Særberetning om Københavns Kommunes generelle økonomistyring

Bygge- og Teknikudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 23. november 2005

 

 

Sager til beslutning

 

1.      Særberetning om Københavns Kommunes generelle økonomistyring

 

BTU 648/2005  J.nr. 1430.0011/05

 

 

INDSTILLING

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller

at Bygge- og Teknikudvalget tager Revisionsdirektoratets "Særberetning vedrørende kommunens syv forvaltninger om Københavns Kommunes generelle økonomistyring – oktober 2005" til efterretning

at Bygge- og Teknikudvalget tager Bygge- og Teknikforvaltningens bemærkninger, som de fremgår af særberetningens kapitel VI (side 116 – 118) og denne indstilling, til efterretning.

 

 

RESUME

Revisionsdirektoratet har gennemført en større undersøgelse af tilrettelæggelsen af Københavns Kommunes generelle økonomistyring.

Formålet med undersøgelsen har været at beskrive, analysere og vurdere:

• En række generelle forudsætninger for økonomistyringen på det tværgående niveau mellem Økonomiudvalget/Økonomiforvaltningen og de stående udvalg/disses forvaltninger.
• Tilrettelæggelsen af økonomistyringens cyklus i den enkelte enhedsforvaltning set fra direktionsniveauet: Målfastsættelsen, budgetlægningen, styringen i året løb, regnskabsaflæggelsen og vurderingen af målopfyldelse og evaluering.
• En række fremadrettede initiativer.

Revisionsdirektoratets undersøgelse afgives direkte til Borgerrepræsentationen som en særberetning, jf. Revisionsvedtægtens § 13, stk. 3., men rapporten er yderligere sendt i høring i de enkelte udvalg forud for behandlingen i Borgerrepræsentationen.

Særberetningens konklusioner

Overordnet bedømmer Revisionsdirektoratet kommunens generelle økonomistyring til at være på et tilfredsstillende niveau.

Særberetningen peger dog samtidig på, at der er behov for til stadighed at arbejde med udviklingen af økonomistyringen. 

Undersøgelsen peger desuden på en række områder, hvor der er behov for øget fokus.

Revisionsdirektoratet har på baggrund af undersøgelsens resultater skitseret en række af de synspunkter, som det kan overvejes at inddrage i arbejdet med kommunens fremtidige økonomistyring. Synspunkterne er grupperet som følger:

• Budget- og Regnskabshåndbogen mv.
• Ansvars- og opgavefordelingen
• IT-understøttelsen af den økonomiske styring

Revisionsdirektoratet opfordrer til, at der med Økonomiforvaltningen som projektansvarlig igangsættes et tværgående arbejde med handlingsplaner for, hvorledes de synspunkter som forvaltningerne og Revisionsdirektoratet har givet udtryk for i særberetningen, inddrages i en fortsat udvikling af kommunens økonomistyring. Direktoratet anbefaler, at arbejdet gennemføres i en projektorganisation med deltagelse af alle forvaltninger.

Bygge- og Teknikforvaltningen har i sine kommentarer (side 116 – 118) tilkendegivet at de står bag beretningen og Revisionsdirektoratets konklusioner. Bygge- og Teknikforvaltningen fremhæver flere områder. Bygge- og Teknikforvaltningens bemærkninger fremgår af sagsfremstillingen nedenfor.

Efter afgivelsen af Bygge- og Teknikforvaltningens kommentarer har Bygge- og Teknikforvaltningen besluttet at forvaltningen arbejder efter at alle enheder i løbet af 2006 udvikler en aktivitetsbaseret styringsmodel og at såfremt en enhed ønsker en systemunderstøttelse af dette, vil det skulle ske med udgangspunkt i produktet TARGIT, der er et af tre valgte produkter i et gennemført rammeudbud for Københavns Kommune.

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

Revisionsdirektoratet har gennemført en større undersøgelse af tilrettelæggelsen af Københavns Kommunes generelle økonomistyring.

Formålet med undersøgelsen har været at beskrive, analysere og vurdere:

• En række generelle forudsætninger for økonomistyringen på det tværgående niveau mellem Økonomiudvalget/Økonomiforvaltningen og de stående udvalg/disses forvaltninger.
• Tilrettelæggelsen af økonomistyringens cyklus i den enkelte enhedsforvaltning set fra direktionsniveauet: Målfastsættelsen, budgetlægningen, styringen i året løb, regnskabsaflæggelsen og vurderingen af målopfyldelse og evaluering.
• En række fremadrettede initiativer.

Revisionsdirektoratets undersøgelse afgives direkte til Borgerrepræsentationen som en særberetning, jf. Revisionsvedtægtens § 13, stk. 3., men rapporten er yderligere sendt i høring i de enkelte udvalg forud for behandlingen i Borgerrepræsentationen.

 

Særberetningens konklusioner

Overordnet bedømmer Revisionsdirektoratet kommunens generelle økonomistyring til at være på et tilfredsstillende niveau.

Særberetningen peger dog samtidig på, at der er behov for til stadighed at arbejde med udviklingen af økonomistyringen. 

Undersøgelsen peger desuden på en række områder, hvor der er behov for øget fokus.

