Godkendelse af flytning af mødesalen

Kultur- og Fritidsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 8. juni 2006

 

Fraværende

 

 

 

Sager til beslutning

 

17.      Godkendelse af flytning af mødesalen

(KFU 273/2006)

 

INDSTILLING

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller

at Kultur- og Fritidsudvalget godkender flytning af mødesalen.

 

 

RESUME

For bedre at udnytte den plads der er til rådighed, foreslår Kultur- og Fritidsforvaltningen indrettet en ny mødesal i lokaler, der er overtaget fra Sundhedsforvaltningen, og beliggende tæt ved siden af den nuværende mødesal. Den nye mødesal vil blive indrettet med moderne faciliteter, herunder AV-udstyr, i præsentable lokaler med en indretning, der understøtter afholdelse af udvalgets møder.

Med en indretning, hvor lokalet med en skydedør kan opdeles i 2, vil den nye mødesal kunne anvendes langt mere end den gamle. Den gamle mødesal vil blive benyttet til aktiviteter, hvor salens centrale placering udnyttes bedre end i dag.

 

 

SAGSBESKRIVELSE

Kultur- og Fritidsforvaltningens sekretariat har i nogen tid arbejdet med tanker om fornyelse af indretningen efter mere tidssvarende principper, der bedre understøtter de funktioner, der er samlet i enheden.

Den nuværende mødesal udnyttes kun i begrænset omfang til andet end møderne i Kultur- og Fritidsudvalget. Et skøn siger, at lokalet maksimalt er i brug 20 % af tiden. Mødelokalet med det meget store og brede mødebord er ganske enkelt ikke egnet til en lang række af de møder m.m., som forvaltningen indgår i. Da mødesalen ydermere ligger meget centralt placeret i forhold til borgmesterkontoret vil forvaltningen pege på muligheden for at anvende mødelokalet til andre formål, og flytte mødesalen til nye lokaler i nr. 86 - 87.

En flytning af mødesalen er blevet mulig, efter at forvaltningen har overtaget lokalerne i nr. 86 og 87 fra Sundhedsforvaltningen, og Kulturarvsstyrelsen har givet tilladelse til at rive den lette væg mellem lokalerne ned.

I de nye lokaler, som tilsammen er på størrelse med den nuværende mødesal, vil der kunne indrettes et mere moderne mødelokale, der også er præsentabelt. Tanken er at rummet, udover at fungere som stor mødesal ved Kultur- og Fritidsudvalgets møder, i dagligdagen skal anvendes som 2 seperate mødelokaler ved at opsætte en skydevæg mellem lokalerne.

Denne fleksibilitet vil sikre en langt bedre udnyttelse af den nye mødesal end det er muligt i den nuværende.

Et andet af ønskerne har været at forbedre de fysiske forhold omkring modtagelse af besøgende i sekretariatet. Med flytningen frigøres den gamle mødesal til indretning af en bedre modtagefunktion i sekretariat, herunder en mere præsentabel indgang til borgmester og sekretariatet.

Endelig vil flytningen understøtte en samlet plan for en mere tidssvarende indretning og ny organisering af sekretariatet. 

Forvaltningen har bedt en arkitekt udarbejde et forslag til udnyttelse af sekretariatets lokaler på rådhuset. Det vil blive omdelt på mødet.

Miljøvurdering

Sagstypen er ikke omfattet af Kultur- og Fritidsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

Økonomi

Udgifterne ved flytningen afholdes inden for forvaltningens eget budget.

Andre konsekvenser

Ingen

Høring

Ingen

Bilag

1.       Arkitektens forslag til indretning udleveres på mødet.

 

 

                      Carsten Haurum

 

                                                                 / Thomas Jakobsen