Status vedr. børneattester og stamdata fra foreninger, der låner lokaler

Folkeoplysningsudvalget orienteres om status på indsamling af erklæring om indhentelse af børneattester og stamdata fra foreninger, der låner lokaler.

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

    1. at Folkeoplysningsudvalget tager orienteringen til efterretning

For at Kultur- og Fritidsforvaltningen kan anvise folkeoplysende foreninger ledige lokaler, er det et lovkrav, at de årligt indsender erklæring om indhentelse af børneattest.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har dette efterår anmodet samtlige foreninger, der får stillet lokaler til rådighed, om at indsende erklæring om indhentelse af børneattest gældende for 2013, som en forudsætning for at kunne søge lokaler til ansøgningsrunden for perioden 2013-15 med frist 1. februar 2013.

I samme ombæring har forvaltningen bedt de pågældende foreninger om også at indsende opdaterede stamoplysninger i form af vedtægter, medlemstal, bestyrelsessammensætning og referat fra seneste generalforsamling. Det er den enkelte forenings ansvar at vedligeholde sine stamoplysninger i Interbook. Der indhentes ikke regelmæssigt oplysninger om vedtægter, foreningens samlede medlemstal samt generalforsamlingsreferater fra foreninger, som alene får stillet offentlige lokaler vederlagsfrit til rådighed.

Foreninger, der ikke har indsendt erklæring om indhentelse af børneattest, vil blive spærret for søgning og reservering af lokaler, inden ansøgningsrunden for sæson 2013-15 åbner primo januar 2013. Indsender foreningerne efterfølgende erklæringen om indhentelse af børneattest, vil de blive givet adgang til søgning og reservering af lokaler.

Forløbet og den aktuelle status:

Breve/mails til foreninger:
12.10.2012        911 mails og breve sendt ud til lokaleforeninger

01.11.2012        ca. 580 rykkere sendt ud

22.11.2012        ca. 377 rykkere sendt ud
 

Modtaget fra foreningerne pr. 30.11.2011       
Erklæringer om indhentelse af børneattester        381
Gældende vedtægter                                          364
Aktuel betyrelsessammensætning                        360
Seneste generalforsamlingsreferat                        370

Der er pr. 30.11.2012 ikke modtaget noget overhovedet fra 338 foreninger.                         

Der er ingen økonomiske konsekvenser.

Forvaltningen arbejder videre med at indhente det efterspurgte materiale. Foreninger, som ikke har indsendt erklæring om indhentelse af børneattest inden årets udgang, vil miste adgangen til at søge om ledige offentlige faciliteter.

Anders Christensen oplyste, at det aktuelle tal for foreninger, der har svaret, er 452 pr. 11. december 2012.

Udvalget henstillede til forvaltningen, at såfremt besvarelse/indsendelse af blanketten kan gøres lettere for foreningerne, så bør det gøres.

Udvalget tog indstillingen til efterretning.