunkt
Torsdag den 31. januar 15:00-17:00
26. februar - 27. februar (budgetseminar) Fastsættes senere
Onsdag den 13. marts 15:00-20:00
Torsdag den 11. april 15:00-17:00
Torsdag den 2. maj 15:00-20:00
Torsdag den 16. maj 15:00-20:00
Torsdag den 6. juni 15:00-17:00
Onsdag den 19. juni + sommermiddag 15:00-20:00
Torsdag den 22. august 15:00-17:00
Torsdag den 26. september 15:00-20:00
Torsdag den 10. oktober 15:00-17:00
Torsdag den 31. oktober 15:00-17:00
Torsdag den 14. november 15:00-20:00
Torsdag den 5. december 15:00-20:00
Torsdag den 19. december + julemiddag 15:00-20:00
Udvalgsmøderne afholdes som udgangspunkt på Rådhuset, 1. sal værelse 86.
Det bemærkes, at der ved de anførte sluttidspunker, er tale om forventede sluttidspunkter.
Herudover kan det oplyses:
- at forvaltningen planlægger et ekstra budgetseminar fredag den 16. august fra kl. 14:00-17:00
- at forvaltningen foreslår, at der afholdes studietur den 6. - 8. maj (se særskilt indstilling på dagsordenen)
- at KL's topmøde afholdes den 21.- 22. marts
- at Kulturmødet Mors afholdes den 22.- 24. august
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Såfremt Kultur- og Fritidsudvalget godkender forvaltningens forslag til en mødeplan for 2019, vil planen blive sendt til Borgerrepræsentationens sekretariat til orientering.
Mette Touborg
/Merete Evers Dewilde
Beslutning
Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 19. september 2018:
Kultur- og Fritidsudvalget godkendte indstillingen, idet udvalget anmodede om, at bibliotekskonferencerne ALA og IFLA skrives ind i mødekalenderen og at konferencerne tages op på et senere tidspunkt.