Revisionsdirektoratet har på baggrund af undersøgelsens resultater skitseret en række af de synspunkter, som det kan overvejes at inddrage i arbejdet med kommunens fremtidige økonomistyring. Synspunkterne er grupperet som følger:

• Budget- og Regnskabshåndbogen mv.
• Ansvars- og opgavefordelingen
• IT-understøttelsen af den økonomiske styring

Revisionsdirektoratet opfordrer til, at der med Økonomiforvaltningen som projektansvarlig igangsættes et tværgående arbejde med handlingsplaner for, hvorledes de synspunkter som forvaltningerne og Revisionsdirektoratet har givet udtryk for i særberetningen, inddrages i en fortsat udvikling af kommunens økonomistyring. Direktoratet anbefaler, at arbejdet gennemføres i en projektorganisation med deltagelse af alle forvaltninger.

Bygge- og Teknikforvaltningen har overfor Revisionsdirektoratet 20. september afgivet nedenstående bemærkninger til særberetningen. Bemærkninger, der fortsat er gældende.

Samlet finder Bygge- og Teknikforvaltningen at beretningen afspejler de aktuelle styringsmæssige udfordringer som Københavns Kommune står overfor. Af de nævnte punkter finder Bygge- og Teknikforvaltningen følgende punker særligt centrale:

 

Bygge- og Teknikforvaltningen understøtter ønsket om at Budget- og regnskabshåndbogen opdateres og moderniseres mhp. at kunne danne kernen i en samlet tilgang til den økonomiske styring i Københavns Kommune. Bygge- og Teknikforvaltningen har i forbindelse med revision af kontrakterne for forvaltningens kontraktenheder ønsket Økonomiforvaltningens accept af at budget- og regnskabshåndbogen på KK-net kunne ses som det opdaterede og gældende styringsgrundlag, hvilket ikke har kunnet opnås.

 

Med hensyn til indplacering på benchmarkniveau 4. Balanceret resultatstyring, så finder Bygge- og Teknikforvaltningen at målet er ambitiøst og for nogle enheder en målsætning der ligger nogen tid fremme. Bygge- og Teknikforvaltningen mener dog også, at målsætningen er nødvendig og hænger snævert sammen med den nye budgetmodel. Bygge- og Teknikforvaltningen vurderer at en indplacering på niveau 4 vil kræve en form for systemmæssig understøttelse i form af implementering et ledelsesinformationssystem, hvilket vil udgøre en betydelig belastning økonomisk og ressourcemæssigt. Københavns Kommune har netop indgået rammeaftale med tre mulige leverandører, hvilket letter processen noget, da der så kan undgås yderligere EU-udbud.

 

Revisionsdirektoratet fremhæver behovet for skærpelse af Økonomiforvaltningen rolle som dem der skal sikre helheden i udviklingen af den økonomiske styring i Københavns Kommune, hvilket blandt andet skal ske via en konsultativ funktion. Bygge- og Teknikforvaltningen er enig i dette behov, men ser også Revisionsdirektoratet som aktiv i denne proces, hvor Revisionsdirektoratet tilsvarende bør bevæge sig yderligere mod en konsultativ funktion i forhold til udviklingen af styringen i Københavns Kommune.

 

Ønsket om en fælles kontoplan for administration bifaldes af Bygge- og Teknikforvaltningen, der dog gerne ser oplægget udarbejdet allerede i efteråret 2005, således at den omlægning af budgetter etc. der alligevel skal ske i forlængelse af strukturomlægningen kan ske iht. en nye fælles kontoplan.

 

Revisionsdirektoratet fremhæver, at anvendelsen af aktivt ejerskab skal udvides. Bygge- og Teknikforvaltningen skal i den forbindelse fremhæve vigtigheden af at der etableres en entydig rolle- og opgavefordeling imellem de enkelte aktører involveret i det aktive ejerskab.

 

Endelig finder Bygge- og Teknikforvaltningen det helt centralt at terminerne for de løbende budgetopfølgninger ændres, således at de afspejler de reelle styringsbehov og placeres tidsmæssigt smidigt. I denne vurdering skal de planlagte flytninger af skolernes sommerferie indtænkes. Det må derfor anses som realistisk at udarbejde en grundig budgetopfølgning ultimo maj. Denne vil kunne behandles politisk i fagudvalgene før sommerferien og danne baggrund for budgetprocessen umiddelbart efter sommerferien.

 

Efter afgivelsen af Bygge- og Teknikforvaltningens kommentarer har Bygge- og Teknikforvaltningen – som en del af det strategiske oplæg i virksomhedsplan 2006 – formuleret en målsætning at alle enheder i forvaltningen i løbet af 2006 udvikler en aktivitetsbaseret styringsmodel. Såfremt en enhed ønsker dette arbejde systemmæssigt understøttet, så vil det skulle ske med udgangspunkt i produktet TARGIT, der er et af tre valgte produkter i et gennemført rammeudbud for Københavns Kommune.

Yderligere kan det oplyses at Økonomiforvaltningen i det udmeldte udkast til tidsplan for økonomirapporteringen i 2006 har opgivet en tidlig budgetopfølgning i januar, og at halvårsregnskabet nu skal aflægges efter udgangen af juli. Tiltag der imødekommer særberetningen og Bygge- og Teknikforvaltningens ønsker.

 

Økonomi

Oplægget har ingen direkte økonomiske betydninger, men afhængig af præcist hvorledes konklussione rne implementeres vil det kræve en betydelig ressourceindsats og ledelsesmæssig fokusering.

 

Miljøvurdering

Sagstypen er ikke omfattet af Bygge- og Teknikforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

Høring

-

 

Andre konsekvenser

-

 

BILAG VEDLAGT

Særberetningen er udsendt til Borgerrepræsentationens medlemmer direkte fra Borgerrepræsentationens Sekretariat ultimo oktober 2005.

 

Mette Lis Andersen